Quyết định 1216/QĐ-UBND năm 2012 về Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND Thành phố, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể, cơ quan, đơn vị liên quan, Chủ tịch UBND quận, huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản do các tổ chức, cá nhân ban hành dưới hình thức quy định tại khoản 3, khoản 4, Điều 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, khoản 2 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 của Chính phủ, đơn thư kiến nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo….của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và người nước gửi UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Văn phòng UBND Thành phố, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các phòng, ban, trung tâm, nhà khách (sau đây gọi là các đơn vị) và chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố, được chuyển đến theo đường công văn, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học, bưu điện,…

2. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Văn phòng UBND Thành phố ban hành, gửi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

1. Phòng Hành chính – Tổ chức giúp Chánh Văn phòng UBND Thành phố tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Thành phố.

2. Ban Tiếp công dân có trách nhiệm phân loại, xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo, theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và Quy chế làm việc của Ban Tiếp Công dân.

3. Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, xử lý văn bản phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND Thành phố theo quy định tại Quy chế phối hợp tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi quản lý của UBND Thành phố ban hành kèm theo Quyết định 4548/QĐ-UBND ngày 30/9/2011 của Chủ tịch UBND Thành phố.

4. Phòng Tổng hợp chủ trì cùng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản tại các đơn vị trong Văn phòng UBND Thành phố; tổng hợp, báo cáo tình hình xử lý văn bản trong các buổi giao ban định kỳ của Văn phòng UBND Thành phố.

5. Các phòng, ban, chuyên viên chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND Thành phố về tình hình triển khai, kết quả xử lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị mình; kiểm tra và ký xác nhận vào báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản hàng tuần của đơn vị.

6. Chuyên viên theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập Phiếu trình giải quyết công việc; soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và chịu trách nhiệm về nội dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo quy định.

7. Các đơn vị, chuyên viên được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong thời hạn quy định theo Quy chế làm việc của UBND Thành phố, Quy chế làm việc của Văn phòng UBND Thành phố và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với vấn đề được hỏi.

8. Trung tâm Tin học có trách nhiệm hướng dẫn chương trình quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật thông tin; theo phân công chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân, phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Thành phố sau khi đã thống nhất với Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức.

Chương II

Điều 4. Tiếp nhận văn bản đến

1. Phòng Hành chính – Tổng hợp là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Văn phòng UBND Thành phố, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố.

2. Cán bộ, chuyên viên khi nhận được những văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan, cá nhân bên ngoài đều phải chuyển ngay cho Phòng Hành chính – Tổ chức (bộ phận Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý chung của Văn phòng UBND Thành phố.

Điều 5. Xử lý ban đầu đối với văn bản đến

Điều 6. Phân loại văn bản đến

1. Phòng Hành chính – Tổ chức phân sơ bộ văn bản đến thành hai loại: Văn bản phải làm thủ tục trả lại nơi gửi và văn bản đề trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Chánh Văn phòng UBND Thành phố.

2. Văn bản phải làm thủ tục trả lại:

Điều 7. Nguyên tắc phân phối văn bản đến

1. Nguyên tắc chung:

Điều 8. Chuyển giao văn bản đến

Điều 9. Xử lý văn bản đến ở cấp chuyên viên

Điều 10. Xử lý văn bản ở cấp lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố.

Điều 11. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố.

Điều 12. Nguyên tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố giải quyết công việc

1. Vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố phụ trách lĩnh vực đó.

2. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực thì trình Chủ tịch UBND Thành phố.

3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc chuyên viên theo dõi Văn phòng UBND Thành phố có đề nghị khác thì phải trình lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố đó; nếu người đó đi vắng trong khi vấn đề cần phải giải quyết ngay thì chuyên viên theo dõi phải xin ý kiến của Chánh Văn phòng UBND Thành phố để trình Chủ tịch UBND Thành phố.

Điều 13. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố xem xét, giải quyết công việc.

1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng UBND Thành phố trình.

2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản hoặc Chủ tịch phân công Phó Chủ tịch hoặc Chủ tịch, Phó Chủ tịch ủy quyền cho Chánh Văn phòng UBND Thành phố ký văn bản theo quy định pháp luật hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản trước khi ký ban hành.

Điều 14. Thời hạn xử lý công việc và thẩm quyền ký ban hành văn bản

Điều 15. Đầu mối phát hành văn bản

Điều 16. Soạn thảo, đánh máy văn bản

1. Văn bản trình UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố và Văn phòng UBND Thành phố ban hành do chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố soạn thảo hoặc do các sở, ban, ngành soạn thảo, tự đánh máy theo đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Đối với văn bản có nội dung mật do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố ký, chuyên viên xử lý văn bản chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản và nội dung bản thảo theo đúng quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 17. Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản

1. Chuyên viên soạn thảo rà soát lần cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về độ mật, độ khẩn, số lượng bản, phân loại văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có), địa chỉ các tổ chức, cá nhân có trong “nơi nhận” không thuộc hệ thống danh bạ địa chỉ Văn phòng UBND Thành phố quản lý, chuyển cho Phòng Hành Chính – Tổ chức để làm các thủ tục phát hành.

2. Phòng Hành Chính – Tổ chức kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày, tháng, năm, chữ ký điện tử (nếu có) của văn bản trước khi nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.

Điều 18. Gửi văn bản

1. Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận”.

2. Đối với văn bản hỏa tốc, văn bản cần xử lý gấp, văn thư phát hành ngay; văn bản gửi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Văn phòng UBND Thành phố, Phó Chánh Văn phòng UBND Thành phố, các đơn vị, chuyên viên thuộc Văn phòng, văn thư gửi ngay trong ngày; các văn bản còn lại văn thư gửi chậm nhất trong ngày hôm sau.

3. Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan người của Văn phòng được thực hiện bằng đường công văn hoặc qua hệ thống thư tín điện tử. Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan được nhận văn bản và được đồng ý của Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức. Người nhận trực tiếp phải ký nhận vào Sổ giao nhận văn bản. Trường hợp đặc biệt, những văn bản, UBND Thành phố ủy quyền cho một cơ quan phát hành tới các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác, khi đến nhận văn bản để gửi, cơ quan được ủy quyền cử cán bộ đến nhận văn bản phải kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan, được sự đồng ý của Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức; cơ quan được ủy quyền gửi văn bản phải chịu trách nhiệm trước UBND Thành phố về thời gian, nơi nhận văn bản.

Điều 19. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Quản lý con dấu và thiết bị chữ ký số.

Điều 20. Trách nhiệm quản lý văn bản

1. Cán bộ, chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu; cất giữ văn bản, tài liệu vào tủ có khóa khi hết giờ làm việc; niêm phong tủ đựng văn bản, tài liệu và phòng làm việc những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày; lập, quản lý và chuyển lưu hồ sơ công việc theo quy định.

2. Không cung cấp cho những cơ quan, đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã và đang xử lý của UBND Thành phố và Văn phòng UBND Thành phố, các văn bản có bút tích của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố.

3. Tất cả các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố và có bút phê của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố đều phải chuyển cho Phòng Hành chinh – Tổ chức để làm các thủ tục cần thiết, tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi.

4. Cán bộ, chuyên viên không được mang hồ sơ, tài liệu cơ quan về nhà (trường hợp đặc biệt, do yêu cầu công việc cần mang tài liệu để làm thêm ở nhà, phải được phép của lãnh đạo Văn phòng); đem tài liệu sang cơ quan khác khi chuyển công tác làm tư liệu riêng hoặc tùy tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác.

Điều 21. Quản lý tài liệu mật

Điều 22. Lưu văn bản

1. Phòng Hành chính – Tổ chức lưu bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do UBND Thành phố, Chủ tịch UBND Thành phố và Văn phòng UBND Thành phố ban hành. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của UBND Thành phố, Chủ tịch UBND và Văn phòng UBND Thành phố lưu thêm 02 bản chính.

2. Phòng Hành chính – Tổ chức sắp xếp khoa học, hệ thống, dễ tra cứu các tập lưu văn bản phát hành theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia để phục vụ nghiên cứu sử dụng trong thời gian chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ Thành phố.

3. Các đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản trong Văn phòng UBND Thành phố lưu 02 bản chính (chuyên viên soạn thảo 01 bản để theo dõi quá trình thực hiện, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định); đối với các văn bản do sở, ban, ngành soạn thảo thì đơn vị soạn thảo thì lưu 01 bản chính, chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố thẩm định văn bản lưu 01 bản chính./.

Mẫu phiếu trình giải quyết công việc

(Kèm theo Quyết định số: 1216/QĐ-UBND ngày 20/03/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội)

PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Kính gửi:………………………………………..²

Vấn đề trình:……………………………………………………………………………³

Cơ quan trình:…………………………………………………………………………..⁴

Các văn bản kèm theo:…………………………………………………………………

...…………………………………………………………………………………………⁵

Ghi chú:

¹. Số, ngày, tháng, năm do văn thư cơ quan đăng ký ghi;

². Ghi rõ chức danh họ tên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch;

³. Tóm tắt vấn đề trình;

⁴. Ghi rõ cơ quan trình (sở, ban, ngành, UBND quận, huyện, thị xã);

⁵. Ghi rõ tên các văn bản theo thứ tự sắp xếp trong hồ sơ trình kèm theo.