Quy trình QT-TD-2025-007 về việc ban hành Quy trình Nhận và đăng ký tài sản bảo đảm

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình Nhận và đăng ký tài sản bảo đảm tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần ABC Việt Nam.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 6 năm 2025 và thay thế các quy trình, hướng dẫn trước đây liên quan đến công tác tiếp nhận, công chứng và đăng ký giao dịch bảo đảm đối với tài sản bảo đảm.

Điều 3. Các Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc Khối Tín dụng Cá nhân, Giám đốc Khối Tín dụng Doanh nghiệp, Giám đốc Khối Quản lý Rủi ro, Giám đốc Chi nhánh và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích

1. Quy trình này quy định trình tự, thủ tục tiếp nhận hồ sơ, ký kết hợp đồng, công chứng, đăng ký biện pháp bảo đảm và nhập kho tài sản bảo đảm tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần ABC Việt Nam.

2. Đảm bảo hoạt động nhận tài sản bảo đảm được thực hiện thống nhất, minh bạch, tuân thủ quy định pháp luật, kiểm soát chặt chẽ rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Ngân hàng.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Đối tượng áp dụng: Chuyên viên khách hàng, Trưởng phòng khách hàng, Cán bộ Hỗ trợ tín dụng, Giám đốc Chi nhánh và các cá nhân, đơn vị có liên quan đến quá trình nhận và quản lý tài sản bảo đảm.

2. Phạm vi nghiệp vụ: Áp dụng cho mọi nghiệp vụ nhận tài sản bảo đảm (bất động sản, động sản, giấy tờ có giá, quyền tài sản) để bảo đảm cho các khoản cấp tín dụng đối với khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp trên toàn hệ thống.

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã số: QC-TD-001).

2. Quy định về Quản lý tài sản bảo đảm (Mã số: QĐ-TD-003).

3. Nghị định số 21/2021/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Chính phủ quy định thi hành Bộ luật Dân sự về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ.

4. Hướng dẫn Lập hồ sơ tài sản bảo đảm (Mã số: HD-TD-019).

5. Hướng dẫn Công chứng hợp đồng bảo đảm (Mã số: HD-TD-020).

6. Hướng dẫn Đăng ký biện pháp bảo đảm (Mã số: HD-TD-021).

Điều 4. Giải thích từ ngữ và viết tắt

1. Giải thích từ ngữ:

a) Tài sản bảo đảm: Là tài sản mà bên bảo đảm dùng để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự đối với Ngân hàng, bao gồm vật, tiền, giấy tờ có giá và quyền tài sản.

b) Đăng ký biện pháp bảo đảm: Là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền ghi vào sổ đăng ký hoặc nhập vào cơ sở dữ liệu về việc bên bảo đảm dùng tài sản để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân hàng.

c) Hồ sơ pháp lý tài sản: Là tập hợp các giấy tờ, tài liệu chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp của bên bảo đảm đối với tài sản và các điều kiện giao dịch khác theo quy định của pháp luật.

d) Công chứng hợp đồng bảo đảm: Là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản được giao kết giữa Ngân hàng và bên bảo đảm.

đ) Nhập kho tài sản: Là quá trình bàn giao, kiểm đếm và lưu trữ bản chính hồ sơ pháp lý của tài sản bảo đảm hoặc chính tài sản bảo đảm (đối với động sản cầm cố) vào kho quỹ của Ngân hàng.

e) Giải chấp tài sản: Là việc Ngân hàng thực hiện các thủ tục xóa đăng ký biện pháp bảo đảm và hoàn trả hồ sơ pháp lý/tài sản cho bên bảo đảm khi nghĩa vụ trả nợ đã được hoàn thành.

2. Bảng chữ viết tắt:
- ABC: Ngân hàng Thương mại Cổ phần ABC Việt Nam.
- TSBĐ: Tài sản bảo đảm.
- KHCN: Khách hàng cá nhân.
- KHDN: Khách hàng doanh nghiệp.
- CVKH: Chuyên viên khách hàng.
- TPKH: Trưởng phòng khách hàng.
- GĐCN: Giám đốc Chi nhánh.
- HTTD: Hỗ trợ tín dụng.
- ĐKGDBĐ: Đăng ký giao dịch bảo đảm (Đăng ký biện pháp bảo đảm).
- CMS-MB: Hệ thống Quản lý tài sản bảo đảm (Collateral Management System).
- LOS-MB: Hệ thống Quản lý hồ sơ vay (Loan Origination System).

CHƯƠNG II

NỘI DUNG QUY TRÌNH

Điều 5. Sơ đồ luồng nghiệp vụ

Điều 6. Mô tả chi tiết các bước

CHƯƠNG III

XỬ LÝ NGOẠI LỆ VÀ BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM

Điều 7. Xử lý ngoại lệ

1. Trường hợp phát hiện TSBĐ có tranh chấp pháp lý sau khi đã phê duyệt: CVKH phải lập tức dừng thủ tục ký hợp đồng, lập báo cáo đột xuất trình TPKH và GĐCN xem xét hủy bỏ quyết định nhận TSBĐ, đồng thời cập nhật trạng thái cảnh báo trên hệ thống CMS-MB.

2. Trường hợp Tổ chức công chứng từ chối công chứng do sai sót hồ sơ: CVKH có trách nhiệm phối hợp với khách hàng khắc phục sai sót trong vòng 03 ngày làm việc. Nếu vượt quá thời hạn, phải trình TPKH xin gia hạn thời gian xử lý.

3. Trường hợp hệ thống LOS-MB hoặc CMS-MB gặp sự cố không thể truy cập: Các đơn vị được phép thực hiện phê duyệt và lập phiếu thủ công bằng văn bản giấy có chữ ký tươi. Ngay khi hệ thống hoạt động trở lại, CVKH và HTTD phải cập nhật toàn bộ dữ liệu lên hệ thống trong vòng 01 ngày làm việc.

Điều 8. Biểu mẫu đính kèm

1. BM-TD-040: Biên bản giao nhận hồ sơ TSBĐ (Dùng để xác nhận việc giao nhận giấy tờ gốc giữa khách hàng và Ngân hàng).

2. BM-TD-041: Tờ trình phê duyệt nhận TSBĐ (Dùng cho CVKH trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tính hợp lệ của tài sản).

3. BM-TD-042: Phiếu nhập kho TSBĐ (Dùng cho HTTD bàn giao hồ sơ gốc vào kho quỹ lưu trữ).

CHƯƠNG IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Trách nhiệm thi hành

1. Trách nhiệm của Chuyên viên khách hàng và Trưởng phòng khách hàng: Tuân thủ nghiêm ngặt các bước kiểm tra tính pháp lý, đảm bảo Hợp đồng bảo đảm được ký kết và công chứng đúng quy định pháp luật.

2. Trách nhiệm của Bộ phận Hỗ trợ tín dụng: Thực hiện thủ tục ĐKGDBĐ đúng thời hạn quy định tại Điều 11 Quy định QĐ-TD-003, đảm bảo hồ sơ gốc được nhập kho an toàn và cập nhật chính xác lên hệ thống CMS-MB.

3. Trách nhiệm của Khối Công nghệ thông tin: Đảm bảo hệ thống LOS-MB và CMS-MB vận hành liên tục, an toàn, bảo mật; hỗ trợ xử lý kịp thời các sự cố kỹ thuật phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình.

4. Trách nhiệm của Giám đốc Chi nhánh: Tổ chức, giám sát việc thực hiện Quy trình này tại đơn vị; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các rủi ro phát sinh do không tuân thủ quy trình nhận và đăng ký TSBĐ.

Điều 10. Hiệu lực thi hành

1. Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

2. Các quy trình, hướng dẫn nội bộ trước đây trái với Quy trình này đều bị bãi bỏ.