|
NGÂN HÀNG TMCP ABC
KHỐI TÍN DỤNG
Số: 145/2026/HD-TD
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2026
|
Điều 1. Mục đích
1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác nghiệp vụ thuộc Bước 4 - Tổ chức thu giữ tài sản bảo đảm trong Quy trình Xử lý tài sản bảo đảm để thu hồi nợ (Mã: QT-TD-009).
2. Bảo đảm cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng trình tự, đầy đủ hồ sơ và ghi nhận đồng nhất dữ liệu trên Hệ thống Quản lý tài sản bảo đảm (sau đây viết tắt là CMS-MB).
Điều 2. Phạm vi áp dụng
1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên Khách hàng (sau đây viết tắt là CVKH), Chuyên viên Xử lý nợ (sau đây viết tắt là CVXLN), Giám đốc Chi nhánh (sau đây viết tắt là GĐCN).
2. Đơn vị áp dụng: Toàn bộ các Chi nhánh, Phòng giao dịch và các Phòng/Ban liên quan đến công tác xử lý nợ thuộc Ngân hàng Thương mại Cổ phần ABC Việt Nam (sau đây viết tắt là Ngân hàng).
3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Thu giữ Tài sản bảo đảm (sau đây viết tắt là TSBĐ) đối với các khoản nợ xấu (sau đây viết tắt là NPL) đã có thông báo xử lý TSBĐ hợp lệ.
Điều 3. Tài liệu tham chiếu và Giải thích từ ngữ
1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).
2. Quy định về Quản lý tài sản bảo đảm (Mã: QĐ-TD-009).
3. Quy trình Xử lý tài sản bảo đảm để thu hồi nợ (Mã: QT-TD-009).
4. Biểu mẫu liên quan: Biên bản thu giữ TSBĐ (Mã: BM-TD-050), Thông báo thu giữ TSBĐ (Mã: BM-TD-051).
5. Giải thích từ ngữ: Các từ viết tắt bao gồm CVKH, CVXLN, GĐCN, TSBĐ, NPL, CMS-MB được hiểu theo định nghĩa tại Điều 2 và Điều 3 của Hướng dẫn này. Khách hàng cá nhân (KHCN) là cá nhân có khoản vay; Khách hàng doanh nghiệp (KHDN) là tổ chức kinh tế có khoản vay.
Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết
Bước 1: Tạo yêu cầu thu giữ TSBĐ trên hệ thống
a) Hành động: Khởi tạo hồ sơ yêu cầu thu giữ TSBĐ sau khi đã hết thời hạn tự nguyện bàn giao tài sản của khách hàng.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Menu "Xử lý nợ" → Tab "Thu giữ TSBĐ" → Nhấn nút "Tạo mới".
c) Trường thông tin cần điền: Mã Hợp đồng tín dụng (HĐTD), Mã TSBĐ, Ngày hết hạn thông báo, Lý do thu giữ (chọn "Khách hàng không tự nguyện bàn giao"), Phương án thu giữ dự kiến.
d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh mã hồ sơ thu giữ tự động (Định dạng: TG-YYYY-XXXX) và chuyển trạng thái "Chờ phê duyệt".
e) Chức danh thực hiện: CVXLN hoặc CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 04 giờ làm việc kể từ thời điểm hết hạn tự nguyện bàn giao.
Bước 2: Phê duyệt yêu cầu thu giữ
a) Hành động: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và ra quyết định phê duyệt phương án thu giữ.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Menu "Phê duyệt" → Tab "Yêu cầu thu giữ" → Chọn hồ sơ → Nhấn "Phê duyệt".
c) Trường thông tin cần điền: Ý kiến phê duyệt, Hạn mức chi phí thu giữ dự kiến (VNĐ), Thành phần tham gia bắt buộc.
d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển thành "Đã duyệt - Chờ phát hành thông báo".
e) Chức danh thực hiện: GĐCN.
f) Thời hạn: Tối đa 08 giờ làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu.
Bước 3: Phát hành Thông báo thu giữ TSBĐ
a) Hành động: Xuất file Thông báo thu giữ để trình ký và gửi cho khách hàng, chính quyền địa phương.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Mở hồ sơ thu giữ → Nhấn nút "In biểu mẫu" → Chọn "BM-TD-051".
c) Trường thông tin cần điền: Ngày dự kiến thực hiện thu giữ, Giờ bắt đầu, Địa điểm thu giữ, Thông tin cán bộ đầu mối.
d) Kết quả mong đợi: Hệ thống xuất file PDF Thông báo thu giữ có đầy đủ dữ liệu. Trạng thái giữ nguyên.
e) Chức danh thực hiện: CVXLN.
f) Thời hạn: Tối đa 02 giờ làm việc sau khi được phê duyệt.
Bước 4: Cập nhật trạng thái gửi Thông báo
a) Hành động: Ghi nhận việc tống đạt Thông báo thu giữ cho khách hàng và Ủy ban nhân dân cấp xã.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Mở hồ sơ thu giữ → Tab "Tống đạt giấy tờ" → Nhấn "Cập nhật".
c) Trường thông tin cần điền: Ngày gửi thực tế, Hình thức gửi (Trực tiếp/Bưu điện), Mã vận đơn bưu điện (nếu có), File scan biên nhận gửi thư.
d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển thành "Đã gửi thông báo - Chờ thực địa".
e) Chức danh thực hiện: CVXLN.
f) Thời hạn: Tối đa 04 giờ làm việc sau khi gửi thông báo thành công.
Bước 5: Ghi nhận kết quả thực địa thu giữ
a) Hành động: Nhập thông tin diễn biến thực tế tại buổi thu giữ TSBĐ.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Mở hồ sơ thu giữ → Tab "Kết quả thực địa" → Nhấn "Cập nhật kết quả".
c) Trường thông tin cần điền: Ngày giờ thực tế thu giữ, Tình trạng TSBĐ (Bình thường/Hư hỏng), Sự có mặt của khách hàng (Có/Không), Sự có mặt của chính quyền (Có/Không), Diễn biến tóm tắt.
d) Kết quả mong đợi: Dữ liệu được lưu trữ, trạng thái chuyển thành "Đang lập biên bản".
e) Chức danh thực hiện: CVXLN.
f) Thời hạn: Tối đa 24 giờ làm việc sau khi kết thúc buổi thu giữ.
Bước 6: Đính kèm Biên bản thu giữ TSBĐ
a) Hành động: Tải lên hệ thống bản scan màu Biên bản thu giữ TSBĐ đã có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Mở hồ sơ thu giữ → Tab "Hồ sơ đính kèm" → Nhấn "Upload".
c) Trường thông tin cần điền: Loại tài liệu (Chọn "BM-TD-050 Biên bản thu giữ"), Chọn file từ máy tính, Ghi chú bổ sung (nếu có).
d) Kết quả mong đợi: File được tải lên thành công, trạng thái chuyển thành "Chờ xác nhận hoàn tất".
e) Chức danh thực hiện: CVXLN.
f) Thời hạn: Tối đa 08 giờ làm việc sau khi hoàn thiện biên bản.
Bước 7: Cập nhật thông tin bảo quản TSBĐ
a) Hành động: Ghi nhận đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trông giữ, bảo quản TSBĐ sau khi thu giữ.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Mở hồ sơ thu giữ → Tab "Bảo quản tài sản" → Nhấn "Bàn giao".
c) Trường thông tin cần điền: Đơn vị bảo quản (Kho nội bộ/Bên thứ ba), Tên người nhận bàn giao, Số điện thoại liên hệ, Chi phí bảo quản dự kiến (VNĐ/tháng).
d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển thành "Đã thu giữ - Đang bảo quản".
e) Chức danh thực hiện: CVXLN.
f) Thời hạn: Tối đa 04 giờ làm việc sau khi bàn giao tài sản vào kho.
Bước 8: Hoàn tất quy trình thu giữ
a) Hành động: GĐCN kiểm tra toàn bộ hồ sơ trên hệ thống và xác nhận đóng luồng thu giữ để chuyển sang giai đoạn phát mại.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Menu "Phê duyệt" → Tab "Hoàn tất thu giữ" → Nhấn "Xác nhận hoàn tất".
c) Trường thông tin cần điền: Đánh giá tình trạng pháp lý hiện tại (Sẵn sàng phát mại/Cần xử lý thêm), Ý kiến chỉ đạo tiếp theo.
d) Kết quả mong đợi: Trạng thái TSBĐ trên CMS-MB chuyển thành "Sẵn sàng phát mại". Hệ thống tự động gửi email thông báo cho Phòng Quản lý nợ Hội sở.
e) Chức danh thực hiện: GĐCN.
f) Thời hạn: Tối đa 08 giờ làm việc kể từ khi CVXLN hoàn thành Bước 7.
Điều 5. Ví dụ minh họa
1. Ví dụ 1 (Thu giữ phương tiện vận tải): Khách hàng cá nhân Lê Văn B, dư nợ 800.000.000 VNĐ (Nợ nhóm 4). TSBĐ là xe ô tô Toyota Vios, biển kiểm soát 30G-123.45. Hết hạn 15 ngày kể từ ngày gửi thông báo, khách hàng không bàn giao xe. Ngày 20/06/2026, CVXLN cùng đại diện Công an phường tiến hành thu giữ xe tại bãi đỗ. Khách hàng không có mặt. CVXLN truy cập CMS-MB (Bước 5), chọn "Không có mặt khách hàng", "Có mặt chính quyền", tải lên Biên bản thu giữ có chữ ký của Công an phường (Bước 6) và bàn giao xe về bãi xe của Ngân hàng (Bước 7).
2. Ví dụ 2 (Thu giữ máy móc thiết bị): KHDN Công ty TNHH Sản xuất Hưng Thịnh, dư nợ 5.000.000.000 VNĐ. TSBĐ là dây chuyền đóng gói. Sau khi nhận Thông báo thu giữ, Giám đốc Công ty đồng ý hợp tác. Ngày 25/06/2026, CVXLN đến nhà máy, lập biên bản bàn giao tự nguyện. Trên CMS-MB, CVXLN ghi nhận "Khách hàng có mặt và hợp tác", tải lên Biên bản bàn giao và cập nhật đơn vị bảo quản là Công ty bảo vệ Thăng Long với chi phí 10.000.000 VNĐ/tháng.
Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp
1. Lưu ý quan trọng:
a) Bắt buộc phải đảm bảo thời gian tối thiểu 15 ngày kể từ ngày tống đạt hợp lệ Thông báo xử lý TSBĐ trước khi tiến hành thu giữ thực tế.
b) Dung lượng file đính kèm trên hệ thống CMS-MB không được vượt quá 15MB/file. Định dạng bắt buộc là PDF đối với văn bản và JPG/PNG đối với hình ảnh hiện trạng.
c) Tuyệt đối tuân thủ quy định pháp luật về an ninh trật tự. Không được sử dụng vũ lực hoặc đe dọa sử dụng vũ lực trong quá trình thu giữ.
2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:
| STT | Hiện tượng lỗi | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|---|
| 1 | Không thể in BM-TD-051 tại Bước 3. Nút "In biểu mẫu" bị mờ. | Hồ sơ chưa được GĐCN phê duyệt tại Bước 2. | Liên hệ GĐCN yêu cầu thực hiện phê duyệt trên CMS-MB. Sau khi trạng thái là "Đã duyệt", nút in sẽ sáng lên. |
| 2 | Hệ thống báo lỗi "Upload failed" khi đính kèm Biên bản thu giữ tại Bước 6. | File PDF có dung lượng lớn hơn 15MB hoặc sai định dạng. | Sử dụng phần mềm nén file PDF xuống dưới 15MB. Kiểm tra lại đuôi file phải là .pdf. |
| 3 | Không thể chuyển trạng thái sang "Đã thu giữ - Đang bảo quản" tại Bước 7. | Bỏ trống các trường thông tin bắt buộc (có dấu * màu đỏ) như Tên người nhận bàn giao. | Kiểm tra và điền đầy đủ thông tin vào tất cả các trường có đánh dấu * màu đỏ, sau đó nhấn "Bàn giao" lại. |
Điều 7. Câu hỏi thường gặp
1. Hỏi: Nếu đến địa điểm thu giữ mà khách hàng khóa cửa, không có mặt thì xử lý thế nào trên hệ thống?
Đáp: Cán bộ phải phối hợp với chính quyền địa phương lập biên bản ghi nhận sự việc. Trên CMS-MB tại Bước 5, chọn "Không có mặt khách hàng" và ghi rõ diễn biến vào phần "Diễn biến tóm tắt".
2. Hỏi: Sau khi GĐCN đã hoàn tất thu giữ (Bước 8), tôi phát hiện nhập sai chi phí bảo quản thì có sửa được không?
Đáp: Không. Khi hồ sơ đã chuyển trạng thái "Sẵn sàng phát mại", CVXLN không thể tự chỉnh sửa. Phải lập Tờ trình (bản cứng) xin ý kiến GĐCN và gửi IT Helpdesk để mở khóa luồng dữ liệu.
3. Hỏi: Hệ thống CMS-MB có tự động đồng bộ trạng thái TSBĐ sang hệ thống Core Banking (CBS-T24) không?
Đáp: Có. Hệ thống CMS-MB sẽ tự động chạy batch đồng bộ dữ liệu sang CBS-T24 vào lúc 23:00 hàng ngày để cập nhật trạng thái tài sản bảo đảm của khoản vay.
Điều 8. Liên hệ hỗ trợ
1. Về nghiệp vụ xử lý nợ: Phòng Quản lý nợ Hội sở – Số điện thoại nội bộ: 8111 / Email: qln@abcbank.com.vn.
2. Về pháp lý: Phòng Pháp chế – Số điện thoại nội bộ: 8222 / Email: phapche@abcbank.com.vn.
3. Về hệ thống CNTT (CMS-MB): Bộ phận IT Helpdesk – Số điện thoại nội bộ: 9999 / Email: ithelpdesk@abcbank.com.vn.
4. Thời gian hỗ trợ: Từ 08:00 đến 17:00 các ngày làm việc trong tuần.
Điều 9. Xử lý ngoại lệ
1. Khách hàng có hành vi chống đối quyết liệt, gây rối trật tự công cộng:
Cán bộ phải lập tức tạm dừng việc thu giữ, báo cáo cơ quan Công an sở tại để can thiệp. Trên CMS-MB, cập nhật trạng thái "Tạm dừng do chống đối" tại Bước 5 và liên hệ ngay Phòng Pháp chế để xin ý kiến chỉ đạo tiếp theo.
2. Tài sản bảo đảm bị tẩu tán, không còn tại hiện trường:
Cán bộ chụp ảnh hiện trường, lập biên bản ghi nhận sự việc có xác nhận của tổ trưởng dân phố/công an. Trên CMS-MB, cập nhật trạng thái "Mất TSBĐ" và làm Tờ trình báo cáo GĐCN để chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra.
3. Hệ thống CMS-MB gặp sự cố không thể truy cập trong lúc đi thực địa:
Cán bộ sử dụng biểu mẫu bản cứng (BM-TD-050) để lập biên bản bằng tay, chụp ảnh hiện trường bằng thiết bị di động. Chậm nhất 24 giờ làm việc sau khi hệ thống hoạt động trở lại, cán bộ phải nhập liệu bổ sung toàn bộ thông tin từ Bước 5 đến Bước 7.
Điều 10. Tài liệu tham chiếu
1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).
2. Quy định về Quản lý tài sản bảo đảm (Mã: QĐ-TD-009).
3. Quy trình Xử lý tài sản bảo đảm để thu hồi nợ (Mã: QT-TD-009).
4. Các biểu mẫu sử dụng: BM-TD-050 (Biên bản thu giữ TSBĐ), BM-TD-051 (Thông báo thu giữ TSBĐ).
Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi
| Phiên bản | Ngày ban hành | Nội dung thay đổi | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| 01 | 10/06/2026 | Ban hành lần đầu | Trần Văn Bản |
GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn Bản |