|
NGÂN HÀNG TMCP ABC
KHỐI TÍN DỤNG
Số: 165/2026/HD-TD
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 05 tháng 4 năm 2026
|
Điều 1. Mục đích
1. Hướng dẫn này hướng dẫn chi tiết thao tác đăng ký giao dịch bảo đảm thuộc bước Đăng ký giao dịch bảo đảm trong Quy trình QT-TD-007.
2. Đảm bảo cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất trên hệ thống Quản lý tài sản bảo đảm (CMS-MB), giảm thiểu rủi ro pháp lý và rủi ro tác nghiệp trong quá trình nhận tài sản bảo đảm (TSBĐ).
Điều 2. Phạm vi áp dụng
1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên Hỗ trợ tín dụng (CVHTTD), Trưởng phòng Hỗ trợ tín dụng (TPHTTD) hoặc các chức danh tương đương được phân quyền.
2. Đơn vị áp dụng: Bộ phận Hỗ trợ tín dụng tại các Chi nhánh và Phòng giao dịch trên toàn hệ thống Ngân hàng.
3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Đăng ký mới, đăng ký thay đổi, đăng ký văn bản thông báo xử lý TSBĐ và xóa đăng ký giao dịch bảo đảm.
Điều 3. Tài liệu tham chiếu
1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).
2. Quy định về Quản lý tài sản bảo đảm (Mã: QĐ-TD-003).
3. Quy trình Nhận và đăng ký tài sản bảo đảm (Mã: QT-TD-007).
4. Các biểu mẫu liên quan: BM-TD-045 (Phiếu yêu cầu ĐKGDBĐ), BM-TD-046 (Biên bản bàn giao chứng từ).
Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm
a) Hành động: Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu từ Chuyên viên Khách hàng (CVKH) chuyển sang.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Menu "Giao dịch bảo đảm" → Tab "Tiếp nhận yêu cầu".
c) Trường thông tin cần kiểm tra: Mã hồ sơ tín dụng, Tên Khách hàng, Loại yêu cầu (Đăng ký mới/Thay đổi/Xóa), Danh mục tài liệu đính kèm.
d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị trạng thái "Chờ xử lý" và gán việc cho CVHTTD.
e) Chức danh thực hiện: CVHTTD.
f) Thời hạn: Tối đa 0,5 giờ làm việc kể từ khi nhận thông báo trên hệ thống.
Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ pháp lý
a) Hành động: Đối chiếu bản scan trên hệ thống với bản gốc/bản sao hợp lệ do CVKH bàn giao.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Màn hình chi tiết yêu cầu → Tab "Hồ sơ đính kèm".
c) Trường thông tin cần kiểm tra: Hợp đồng bảo đảm (đã công chứng/chứng thự, Giấy chứng nhận quyền sở hữu/sử dụng tài sản, Giấy tờ tùy thân của Bên bảo đảm.
d) Kết quả mong đợi: Xác nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Nhấn nút "Hồ sơ hợp lệ".
e) Chức danh thực hiện: CVHTTD.
f) Thời hạn: Tối đa 1 giờ làm việc.
Bước 3: Tạo lập Đơn đăng ký trên hệ thống
a) Hành động: Trích xuất dữ liệu từ Hợp đồng bảo đảm để tạo Đơn đăng ký giao dịch bảo đảm.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Tab "Xử lý nghiệp vụ" → Nhấn "Tạo Đơn ĐKGDBĐ".
c) Trường thông tin cần điền: Cơ quan đăng ký, Thông tin Bên nhận bảo đảm (mặc định là Ngân hàng ABC), Thông tin Bên bảo đảm, Mô tả chi tiết tài sản (số khung, số máy, số giấy chứng nhận, diện tích, địa chỉ).
d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh ra bản nháp Đơn đăng ký định dạng PDF.
e) Chức danh thực hiện: CVHTTD.
f) Thời hạn: Tối đa 0,5 giờ làm việc.
Bước 4: Trình phê duyệt Đơn đăng ký
a) Hành động: Gửi Đơn đăng ký cho cấp quản lý phê duyệt trước khi in ấn, đóng dấu.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Màn hình chi tiết Đơn ĐKGDBĐ → Nhấn nút "Trình duyệt".
c) Trường thông tin cần điền: Ghi chú trình duyệt (nếu có lưu ý đặc biệt về tài sản).
d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển sang "Chờ phê duyệt".
e) Chức danh thực hiện: CVHTTD.
f) Thời hạn: Tối đa 0,2 giờ làm việc.
Bước 5: Phê duyệt Đơn đăng ký
a) Hành động: Kiểm tra chéo thông tin trên Đơn đăng ký so với Hợp đồng bảo đảm.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Menu "Phê duyệt ĐKGDBĐ" → Chọn hồ sơ cần duyệt.
c) Trường thông tin cần kiểm tra: Tính chính xác của phần mô tả tài sản và thẩm quyền ký đơn.
d) Kết quả mong đợi: Nhấn "Đồng ý". Trạng thái chuyển sang "Đã phê duyệt". Hệ thống cho phép in Đơn bản cứng.
e) Chức danh thực hiện: TPHTTD.
f) Thời hạn: Tối đa 1 giờ làm việc.
Bước 6: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
a) Hành động: Nộp hồ sơ bản cứng hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Tab "Theo dõi tiến độ" → Nhấn "Cập nhật trạng thái nộp".
c) Trường thông tin cần điền: Ngày nộp hồ sơ, Cơ quan tiếp nhận, Số biên nhận/Mã hồ sơ trực tuyến, Ngày hẹn trả kết quả.
d) Kết quả mong đợi: Trạng thái chuyển sang "Đang xử lý tại CQNN".
e) Chức danh thực hiện: CVHTTD.
f) Thời hạn: Tối đa 4 giờ làm việc kể từ khi Đơn được phê duyệt.
Bước 7: Nhận kết quả và cập nhật hệ thống
a) Hành động: Nhận Giấy chứng nhận/Văn bản xác nhận ĐKGDBĐ từ cơ quan nhà nước và nhập liệu.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Tab "Kết quả ĐKGDBĐ" → Nhấn "Cập nhật kết quả".
c) Trường thông tin cần điền: Số Giấy chứng nhận ĐKGDBĐ, Ngày cấp, Cơ quan cấp, Upload file scan màu Giấy chứng nhận.
d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển sang "Hoàn thành ĐKGDBĐ". Dữ liệu đồng bộ sang CBS-T24 để cho phép giải ngân.
e) Chức danh thực hiện: CVHTTD.
f) Thời hạn: Tối đa 1 giờ làm việc kể từ khi nhận được kết quả vật lý/điện tử.
Bước 8: Bàn giao và lưu trữ hồ sơ
a) Hành động: Bàn giao toàn bộ bản gốc Hợp đồng bảo đảm và Giấy chứng nhận ĐKGDBĐ vào kho quỹ.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Menu "Quản lý kho" → Nhấn "Bàn giao kho".
c) Trường thông tin cần điền: Người nhận (Thủ kho), Vị trí lưu trữ, Mã túi hồ sơ.
d) Kết quả mong đợi: Trạng thái TSBĐ chuyển sang "Đã nhập kho". In Biên bản bàn giao BM-TD-046.
e) Chức danh thực hiện: CVHTTD.
f) Thời hạn: Tối đa 0,5 giờ làm việc.
Điều 5. Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Khách hàng cá nhân (KHCN) Trần Thị B vay mua xe ô tô mới. TSBĐ là xe ô tô Mazda CX-5.
- Tại Bước 3, CVHTTD truy cập CMS-MB, chọn loại tài sản là "Phương tiện vận tải".
- CVHTTD phải nhập chính xác các trường: Số khung (VD: MM123456789), Số máy (VD: PE-987654), Biển số xe (nếu đã có, VD: 30K-123.45).
- Tại Bước 6, do là động sản, CVHTTD thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm. Sau khi nộp, CVHTTD nhập Mã hồ sơ trực tuyến (VD: ĐK-2026-001234) vào CMS-MB.
- Tại Bước 7, sau khi có kết quả điện tử, CVHTTD tải file PDF có chữ ký số của Cục Đăng ký, upload lên CMS-MB và nhập Số Đăng ký (VD: 1234567890) để hoàn tất.
Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp
1. Lưu ý quan trọng:
a) Phần mô tả tài sản trên Đơn đăng ký tạo từ CMS-MB phải khớp đúng từng ký tự so với Giấy chứng nhận quyền sở hữu/sử dụng tài sản. Bất kỳ sai lệch nào đều dẫn đến việc cơ quan nhà nước từ chối hồ sơ.
b) Thời hạn thực hiện ĐKGDBĐ không được vượt quá 05 ngày làm việc kể từ ngày công chứng Hợp đồng bảo đảm để đảm bảo thứ tự ưu tiên thanh toán.
c) File scan đính kèm lên hệ thống CMS-MB phải định dạng PDF, dung lượng không vượt quá 5MB/file và phải rõ nét, đọc được toàn bộ nội dung.
2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:
| STT | Hiện tượng lỗi | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|---|
| 1 | Sai thông tin số khung/số máy/số giấy chứng nhận trên Đơn đăng ký. | CVHTTD nhập liệu thủ công sai sót tại Bước 3. | Yêu cầu CVHTTD lập Đơn đính chính thông tin gửi cơ quan đăng ký, đồng thời cập nhật lại dữ liệu đúng trên CMS-MB. |
| 2 | Hệ thống báo lỗi "Không thể tải lên tệp đính kèm". | File scan vượt quá dung lượng 5MB hoặc sai định dạng (như .jpg, .png). | CVHTTD sử dụng phần mềm nén file PDF, đảm bảo dung lượng < 5MB và thực hiện upload lại. |
| 3 | Trạng thái hồ sơ treo ở "Chờ phê duyệt" quá thời hạn. | TPHTTD chưa thao tác duyệt hoặc hệ thống lỗi đồng bộ trạng thái. | CVHTTD báo cáo TPHTTD kiểm tra. Nếu TPHTTD đã duyệt nhưng trạng thái không đổi, liên hệ Bộ phận IT để xử lý lỗi đồng bộ. |
Điều 7. Câu hỏi thường gặp
1. H: Đối với tài sản là động sản đăng ký trực tuyến, bản gốc Giấy chứng nhận lấy ở đâu để nhập kho?
Đ: Cơ quan đăng ký trả kết quả bằng văn bản điện tử có chữ ký số. CVHTTD in văn bản này ra giấy, đóng dấu treo của Chi nhánh, upload file gốc lên CMS-MB và bàn giao bản in cho Thủ kho.
2. H: Nếu cơ quan nhà nước từ chối hồ sơ đăng ký thì thao tác trên hệ thống như thế nào?
Đ: CVHTTD truy cập CMS-MB, tại Tab "Theo dõi tiến độ", chọn trạng thái "Bị từ chối", nhập rõ lý do từ chối vào ô Ghi chú. Sau đó phối hợp với CVKH để khắc phục hồ sơ và làm lại thủ tục từ Bước 1.
3. H: Có được phép giải ngân khoản vay trước khi có kết quả ĐKGDBĐ không?
Đ: Không được phép giải ngân thông thường. Chỉ được phép giải ngân phong tỏa theo quy định tại Quy chế QC-TD-001. Hệ thống CBS-T24 sẽ chặn giải ngân nếu CMS-MB chưa ghi nhận trạng thái "Hoàn thành ĐKGDBĐ".
Điều 8. Liên hệ hỗ trợ
1. Về nghiệp vụ: Phòng Quản lý Tín dụng thuộc Khối Quản lý Rủi ro – Số điện thoại nội bộ: 8111 / Email: qltd@abc.com.vn.
2. Về hệ thống CNTT: Phòng Hỗ trợ Ứng dụng (Helpdesk) – Số điện thoại nội bộ: 9999 / Email: ithelpdesk@abc.com.vn.
3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08h00 đến 17h00 các ngày làm việc trong tuần.
Điều 9. Xử lý ngoại lệ
1. Trường hợp cơ quan nhà nước hẹn trả kết quả vượt quá thời hạn quy định (quá 05 ngày làm việc): CVHTTD phải cập nhật ngày hẹn thực tế vào CMS-MB, đính kèm bản scan Giấy hẹn trả kết quả và báo cáo TPHTTD để theo dõi, đôn đốc.
2. Trường hợp hệ thống CMS-MB bảo trì không thể tạo Đơn đăng ký: CVHTTD lập Đơn bản cứng theo mẫu BM-TD-045, trình ký tay và nộp cho cơ quan nhà nước để đảm bảo thời gian. Ngay khi hệ thống hoạt động lại, phải nhập liệu bổ sung toàn bộ thông tin.
3. Trường hợp Khách hàng yêu cầu thay đổi thông tin TSBĐ sau khi đã nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký: CVHTTD phải làm thủ tục rút hồ sơ tại cơ quan nhà nước, thực hiện thao tác "Hủy yêu cầu" trên CMS-MB và thông báo CVKH làm lại thủ tục thẩm định tài sản từ đầu.
Điều 10. Tài liệu tham chiếu
1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).
2. Quy định về Quản lý tài sản bảo đảm (Mã: QĐ-TD-003).
3. Quy trình Nhận và đăng ký tài sản bảo đảm (Mã: QT-TD-007).
4. Biểu mẫu sử dụng: BM-TD-045, BM-TD-046.
Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi
Điều 11. GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn A
| Phiên bản | Ngày ban hành | Nội dung thay đổi | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| 01 | 05/06/2026 | Ban hành lần đầu | Trần Văn A |