|
NGÂN HÀNG TMCP ABC
KHỐI TÍN DỤNG
Số: 185/2026/HD-TD
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2026
|
CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Mục đích
1. Hướng dẫn này hướng dẫn chi tiết thao tác lập hợp đồng bảo đảm thuộc Bước 2 (Lập hợp đồng bảo đảm) trong Quy trình Nhận và đăng ký tài sản bảo đảm (Mã: QT-TD-007).
2. Đảm bảo cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất các bước nhập liệu, kết xuất và quản lý hợp đồng bảo đảm trên hệ thống công nghệ thông tin của Ngân hàng.
Điều 2. Phạm vi áp dụng
1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên khách hàng (sau đây viết tắt là CVKH), Chuyên viên Hỗ trợ tín dụng, Trưởng phòng Khách hàng (sau đây viết tắt là TPKH).
2. Đơn vị áp dụng: Các Chi nhánh, Phòng giao dịch và các đơn vị kinh doanh có phát sinh nghiệp vụ nhận tài sản bảo đảm (sau đây viết tắt là TSBĐ) trên toàn hệ thống Ngân hàng Thương mại Cổ phần ABC Việt Nam (sau đây viết tắt là ABC).
3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Lập hợp đồng thế chấp, hợp đồng cầm cố, hợp đồng bảo lãnh bằng tài sản của bên thứ ba đối với Khách hàng cá nhân (sau đây viết tắt là KHCN) và Khách hàng doanh nghiệp (sau đây viết tắt là KHDN).
Điều 3. Tài liệu tham chiếu
1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).
2. Quy định về Quản lý tài sản bảo đảm (Mã: QĐ-TD-007).
3. Quy trình Nhận và đăng ký tài sản bảo đảm (Mã: QT-TD-007).
4. Các biểu mẫu liên quan: Mẫu Hợp đồng thế chấp bất động sản (BM-TD-050), Mẫu Hợp đồng thế chấp phương tiện vận tải (BM-TD-051).
CHƯƠNG II
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CHI TIẾT
Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết
Quá trình lập hợp đồng bảo đảm được thực hiện tuần tự qua 08 bước trên Hệ thống Quản lý hồ sơ vay (LOS-MB) và Hệ thống Quản lý TSBĐ (CMS-MB) như sau:
Bước 1: Kiểm tra trạng thái phê duyệt tín dụng
a) Hành động: Kiểm tra quyết định phê duyệt cấp tín dụng để đảm bảo khoản vay đã được cấp thẩm quyền phê duyệt và yêu cầu nhận TSBĐ.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Quản lý Hồ sơ vay" → Tab "Hồ sơ đã phê duyệt".
c) Trường thông tin cần kiểm tra: Mã hồ sơ vay, Tên khách hàng, Trạng thái hồ sơ (phải là "Đã phê duyệt"), Điều kiện giải ngân liên quan đến TSBĐ.
d) Kết quả mong đợi: Xác nhận hồ sơ đủ điều kiện chuyển sang bước lập hợp đồng bảo đảm.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 0,5 giờ làm việc.
Bước 2: Khởi tạo hồ sơ tài sản bảo đảm
a) Hành động: Chuyển dữ liệu từ hệ thống LOS-MB sang hệ thống CMS-MB để bắt đầu quy trình quản lý tài sản.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Menu "Quản lý TSBĐ" → Nhấn nút "Khởi tạo từ LOS".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Nhập "Mã hồ sơ vay" từ LOS-MB → Nhấn "Đồng bộ dữ liệu".
d) Kết quả mong đợi: Hệ thống CMS-MB tự động sinh "Mã hồ sơ TSBĐ" và kéo các thông tin cơ bản của khách hàng sang.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 0,5 giờ làm việc.
Bước 3: Nhập thông tin Bên bảo đảm và Bên nhận bảo đảm
a) Hành động: Cập nhật chính xác thông tin pháp lý của các bên tham gia ký kết hợp đồng bảo đảm.
b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Màn hình "Chi tiết hồ sơ TSBĐ" → Tab "Thông tin các bên".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: - Bên nhận bảo đảm: Mặc định là Ngân hàng TMCP ABC (Chi nhánh thực hiện). - Bên bảo đảm: Chọn "Chính khách hàng vay" hoặc "Bên thứ ba". Điền Họ tên/Tên tổ chức, CMND/CCCD/Mã số thuế, Ngày cấp, Nơi cấp, Địa chỉ thường trú/Trụ sở chính, Người đại diện hợp pháp.
d) Kết quả mong đợi: Thông tin các bên được lưu thành công, không có cảnh báo trùng lặp hoặc sai định dạng.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 1 giờ làm việc.
Bước 4: Nhập chi tiết thông tin Tài sản bảo đảm
a) Hành động: Phân loại và nhập các thông số kỹ thuật, pháp lý của tài sản dùng để bảo đảm.
b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Tab "Chi tiết TSBĐ" → Nhấn "Thêm tài sản".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: - Loại tài sản: Chọn Bất động sản / Phương tiện vận tải / Giấy tờ có giá. - Thông tin pháp lý: Số Giấy chứng nhận/Giấy đăng ký, Cơ quan cấp, Ngày cấp. - Đặc điểm tài sản: Diện tích, Thửa đất số, Tờ bản đồ số (đối với BĐS); Số khung, Số máy, Biển kiểm soát (đối với PTVT). - Giá trị định giá: Nhập số tiền định giá đã được phê duyệt.
d) Kết quả mong đợi: Hệ thống ghi nhận tài sản, tự động tính toán tổng giá trị TSBĐ của hồ sơ.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 1 giờ làm việc.
Bước 5: Thiết lập điều khoản nghĩa vụ được bảo đảm
a) Hành động: Xác định phạm vi bảo đảm và tỷ lệ cho vay trên giá trị tài sản (LTV).
b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Tab "Nghĩa vụ bảo đảm".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: - Phạm vi bảo đảm: Chọn "Toàn bộ nghĩa vụ" hoặc "Một phần nghĩa vụ". - Số tiền bảo đảm tối đa: Nhập số tiền cụ thể (VNĐ). - Tỷ lệ LTV: Hệ thống tự động chia (Số tiền vay / Giá trị định giá). CVKH kiểm tra không vượt quá tỷ lệ tối đa theo quy định (VD: BĐS nhà ở tối đa 70%).
d) Kết quả mong đợi: Hệ thống xác nhận tỷ lệ LTV hợp lệ (hiển thị màu xanh). Nếu vượt ngưỡng, hệ thống báo lỗi màu đỏ.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 0,5 giờ làm việc.
Bước 6: Lựa chọn mẫu Hợp đồng và kết xuất dự thảo
a) Hành động: Tạo file văn bản Hợp đồng bảo đảm dựa trên dữ liệu đã nhập.
b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Tab "Kết xuất Hợp đồng" → Chọn biểu mẫu tương ứng (VD: BM-TD-050).
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Chọn "Phòng Công chứng" (nếu có), Nhấn nút "Kết xuất Word/PDF".
d) Kết quả mong đợi: File Hợp đồng bảo đảm được tải xuống máy tính. Toàn bộ thông tin đã nhập được điền tự động vào các trường tương ứng trong file.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 0,5 giờ làm việc.
Bước 7: Kiểm tra chéo và đối chiếu hồ sơ vật lý
a) Hành động: CVKH in dự thảo, đối chiếu từng chữ, từng số với bản gốc Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản và CCCD của khách hàng.
b) Hệ thống/Màn hình: Thực hiện thủ công ngoài hệ thống.
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Tên, số CCCD, số Giấy chứng nhận, diện tích, số tiền bảo đảm.
d) Kết quả mong đợi: Bản dự thảo khớp 100% với hồ sơ gốc. Không có lỗi chính tả hoặc sai lệch số liệu.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 1 giờ làm việc.
Bước 8: Trình phê duyệt dự thảo Hợp đồng bảo đảm
a) Hành động: Gửi hồ sơ trên hệ thống cho cấp quản lý để phê duyệt trước khi in bản chính thức cho khách hàng ký.
b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Màn hình "Chi tiết hồ sơ TSBĐ" → Nhấn "Trình duyệt".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Chọn người phê duyệt (TPKH), nhập "Ghi chú trình duyệt" (nếu có).
d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ trên CMS-MB chuyển sang "Chờ TPKH phê duyệt". TPKH nhận được thông báo trên hệ thống.
e) Chức danh thực hiện: CVKH thao tác trình; TPKH thao tác duyệt.
f) Thời hạn: Tối đa 2 giờ làm việc.
CHƯƠNG III
VÍ DỤ, LƯU Ý VÀ XỬ LÝ NGOẠI LỆ
Điều 5. Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Lập hợp đồng thế chấp Bất động sản
Khách hàng Trần Thị B, CCCD số 001122334455, thế chấp quyền sử dụng đất tại Thửa đất số 123, Tờ bản đồ số 45, diện tích 100m2 tại Quận Cầu Giấy, Hà Nội. Giá trị định giá: 5.000.000.000 VNĐ. Số tiền vay: 3.000.000.000 VNĐ.
- Tại Bước 4, CVKH nhập sai "Thửa đất số 132" thay vì "123".
- Hậu quả: Khi ra Phòng Công chứng, Công chứng viên từ chối công chứng do sai lệch với Sổ đỏ. CVKH phải quay lại Ngân hàng, hủy hồ sơ trên CMS-MB, tạo lại từ Bước 3, gây chậm trễ thời gian giải ngân.
- Cách làm đúng: Tại Bước 7, CVKH phải cầm Sổ đỏ gốc, dò từng chữ số với bản in dự thảo trước khi trình TPKH.
Ví dụ 2: Lập hợp đồng thế chấp Phương tiện vận tải
Công ty TNHH XYZ thế chấp xe ô tô Toyota Camry, Biển kiểm soát 30H-123.45. Giá trị định giá: 800.000.000 VNĐ. Số tiền vay: 600.000.000 VNĐ.
- Tại Bước 5, hệ thống tính LTV = 600 / 800 = 75%. Tuy nhiên, theo quy định của ABC, tỷ lệ LTV tối đa cho ô tô cũ là 60%.
- Hệ thống CMS-MB sẽ báo lỗi đỏ: "Vượt tỷ lệ LTV quy định (75% > 60%)".
- Xử lý: CVKH phải yêu cầu khách hàng bổ sung TSBĐ khác hoặc giảm số tiền vay xuống tối đa 480.000.000 VNĐ để tiếp tục kết xuất hợp đồng.
Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp
1. Lưu ý quan trọng:
a) Tính chính xác tuyệt đối: Mọi thông tin pháp lý (Tên, số giấy tờ tùy thân, thông số tài sản) phải khớp 100% với bản gốc. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến hợp đồng vô hiệu.
b) Đồng bộ dữ liệu: Bắt buộc phải đồng bộ dữ liệu từ LOS-MB sang CMS-MB. Không được phép tạo hồ sơ TSBĐ thủ công trên CMS-MB nếu khoản vay đã có trên LOS-MB để tránh rác dữ liệu.
c) Thẩm quyền ký kết: Phải kiểm tra kỹ tình trạng hôn nhân của KHCN hoặc thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật của KHDN để xác định đúng số lượng người phải ký tên trên Hợp đồng bảo đảm.
2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:
| STT | Hiện tượng lỗi | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|---|
| 1 | Không tìm thấy Mã hồ sơ vay khi đồng bộ từ LOS-MB sang CMS-MB. | Hồ sơ trên LOS-MB chưa được chuyển sang trạng thái "Đã phê duyệt" hoặc CVKH nhập sai mã. | Truy cập lại LOS-MB, kiểm tra trạng thái hồ sơ. Nếu chưa duyệt, yêu cầu cấp có thẩm quyền duyệt. Copy chính xác mã hồ sơ. |
| 2 | Hệ thống báo lỗi "Vượt tỷ lệ LTV" nhưng thực tế không vượt. | CVKH nhập nhầm đơn vị tính (VD: nhập 5 tỷ thành 5.000 VNĐ) ở trường Giá trị định giá. | Quay lại Bước 4, kiểm tra và nhập lại chính xác số tiền theo đơn vị VNĐ. Nhấn "Lưu và tính toán lại". |
| 3 | File Word kết xuất bị lỗi font chữ hoặc tràn khung bảng biểu. | Lỗi template biểu mẫu trên hệ thống CMS-MB hoặc máy tính CVKH thiếu font Times New Roman. | Cài đặt đủ font chữ chuẩn. Nếu vẫn lỗi, chụp màn hình gửi yêu cầu hỗ trợ (Ticket) cho Bộ phận IT Helpdesk. |
Điều 7. Câu hỏi thường gặp
1. H: Tài sản là tài sản chung của vợ chồng nhưng Sổ đỏ chỉ đứng tên 1 người, tôi phải nhập thông tin Bên bảo đảm như thế nào?
Đ: Tại Bước 3, CVKH bắt buộc phải nhập thông tin của cả hai vợ chồng vào phần "Bên bảo đảm" và chọn quan hệ là "Đồng sở hữu". Khi kết xuất, Hợp đồng sẽ tự động hiện chỗ ký cho cả hai người theo quy định pháp luật.
2. H: Khách hàng yêu cầu chỉnh sửa một số điều khoản trong mẫu Hợp đồng chuẩn của Ngân hàng, tôi có được tự sửa trên file Word không?
Đ: Không được phép tự ý chỉnh sửa. Mọi yêu cầu thay đổi điều khoản chuẩn phải được lập Tờ trình gửi Phòng Pháp chế thẩm định và phê duyệt. Sau khi có phê duyệt, CVKH mới được sửa trên file Word.
3. H: Hợp đồng bảo đảm có bắt buộc phải công chứng không?
Đ: Theo quy định tại QĐ-TD-007, Hợp đồng thế chấp Bất động sản bắt buộc phải công chứng. Hợp đồng thế chấp Phương tiện vận tải không bắt buộc công chứng nhưng phải đăng ký giao dịch bảo đảm.
Điều 8. Liên hệ hỗ trợ
1. Về nghiệp vụ và pháp lý biểu mẫu: Liên hệ Phòng Pháp chế – Số điện thoại nội bộ: 8111 / Email: phapche@abc.com.vn.
2. Về lỗi hệ thống CMS-MB, LOS-MB: Liên hệ Bộ phận IT Helpdesk – Số điện thoại nội bộ: 9999 / Email: ithelpdesk@abc.com.vn.
3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08h00 đến 17h00 các ngày làm việc trong tuần.
Điều 9. Xử lý ngoại lệ
1. Hệ thống CMS-MB bảo trì hoặc gián đoạn quá 04 giờ làm việc:
CVKH được phép sử dụng bản Word mẫu Hợp đồng bảo đảm (tải từ kho tài liệu nội bộ DocPro v2), điền tay thông tin để kịp thời gian công chứng cho khách hàng. Sau khi hệ thống hoạt động lại, CVKH phải nhập liệu bù vào CMS-MB trong vòng 01 ngày làm việc. Đầu mối phê duyệt ngoại lệ: Giám đốc Chi nhánh.
2. Tài sản bảo đảm là tài sản đặc thù chưa có biểu mẫu chuẩn trên hệ thống:
CVKH lập Tờ trình nêu rõ đặc điểm tài sản, gửi Phòng Pháp chế để soạn thảo Hợp đồng bảo đảm riêng biệt (Tailor-made). Không sử dụng biểu mẫu sai bản chất tài sản. Đầu mối liên hệ: Phòng Pháp chế.
3. Khách hàng là người nước ngoài không có CMND/CCCD:
Tại Bước 3, CVKH chọn loại giấy tờ là "Hộ chiếu", nhập số Hộ chiếu và ngày hết hạn. Bắt buộc đính kèm bản dịch thuật công chứng các giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (nếu có). Đầu mối hỗ trợ: Bộ phận Hỗ trợ tín dụng.
CHƯƠNG IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 10. Tài liệu tham chiếu
1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).
2. Quy định về Quản lý tài sản bảo đảm (Mã: QĐ-TD-007).
3. Quy trình Nhận và đăng ký tài sản bảo đảm (Mã: QT-TD-007).
4. Biểu mẫu sử dụng: BM-TD-050 (Hợp đồng thế chấp BĐS), BM-TD-051 (Hợp đồng thế chấp PTVT).
Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi
| Phiên bản | Ngày ban hành | Nội dung thay đổi | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| 01 | 10/06/2026 | Ban hành lần đầu | Trần Văn A |
GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn A |