Hướng dẫn HD-TD-2026-019 kiểm tra tính pháp lý của Tài sản bảo đảm

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết thao tác kiểm tra hồ sơ pháp lý thuộc bước "Đối chiếu tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ" trong Quy trình QT-TD-007.

2. Bảo đảm cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất các bước kiểm tra, nhập liệu và phê duyệt thông tin pháp lý của Tài sản bảo đảm (sau đây viết tắt là TSBĐ) trên hệ thống Quản lý TSBĐ (CMS-MB), nhằm giảm thiểu rủi ro pháp lý cho Ngân hàng.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên khách hàng (CVKH), Chuyên viên thẩm định (CVTĐ), Cán bộ Hỗ trợ tín dụng.

2. Đơn vị áp dụng: Các Chi nhánh, Phòng giao dịch và các Phòng/Ban phê duyệt tín dụng tập trung trên toàn hệ thống Ngân hàng TMCP ABC.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Tiếp nhận, kiểm tra và xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ TSBĐ trước khi tiến hành định giá và lập hợp đồng bảo đảm.

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).

2. Quy định về Quản lý tài sản bảo đảm (Mã: QĐ-TD-003).

3. Quy trình Nhận và đăng ký tài sản bảo đảm (Mã: QT-TD-007).

4. Biểu mẫu Báo cáo kiểm tra pháp lý TSBĐ (Mã: BM-TD-045).

Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết

Quy trình thao tác trên hệ thống CMS-MB bao gồm 08 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Tạo lập hồ sơ TSBĐ mới

a) Hành động: Khởi tạo mã tài sản trên hệ thống để bắt đầu quá trình ghi nhận thông tin.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Menu "Quản lý TSBĐ" → Nhấn nút "Tạo mới tài sản".

c) Trường thông tin: Chọn "Phân loại tài sản" (Bất động sản/Phương tiện vận tải/Giấy tờ có giá/Máy móc thiết bị), chọn "Mã Khách hàng (CIF)".

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh mã TSBĐ tự động (VD: COL260610001) và chuyển sang trạng thái "Khởi tạo".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 2: Nhập thông tin chung của TSBĐ

a) Hành động: Cập nhật các thông số cơ bản của tài sản dựa trên hồ sơ bản cứng Khách hàng cung cấp.

b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Tab "Thông tin chung".

c) Trường thông tin: Điền Tên tài sản, Địa chỉ/Vị trí tài sản, Diện tích/Số lượng, Số Giấy chứng nhận/Số đăng ký, Cơ quan cấp, Ngày cấp.

d) Kết quả mong đợi: Dữ liệu được lưu trữ thành công, không báo lỗi định dạng.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 3: Đính kèm hồ sơ pháp lý

a) Hành động: Tải lên các bản scan màu từ bản gốc của hồ sơ pháp lý TSBĐ.

b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Tab "Hồ sơ đính kèm" → Nhấn "Upload File".

c) Trường thông tin: Chọn loại tài liệu tương ứng (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy đăng ký xe, Hợp đồng mua bán, Lệ phí trước bạ).

d) Kết quả mong đợi: File được tải lên thành công, hiển thị biểu tượng xem trước (preview) rõ nét.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.
Bước 4: Xác minh pháp lý chủ sở hữu

a) Hành động: Kiểm tra sự khớp đúng giữa thông tin chủ tài sản trên Giấy chứng nhận và hồ sơ nhân thân.

b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Tab "Pháp lý chủ sở hữu".

c) Trường thông tin: Nhập Họ tên chủ sở hữu, Số CMND/CCCD/Mã số thuế, Tình trạng hôn nhân. Nhấn nút "Check CIC/NFC" để đối chiếu chéo.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống trả về kết quả "Khớp đúng thông tin nhân thân".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.
Bước 5: Tra cứu tình trạng pháp lý và quy hoạch

a) Hành động: Kiểm tra tài sản có bị tranh chấp, kê biên, phong tỏa hoặc vướng quy hoạch hay không.

b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Tab "Tình trạng pháp lý".

c) Trường thông tin: Đính kèm "Phiếu cung cấp thông tin quy hoạch" hoặc "Biên bản tra cứu UCHI". Tích chọn các ô: "Không tranh chấp", "Không kê biên", "Nằm trong quy hoạch an toàn".

d) Kết quả mong đợi: Các tiêu chí rủi ro pháp lý được đánh dấu an toàn.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 04 giờ làm việc.
Bước 6: Ghi nhận kết quả kiểm tra sơ bộ

a) Hành động: CVKH chốt kết quả kiểm tra và chuyển hồ sơ cho bộ phận thẩm định độc lập.

b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Tab "Kết quả kiểm tra" → Nhấn "Trình phê duyệt".

c) Trường thông tin: Nhập ý kiến đề xuất vào ô "Ghi chú của CVKH" (VD: "Tài sản đủ điều kiện pháp lý, kính trình thẩm định").

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái TSBĐ chuyển sang "Chờ thẩm định pháp lý".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 7: Thẩm định và đối chiếu độc lập

a) Hành động: CVTĐ kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu CVKH đã nhập so với file scan đính kèm.

b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Menu "Phê duyệt pháp lý TSBĐ" (Dành cho CVTĐ).

c) Trường thông tin: Mở song song màn hình nhập liệu và file scan. Tích chọn "Đồng ý" tại từng trường thông tin nếu khớp đúng. Nếu sai, nhập lý do vào ô "Yêu cầu làm rõ".

d) Kết quả mong đợi: 100% các trường thông tin được CVTĐ xác nhận hợp lệ.

e) Chức danh thực hiện: CVTĐ.

f) Thời hạn: Tối đa 04 giờ làm việc.
Bước 8: Phê duyệt và xuất báo cáo

a) Hành động: Hoàn tất quy trình kiểm tra pháp lý trên hệ thống và kết xuất biên bản.

b) Hệ thống/Màn hình: CMS-MB → Tab "Quyết định" → Nhấn "Phê duyệt" → Nhấn "Xuất báo cáo".

c) Trường thông tin: Chọn mẫu BM-TD-045.

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái TSBĐ chuyển thành "Pháp lý hợp lệ". Hệ thống tự động tải xuống file PDF Báo cáo kiểm tra pháp lý TSBĐ có chữ ký số nội bộ.

e) Chức danh thực hiện: CVTĐ.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1 (Hồ sơ hợp lệ): Khách hàng Nguyễn Văn A thế chấp Bất động sản tại Quận Cầu Giấy, Hà Nội. CVKH nhập số Giấy chứng nhận CD123456, diện tích 50m2. Tại Bước 3, CVKH đính kèm bản scan Giấy chứng nhận và CCCD của ông A và vợ là bà B. Tại Bước 5, CVKH đính kèm ảnh chụp màn hình tra cứu UCHI cho thấy tài sản không bị ngăn chặn. CVTĐ đối chiếu tại Bước 7 thấy thông tin khớp đúng 100%. Kết quả: Hồ sơ được phê duyệt "Pháp lý hợp lệ" và chuyển sang bước Định giá.

Ví dụ 2 (Hồ sơ có ngoại lệ pháp lý): Khách hàng Lê Thị C thế chấp xe ô tô Mazda CX-5. Tại Bước 2, CVKH nhập số khung, số máy. Tuy nhiên tại Bước 3, Khách hàng chỉ cung cấp Giấy hẹn lấy Đăng ký xe (chưa có bản gốc). Theo quy định, Giấy hẹn không đủ điều kiện pháp lý để hoàn tất Bước 8. CVKH phải chọn trạng thái "Bổ sung hồ sơ" tại Bước 6, yêu cầu Khách hàng cung cấp Giấy đăng ký xe bản gốc khi có, sau đó mới thực hiện tiếp Bước 7 và Bước 8.

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Bản scan đính kèm lên hệ thống CMS-MB phải được scan màu trực tiếp từ bản gốc, không chấp nhận bản photo công chứng (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

b) Dung lượng mỗi file đính kèm trên CMS-MB không được vượt quá 20MB. Định dạng bắt buộc là PDF hoặc JPG/PNG.

c) Thông tin tra cứu quy hoạch và tình trạng ngăn chặn (UCHI) chỉ có giá trị trong vòng 30 ngày kể từ ngày tra cứu. Nếu quá hạn, CVKH phải thực hiện tra cứu lại.

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. H: TSBĐ là tài sản hình thành trong tương lai (căn hộ dự án) thì nhập thông tin pháp lý như thế nào?
Đ: Tại Bước 1, chọn phân loại "Bất động sản dự án/Hình thành trong tương lai". Tại Bước 3, đính kèm Hợp đồng mua bán, Phụ lục thanh toán và Văn bản xác nhận của Chủ đầu tư thay cho Giấy chứng nhận.

2. H: Nếu TSBĐ có nhiều đồng sở hữu (ví dụ: hộ gia đình) thì khai báo trên CMS-MB ra sao?
Đ: Tại Bước 4 (Pháp lý chủ sở hữu), CVKH nhấn nút "Thêm đồng sở hữu" và nhập đầy đủ thông tin nhân thân, CCCD của tất cả các thành viên có tên trên Giấy chứng nhận hoặc Sổ hộ khẩu (đối với cấp cho Hộ gia đình).

3. H: Làm thế nào để chứng minh tài sản không nằm trong quy hoạch nếu địa phương không có cổng tra cứu online?
Đ: CVKH phải hướng dẫn Khách hàng xin "Chứng chỉ quy hoạch" hoặc "Văn bản xác nhận thông tin quy hoạch" có mộc đỏ của UBND cấp Huyện/Sở Quy hoạch Kiến trúc, sau đó scan đính kèm tại Bước 5.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Hỗ trợ về nghiệp vụ: Phòng Quản lý Tài sản bảo đảm thuộc Khối Quản lý Rủi ro. Điện thoại nội bộ: 1122. Email: qltsbd@abc.com.vn.

2. Hỗ trợ về hệ thống CNTT: Bộ phận IT Helpdesk. Điện thoại nội bộ: 9999. Email: ithelpdesk@abc.com.vn.

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08h00 đến 17h00 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Trường hợp TSBĐ đang thế chấp tại Tổ chức tín dụng khác (vay bù đắp/chuyển nợ): CVKH không thu thập được bản gốc Giấy chứng nhận. Cách xử lý: Đính kèm bản photo có đóng dấu treo của TCTD hiện tại và Hợp đồng tín dụng cũ. Trình Giám đốc Chi nhánh phê duyệt ngoại lệ hồ sơ pháp lý trên CMS-MB để tiến hành định giá trước.

2. Trường hợp Giấy chứng nhận bị mờ, rách, mất trang bổ sung không thể đọc rõ thông tin: Hệ thống CMS-MB không chấp nhận file scan không rõ nét. Cách xử lý: Yêu cầu Khách hàng thực hiện thủ tục xin cấp đổi hoặc trích lục hồ sơ địa chính tại cơ quan Nhà nước trước khi nhập liệu vào hệ thống.

3. Trường hợp hệ thống CMS-MB gặp sự cố gián đoạn quá 04 giờ làm việc: Không thể chờ hệ thống phục hồi do áp lực thời gian cam kết với Khách hàng. Cách xử lý: CVKH lập Báo cáo kiểm tra pháp lý bản cứng theo mẫu BM-TD-045, trình CVTĐ và Lãnh đạo ký tay. Ngay khi hệ thống hoạt động trở lại, CVKH phải cập nhật toàn bộ dữ liệu và đính kèm bản scan BM-TD-045 đã ký lên CMS-MB trong vòng 01 ngày làm việc.

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).

2. Quy định về Quản lý tài sản bảo đảm (Mã: QĐ-TD-003).

3. Quy trình Nhận và đăng ký tài sản bảo đảm (Mã: QT-TD-007).

4. Biểu mẫu sử dụng: BM-TD-045 (Báo cáo kiểm tra pháp lý TSBĐ).

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi

Điều 11. GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn B