Hướng dẫn HD-TD-2026-017 phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro đối với Khách hàng doanh nghiệp

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác thực hiện Bước 2 - Phân loại nợ và trích lập dự phòng thuộc Quy trình Quản lý và thu hồi nợ cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã: QT-TD-2026-006).

2. Đảm bảo cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất trên hệ thống CBS-T24 và MIS-MB, tuân thủ chặt chẽ các quy định của Ngân hàng Nhà nước và chính sách nội bộ của Ngân hàng về quản lý rủi ro tín dụng.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên Khách hàng (CVKH), Cán bộ Quản lý rủi ro (CB QLRR), Giao dịch viên Kế toán, Giám đốc Chi nhánh (GĐCN).

2. Đơn vị áp dụng: Các Chi nhánh/Phòng Giao dịch trên toàn hệ thống, Khối Tín dụng Doanh nghiệp, Khối Quản lý Rủi ro.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Phân loại nhóm nợ và tính toán, hạch toán trích lập dự phòng rủi ro (DPRR) cụ thể, DPRR chung đối với các khoản cấp tín dụng của Khách hàng doanh nghiệp (KHDN).

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-2026-001).

2. Quy định Quản lý và thu hồi nợ cho vay KHDN (Mã: QĐ-TD-2026-006).

3. Quy trình Quản lý và thu hồi nợ cho vay KHDN (Mã: QT-TD-2026-006).

4. Biểu mẫu liên quan: Báo cáo đề xuất phân loại nợ (BM-TD-017A), Bảng tính trích lập dự phòng (BM-TD-017B).

Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1: Trích xuất danh sách dư nợ KHDN đến kỳ phân loại

a) Hành động: Trích xuất toàn bộ danh sách các khoản cấp tín dụng KHDN cần thực hiện phân loại nợ trong tháng.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập MIS-MB → Menu "Quản trị Rủi ro" → Tab "Phân loại nợ định kỳ" → Nhấn "Kết xuất danh sách".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Chọn "Kỳ báo cáo" (Tháng/Năm hiện tại), "Phân khúc Khách hàng" (KHDN), "Trạng thái khoản vay" (Đang hoạt động).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống xuất file Excel danh sách KHDN kèm dư nợ gốc, lãi, ngày giải ngân, ngày đến hạn.

e) Chức danh thực hiện: CB QLRR tại Chi nhánh.

f) Thời hạn: 04 giờ làm việc kể từ ngày chốt số liệu cuối tháng.
Bước 2: Kiểm tra số ngày quá hạn thực tế trên hệ thống lõi

a) Hành động: Đối chiếu và xác nhận số ngày quá hạn của từng khế ước nhận nợ.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CBS-T24 → Menu "Loan & Deposits" → Tab "Overdue Inquiry".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Nhập "Customer ID" hoặc "Loan Account Number". Kiểm tra các trường: "Overdue Principal", "Overdue Interest", "Days Past Due" (DPD).

d) Kết quả mong đợi: Xác định chính xác số ngày quá hạn (DPD) để làm cơ sở phân loại nợ định lượng.

e) Chức danh thực hiện: CB QLRR tại Chi nhánh.

f) Thời hạn: 04 giờ làm việc.
Bước 3: Tra cứu và cập nhật thông tin nhóm nợ CIC

a) Hành động: Gửi yêu cầu tra cứu CIC hàng loạt và cập nhật kết quả nhóm nợ cao nhất của KHDN tại các TCTD khác.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập MIS-MB → Menu "Tích hợp CIC" → Tab "Tra cứu định kỳ" → Nhấn "Đồng bộ dữ liệu".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kiểm tra trường "Nhóm nợ CIC cao nhất", "TCTD báo cáo", "Dư nợ tại TCTD khác".

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống MIS-MB cập nhật nhóm nợ CIC mới nhất. Nếu nhóm nợ CIC cao hơn nhóm nợ nội bộ, hệ thống tự động cảnh báo màu đỏ.

e) Chức danh thực hiện: CB QLRR tại Chi nhánh.

f) Thời hạn: 01 ngày làm việc.
Bước 4: Đánh giá các yếu tố định tính và dấu hiệu rủi ro

a) Hành động: Đánh giá tình hình tài chính, dòng tiền, hoạt động kinh doanh của KHDN để xem xét chuyển nhóm nợ theo phương pháp định tính.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập MIS-MB → Menu "Quản lý Khách hàng" → Tab "Đánh giá định tính" → Nhấn "Cập nhật đánh giá".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Tích chọn các dấu hiệu: "Suy giảm doanh thu > 30%", "Mất đối tác chiến lược", "Bị khởi kiện", "Chậm nộp thuế". Điền diễn giải chi tiết vào ô "Nhận định của CVKH".

d) Kết quả mong đợi: Hoàn thành phiếu đánh giá định tính trên hệ thống, sinh ra mã Báo cáo BM-TD-017A.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: 02 ngày làm việc.
Bước 5: Đề xuất nhóm nợ tổng hợp

a) Hành động: Tổng hợp kết quả từ DPD, CIC và đánh giá định tính để đề xuất nhóm nợ cuối cùng (lấy nhóm nợ rủi ro cao nhất).

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CBS-T24 → Menu "Risk Management" → Tab "Debt Classification" → Nhấn "Input Proposal".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Nhập "Proposed Group" (Từ 1 đến 5). Nhập "Reason Code" (Ví dụ: 01 - Quá hạn, 02 - CIC, 03 - Định tính).

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái bản ghi chuyển sang "Pending Approval".

e) Chức danh thực hiện: CB QLRR tại Chi nhánh.

f) Thời hạn: 04 giờ làm việc.
Bước 6: Phê duyệt kết quả phân loại nợ

a) Hành động: Kiểm tra và phê duyệt nhóm nợ do CB QLRR đề xuất.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CBS-T24 → Menu "Risk Management" → Tab "Debt Classification Approval".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kiểm tra sự khớp đúng giữa "Proposed Group" và hồ sơ đính kèm. Nhấn "Authorize" để duyệt hoặc "Reject" để từ chối.

d) Kết quả mong đợi: Nhóm nợ của KHDN được cập nhật chính thức trên CBS-T24. Trạng thái chuyển thành "Authorized".

e) Chức danh thực hiện: GĐCN hoặc Giám đốc Ban Giám sát Rủi ro (theo phân quyền).

f) Thời hạn: 01 ngày làm việc.
Bước 7: Xác định giá trị khấu trừ của Tài sản bảo đảm (TSBĐ)

a) Hành động: Cập nhật giá trị định giá gần nhất và áp dụng tỷ lệ khấu trừ theo quy định để tính giá trị TSBĐ được giảm trừ khi trích lập DPRR.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CMS-MB → Menu "Collateral Valuation" → Tab "Provision Deduction" → Nhấn "Calculate".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kiểm tra "Ngày định giá gần nhất" (phải còn hiệu lự, "Loại TSBĐ", "Tỷ lệ khấu trừ tối đa" (Ví dụ: BĐS là 50%, PTVT là 30%).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống CMS-MB tính toán ra "Giá trị khấu trừ hợp lệ" và tự động đẩy dữ liệu sang CBS-T24.

e) Chức danh thực hiện: CB QLRR tại Chi nhánh.

f) Thời hạn: 04 giờ làm việc.
Bước 8: Tính toán và hạch toán trích lập DPRR

a) Hành động: Chạy tiến trình tính toán số tiền DPRR cụ thể và DPRR chung, sau đó hạch toán vào chi phí.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CBS-T24 → Menu "Accounting" → Tab "Provisioning Batch" → Nhấn "Run Batch".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kiểm tra các tham số: Tỷ lệ trích lập cụ thể (Nhóm 1: 0%, Nhóm 2: 5%, Nhóm 3: 20%, Nhóm 4: 50%, Nhóm 5: 100%), Tỷ lệ trích lập chung (0.75%).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh ra các bút toán hạch toán Nợ tài khoản Chi phí dự phòng / Có tài khoản Dự phòng rủi ro. Trạng thái "Batch Completed".

e) Chức danh thực hiện: Giao dịch viên Kế toán Hội sở.

f) Thời hạn: 04 giờ làm việc.

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Phân loại nợ do ảnh hưởng từ CIC

Công ty Cổ phần Thương mại XNK Alpha có dư nợ 10.000.000.000 đồng tại Ngân hàng ABC, hiện đang trả nợ đúng hạn (Số ngày quá hạn = 0). Tuy nhiên, tại Bước 3, hệ thống MIS-MB ghi nhận Công ty Alpha đang có dư nợ Nhóm 3 tại Ngân hàng XYZ do quá hạn 105 ngày.

Xử lý: Tại Bước 5, CB QLRR bắt buộc phải chọn "Proposed Group" là Nhóm 3 (Dưới tiêu chuẩn) với "Reason Code" là 02 - CIC. Tỷ lệ trích lập DPRR cụ thể áp dụng sẽ là 20% trên phần dư nợ không có TSBĐ bảo đảm.

Ví dụ 2: Tính toán trích lập DPRR cụ thể

Công ty TNHH Xây dựng Beta có dư nợ 5.000.000.000 đồng, bị phân loại Nhóm 4 (Nghi ngờ) do quá hạn 200 ngày. TSBĐ là Bất động sản nhà ở, giá trị định giá còn hiệu lực là 6.000.000.000 đồng. Tỷ lệ khấu trừ tối đa cho BĐS theo quy định là 50%.

Tính toán: - Giá trị TSBĐ được khấu trừ = 6.000.000.000 x 50% = 3.000.000.000 đồng. - Giá trị rủi ro = Dư nợ - Giá trị khấu trừ = 5.000.000.000 - 3.000.000.000 = 2.000.000.000 đồng. - Số tiền trích lập DPRR cụ thể (Nhóm 4 tỷ lệ 50%) = 2.000.000.000 x 50% = 1.000.000.000 đồng.

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Thời điểm lấy dữ liệu CIC phải là thời điểm gần nhất (không quá 03 ngày làm việc tính đến ngày thực hiện phân loại nợ) để đảm bảo tính chính xác.

b) Đối với TSBĐ, nếu chứng thư định giá đã hết hiệu lực (quá 12 tháng đối với BĐS), hệ thống CMS-MB sẽ tự động gán Giá trị khấu trừ = 0. CVKH phải chủ động thực hiện tái định giá trước kỳ phân loại nợ.

c) Việc phân loại nợ phải tuân thủ nguyên tắc lấy nhóm nợ rủi ro cao nhất giữa 3 yếu tố: Số ngày quá hạn nội bộ, Nhóm nợ CIC và Đánh giá định tính.

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. H: Nếu Khách hàng có nhiều khoản vay tại Ngân hàng ABC, một khoản bị quá hạn sang Nhóm 3, các khoản khác chưa đến hạn thì phân loại như thế nào? Đ: Theo quy định, toàn bộ dư nợ của Khách hàng tại Ngân hàng ABC phải được phân loại vào cùng một nhóm nợ có mức độ rủi ro cao nhất. Do đó, tất cả các khoản vay của KH này đều bị chuyển sang Nhóm 3.

2. H: Dự phòng rủi ro chung được tính trên cơ sở nào và tỷ lệ bao nhiêu? Đ: Dự phòng chung được tính bằng 0,75% tổng số dư các khoản nợ từ Nhóm 1 đến Nhóm 4 (không bao gồm Nhóm 5 và các khoản tiền gửi tại TCTD khác).

3. H: Nếu Khách hàng vừa tất toán khoản nợ quá hạn tại TCTD khác, nhưng CIC chưa kịp cập nhật, Ngân hàng ABC có được giữ nguyên Nhóm 1 không? Đ: Không tự động giữ Nhóm 1. CVKH phải thu thập Giấy xác nhận tất toán khoản vay và giải trừ dư nợ từ TCTD đó, lập Tờ trình ngoại lệ trình Giám đốc Khối QLRR phê duyệt để không chuyển nhóm nợ theo CIC.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Về nghiệp vụ phân loại nợ và chính sách rủi ro: Liên hệ Ban Giám sát Rủi ro - Số điện thoại nội bộ: 8101 / Email: giamsatruiro@abc.com.vn.

2. Về lỗi hệ thống CBS-T24, MIS-MB, CMS-MB: Liên hệ Phòng Hỗ trợ CNTT (IT Helpdesk) - Số điện thoại nội bộ: 9999 / Email: ithelpdesk@abc.com.vn.

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08:00 đến 17:00 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Hệ thống CIC của Ngân hàng Nhà nước bị lỗi kết nối, không thể tra cứu tại Bước 3. - Cách xử lý: Sử dụng bản báo cáo CIC gần nhất (không quá 07 ngày). Ngay khi hệ thống CIC hoạt động lại, CB QLRR phải tra cứu bổ sung. Nếu có phát sinh nhóm nợ xấu, phải thực hiện trích lập bổ sung ngay trong ngày làm việc tiếp theo. - Đầu mối liên hệ: IT Helpdesk để xác nhận tình trạng kết nối CIC.

2. Hệ thống CBS-T24 bị lỗi không tự động chạy Batch trích lập dự phòng cuối ngày. - Cách xử lý: Giao dịch viên Kế toán thực hiện tính toán thủ công trên file Excel (BM-TD-017B), trình Kế toán trưởng phê duyệt và thực hiện hạch toán tay (Manual Entry) các bút toán dự phòng. Đồng thời tạo ticket báo lỗi hệ thống. - Đầu mối liên hệ: Kế toán trưởng Hội sở và IT Helpdesk.

3. Khách hàng nộp tiền khắc phục nợ quá hạn đúng vào ngày chốt số liệu phân loại nợ (ngày cuối tháng) nhưng hệ thống chưa kịp gạch nợ. - Cách xử lý: CVKH cung cấp chứng từ nộp tiền/chuyển khoản thành công có dấu thời gian trước 24:00 của ngày cuối tháng. CB QLRR lập tờ trình xin điều chỉnh nhóm nợ thủ công trên CBS-T24 về trạng thái bình thường. - Đầu mối liên hệ: Ban Giám sát Rủi ro để phê duyệt điều chỉnh.

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-2026-001).

2. Quy định Quản lý và thu hồi nợ cho vay KHDN (Mã: QĐ-TD-2026-006).

3. Quy trình Quản lý và thu hồi nợ cho vay KHDN (Mã: QT-TD-2026-006).

4. Biểu mẫu sử dụng: BM-TD-017A (Báo cáo đề xuất phân loại nợ), BM-TD-017B (Bảng tính trích lập dự phòng).

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi

Điều 11. GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn A