Hướng dẫn HD-TD-2026-016 kiểm tra sử dụng vốn vay Khách hàng doanh nghiệp định kỳ

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác thực hiện Bước 2 - Kiểm tra và giám sát định kỳ thuộc Quy trình Quản lý và thu hồi nợ cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã số: QT-TD-2026-006).

2. Đảm bảo cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất các bước kiểm tra mục đích sử dụng vốn của Khách hàng doanh nghiệp (KHDN) trên hệ thống Core Banking (CBS-T24), nhằm phát hiện sớm rủi ro và tuân thủ quy định pháp luật.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên khách hàng (CVKH), Trưởng phòng khách hàng (TPKH), Giám đốc Chi nhánh (GĐCN).

2. Đơn vị áp dụng: Các Chi nhánh, Phòng giao dịch và Khối Tín dụng Doanh nghiệp trên toàn hệ thống Ngân hàng TMCP ABC.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Kiểm tra định kỳ sau giải ngân đối với tất cả các khoản cấp tín dụng của KHDN.

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã số: QC-TD-2026-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã số: QĐ-TD-2026-002).

3. Quy trình Quản lý và thu hồi nợ cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã số: QT-TD-2026-006).

4. Biểu mẫu Báo cáo kiểm tra sử dụng vốn vay KHDN (Mã số: BM-TD-045).

Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1: Trích xuất danh sách KHDN đến hạn kiểm tra

a) Hành động: Truy vấn danh sách các khoản vay KHDN đến hạn phải kiểm tra sử dụng vốn trong tháng hiện tại.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CBS-T24 → Menu "Quản lý tín dụng" → Phân hệ "Giám sát sau vay" → Chọn "Danh sách đến hạn kiểm tra".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Nhập "Mã Chi nhánh", "Tháng/Năm báo cáo" (VD: 06/2026), "Loại khách hàng" (Chọn: KHDN).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị danh sách các Hợp đồng tín dụng (HĐTD) đến hạn kiểm tra, trạng thái "Chưa thực hiện".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 0,5 giờ làm việc.
Bước 2: Tạo mới hồ sơ kiểm tra định kỳ trên hệ thống

a) Hành động: Khởi tạo luồng công việc kiểm tra cho một khoản vay cụ thể.

b) Hệ thống/Màn hình: Tại màn hình "Danh sách đến hạn kiểm tra" trên CBS-T24 → Click đúp vào dòng HĐTD cần kiểm tra → Nhấn nút "Tạo mới Báo cáo kiểm tra".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kiểm tra các trường dữ liệu tự động đổ về gồm: Tên KHDN, Mã CIF, Số HĐTD, Dư nợ hiện tại, Mục đích vay vốn ban đầu.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh mã Báo cáo kiểm tra (VD: KTV-2026-00123) và chuyển sang trạng thái "Đang soạn thảo".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 0,5 giờ làm việc.
Bước 3: Nhập thông tin chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn

a) Hành động: Cập nhật chi tiết các hóa đơn, chứng từ KHDN cung cấp để chứng minh việc sử dụng vốn đúng mục đích.

b) Hệ thống/Màn hình: Tại màn hình "Báo cáo kiểm tra" trên CBS-T24 → Chọn Tab "Chứng từ sử dụng vốn" → Nhấn "Thêm dòng".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Điền "Số hóa đơn/chứng từ", "Ngày xuất", "Đơn vị thụ hưởng", "Nội dung thanh toán", "Số tiền (VNĐ)". Đính kèm file scan chứng từ (định dạng PDF).

d) Kết quả mong đợi: Tổng số tiền trên các chứng từ khớp đúng với số tiền đã giải ngân. Hệ thống báo "Đã lưu chứng từ thành công".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 2 giờ làm việc.
Bước 4: Cập nhật tình hình hoạt động kinh doanh của KHDN

a) Hành động: Ghi nhận đánh giá sơ bộ về tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại của khách hàng.

b) Hệ thống/Màn hình: Chọn Tab "Tình hình hoạt động" trên form Báo cáo kiểm tra của CBS-T24.

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Chọn "Trạng thái hoạt động" (Bình thường/Đình trệ/Phá sản), điền text vào "Đánh giá doanh thu/lợi nhuận", "Tình hình nhân sự", "Các rủi ro phát sinh (nếu có)".

d) Kết quả mong đợi: Các trường bắt buộc được điền đầy đủ, không hiển thị cảnh báo thiếu thông tin.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 1 giờ làm việc.
Bước 5: Đánh giá thực trạng Tài sản bảo đảm (TSBĐ)

a) Hành động: Cập nhật tình trạng hiện tại của TSBĐ liên quan đến khoản vay (nếu có).

b) Hệ thống/Màn hình: Chọn Tab "Thực trạng TSBĐ" trên form Báo cáo kiểm tra của CBS-T24.

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Chọn "Tình trạng TSBĐ" (Nguyên vẹn/Hư hỏng/Mất mát), "Người đang quản lý", "Mức độ thanh khoản hiện tại". Đính kèm hình ảnh kiểm tra thực tế.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống ghi nhận tình trạng TSBĐ và tự động đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống CMS-MB.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 1 giờ làm việc.
Bước 6: Chấm điểm cảnh báo sớm và kết luận

a) Hành động: Tổng hợp kết quả kiểm tra và đưa ra kết luận về việc sử dụng vốn của KHDN.

b) Hệ thống/Màn hình: Chọn Tab "Kết luận & Đề xuất" trên form Báo cáo kiểm tra của CBS-T24.

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Chọn "Kết luận sử dụng vốn" (Đúng mục đích/Sai mục đích/Chưa sử dụng hết). Chọn "Đề xuất hướng xử lý" (Tiếp tục duy trì/Thu hồi nợ trước hạn/Chuyển nhóm nợ).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống tự động tính toán mã màu rủi ro (Xanh/Vàng/Đỏ) dựa trên kết luận.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 0,5 giờ làm việc.
Bước 7: Trình duyệt Báo cáo kiểm tra sử dụng vốn

a) Hành động: Gửi hồ sơ lên cấp quản lý để phê duyệt kết quả kiểm tra.

b) Hệ thống/Màn hình: Tại màn hình "Báo cáo kiểm tra" trên CBS-T24 → Nhấn nút "Trình duyệt".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Chọn "Người phê duyệt" (Tên TPKH tương ứng), nhập "Ghi chú trình duyệt" (nếu có).

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển thành "Chờ TPKH phê duyệt". Hệ thống gửi thông báo (notification) đến tài khoản của TPKH.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 0,5 giờ làm việc.
Bước 8: Phê duyệt Báo cáo kiểm tra sử dụng vốn

a) Hành động: TPKH kiểm tra lại toàn bộ thông tin do CVKH nhập và ra quyết định phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: TPKH đăng nhập CBS-T24 → Menu "Hộp thư đến" → Chọn hồ sơ "Chờ phê duyệt" → Nhấn nút "Phê duyệt" hoặc "Từ chối".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đính kèm. Nhập "Ý kiến phê duyệt" (bắt buộc nếu Từ chối).

d) Kết quả mong đợi: Nếu Phê duyệt, trạng thái chuyển thành "Đã hoàn thành kiểm tra". Nếu Từ chối, trạng thái chuyển về "Yêu cầu làm lại" và trả về cho CVKH.

e) Chức danh thực hiện: TPKH.

f) Thời hạn: Tối đa 4 giờ làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ trình.

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Khách hàng sử dụng vốn đúng mục đích Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Alpha (CIF: 987654321) được giải ngân 5.000.000.000 VNĐ ngày 01/05/2026 để thanh toán tiền mua thép cuộn. Đến kỳ kiểm tra ngày 01/06/2026, CVKH Nguyễn Văn A truy cập CBS-T24, tạo Báo cáo kiểm tra. Tại Tab "Chứng từ sử dụng vốn", CVKH nhập Hóa đơn GTGT số 0001234 ngày 05/05/2026, đơn vị thụ hưởng là Công ty CP Thép Hòa Bình, số tiền 5.000.000.000 VNĐ. CVKH đính kèm bản scan hóa đơn và Ủy nhiệm chi. Tại Tab "Kết luận", CVKH chọn "Đúng mục đích". TPKH kiểm tra chứng từ hợp lệ và nhấn "Phê duyệt". Khoản vay tiếp tục được duy trì bình thường.

Ví dụ 2: Khách hàng có dấu hiệu sử dụng vốn sai mục đích Công ty CP Xây dựng Beta (CIF: 123456789) vay 10.000.000.000 VNĐ để thi công dự án X. Khi kiểm tra định kỳ, KHDN chỉ cung cấp được hóa đơn vật liệu xây dựng trị giá 6.000.000.000 VNĐ. 4.000.000.000 VNĐ còn lại KHDN tự ý mang đi đầu tư chứng khoán. Tại Bước 6 trên CBS-T24, CVKH bắt buộc chọn "Sai mục đích" và đề xuất "Thu hồi nợ trước hạn phần vốn sử dụng sai". Hệ thống CBS-T24 lập tức cảnh báo đỏ. TPKH phê duyệt báo cáo và kích hoạt quy trình thu hồi nợ trước hạn theo quy định.

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Thời hạn thực hiện kiểm tra định kỳ phải tuân thủ nghiêm ngặt theo tần suất quy định tại Quy định QĐ-TD-2026-002 (ví dụ: 3 tháng/lần đối với nợ nhóm 1). Việc chậm trễ nhập liệu lên CBS-T24 sẽ bị hệ thống ghi nhận lỗi tuân thủ.

b) File đính kèm chứng từ trên CBS-T24 phải là định dạng PDF, dung lượng không vượt quá 10MB/file. Hình ảnh phải rõ nét, đọc được các thông tin trọng yếu (Số hóa đơn, số tiền, đơn vị thụ hưởng).

c) Trong trường hợp phát hiện KHDN sử dụng vốn sai mục đích, CVKH phải lập tức báo cáo GĐCN và không được phép tự ý chọn "Đúng mục đích" trên hệ thống để che giấu rủi ro.

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. H: Khách hàng doanh nghiệp lấy lý do kế toán đi vắng, không cung cấp đủ chứng từ đúng hạn kiểm tra thì xử lý thế nào? Đ: CVKH vẫn phải tạo Báo cáo kiểm tra trên CBS-T24 đúng hạn. Tại Tab "Kết luận", chọn "Chưa cung cấp đủ chứng từ" và ghi rõ lý do, gia hạn thời gian bổ sung tối đa không quá 10 ngày làm việc theo quy định tại Quy định QĐ-TD-2026-002.

2. H: Một HĐTD giải ngân làm nhiều lần, tôi có phải làm báo cáo kiểm tra cho từng lần giải ngân không? Đ: Việc kiểm tra được thực hiện trên tổng dư nợ của HĐTD tại thời điểm kiểm tra. Tuy nhiên, tại Tab "Chứng từ sử dụng vốn", CVKH phải nhập chi tiết chứng từ tương ứng với từng khế ước nhận nợ đã giải ngân.

3. H: Nếu KHDN thanh toán cho đối tác bằng tiền mặt (dưới 20 triệu đồng) thì nhập chứng từ lên hệ thống như thế nào? Đ: CVKH nhập thông tin Phiếu chi tiền mặt và Hóa đơn bán lẻ/Hóa đơn trực tiếp vào hệ thống, đính kèm bản scan có chữ ký, đóng dấu của KHDN để chứng minh.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Về nghiệp vụ tín dụng: Phòng Quản lý Tín dụng Doanh nghiệp (Khối TDDN) – Số điện thoại nội bộ: 8100 / Email: hotro_tddn@abcbank.com.vn.

2. Về hệ thống CNTT (CBS-T24): Bộ phận IT Helpdesk – Số điện thoại nội bộ: 9999 / Email: it_helpdesk@abcbank.com.vn.

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08h00 đến 17h00 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Trường hợp KHDN bất hợp tác, từ chối cung cấp thông tin kiểm tra: - Cách xử lý: CVKH lập Biên bản ghi nhận sự việc (có chữ ký của đại diện chính quyền địa phương hoặc bên thứ ba nếu cần), cập nhật trạng thái "Khách hàng bất hợp tác" lên CBS-T24. Trình GĐCN phê duyệt phương án ngừng giải ngân các khoản tiếp theo và xem xét thu hồi nợ trước hạn. - Đầu mối liên hệ: Ban Pháp chế & Tuân thủ để được hướng dẫn thủ tục pháp lý.

2. Trường hợp hệ thống CBS-T24 gặp sự cố gián đoạn diện rộng: - Cách xử lý: CVKH thực hiện lập Báo cáo kiểm tra sử dụng vốn bản cứng (theo mẫu BM-TD-045), trình TPKH ký duyệt tay để đảm bảo tiến độ. Ngay khi hệ thống hoạt động trở lại, CVKH phải nhập liệu bổ sung toàn bộ thông tin lên CBS-T24 trong vòng 01 ngày làm việc. - Đầu mối liên hệ: IT Helpdesk để xác nhận tình trạng hệ thống.

3. Trường hợp xảy ra thiên tai, dịch bệnh dẫn đến không thể kiểm tra thực tế: - Cách xử lý: CVKH thực hiện kiểm tra qua hình thức trực tuyến (Video call, nhận chứng từ qua email có chữ ký số). Ghi chú rõ "Kiểm tra online do sự kiện bất khả kháng" trên CBS-T24. Thực hiện kiểm tra thực địa bù ngay khi điều kiện cho phép. - Đầu mối liên hệ: Khối Quản lý Rủi ro để xin phê duyệt ngoại lệ về hình thức kiểm tra.

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã số: QC-TD-2026-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã số: QĐ-TD-2026-002).

3. Quy trình Quản lý và thu hồi nợ cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã số: QT-TD-2026-006).

4. Biểu mẫu sử dụng: BM-TD-045 (Báo cáo kiểm tra sử dụng vốn vay KHDN).

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi

Điều 11. GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn B