Hướng dẫn HD-TD-2026-015 kiểm soát mục đích sử dụng vốn Khách hàng doanh nghiệp

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác nghiệp vụ thuộc bước "Kiểm tra việc đáp ứng các Điều kiện tiên quyết trước giải ngân" trong Quy trình QT-TD-005.

2. Bảo đảm cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất trên hệ thống công nghệ thông tin nhằm kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, bảo đảm Khách hàng doanh nghiệp (sau đây viết tắt là KHDN) sử dụng vốn vay đúng mục đích đã được phê duyệt.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên khách hàng (CVKH), Trưởng phòng khách hàng (TPKH), Giao dịch viên (GDV), Kiểm soát viên (KSV).

2. Đơn vị áp dụng: Các Chi nhánh, Phòng giao dịch có phát sinh nghiệp vụ cấp tín dụng đối với KHDN trên toàn hệ thống Ngân hàng TMCP ABC Việt Nam.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Thao tác kiểm tra chứng từ, nhập liệu giải ngân và theo dõi sau giải ngân đối với các khoản vay của KHDN.

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng mã số QC-TD-00

2. Quy định Phê duyệt và giải ngân cho vay KHDN mã số QĐ-TD-005.

3. Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay KHDN mã số QT-TD-005.

4. Các biểu mẫu liên quan: BM-TD-040 (Báo cáo kiểm tra mục đích sử dụng vốn), BM-TD-041 (Khế ước nhận nợ).

CHƯƠNG II

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CHI TIẾT

Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết

Quá trình kiểm soát mục đích sử dụng vốn KHDN được thực hiện tuần tự theo các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận và số hóa chứng từ giải ngân

a) Hành động cụ thể: Thu thập hóa đơn, hợp đồng kinh tế từ KHDN, scan và tải lên hệ thống.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Quản lý Giải ngân" → Tab "Chứng từ mục đích vốn" → Nhấn "Tải lên tài liệu".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Số hợp đồng kinh tế, Số hóa đơn, Ngày xuất hóa đơn, Mã số thuế bên bán, Tổng giá trị thanh toán.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị trạng thái "Đã tiếp nhận chứng từ" và lưu trữ file scan thành công.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 02 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ từ KHDN.
Bước 2: Đối chiếu tính hợp lệ của chứng từ

a) Hành động cụ thể: Kiểm tra chéo thông tin hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và đối chiếu với Hợp đồng tín dụng (HĐTD).

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Quản lý Giải ngân" → Tab "Thẩm định chứng từ" → Nhấn "Xác thực".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Trạng thái hóa đơn (Hợp lệ/Không hợp lệ), Số tiền đề nghị giải ngân (phải ≤ Số tiền trên hóa đơn trừ đi phần vốn tự có tham gia).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống ghi nhận kết quả xác thực "Hợp lệ" và mở khóa chức năng tạo lệnh giải ngân.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 01 giờ làm việc.
Bước 3: Khởi tạo giao dịch giải ngân trên Core Banking

a) Hành động cụ thể: Nhập thông tin chuyển tiền thanh toán trực tiếp cho bên thụ hưởng (bên cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho KHDN).

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CBS-T24 → Menu "LD - Loans and Deposits" → Form "Disbursement Input".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Số tài khoản vay (Loan Account), Số tiền giải ngân, Tài khoản thụ hưởng (Beneficiary Account), Tên đơn vị thụ hưởng, Ngân hàng thụ hưởng, Mã mục đích sử dụng vốn (Purpose Code), Nội dung chuyển tiền.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh mã giao dịch nháp (Draft Transaction Reference) bắt đầu bằng tiền tố "LD...".

e) Chức danh thực hiện: GDV.

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.
Bước 4: Phê duyệt giao dịch giải ngân

a) Hành động cụ thể: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin do GDV nhập, đối chiếu với chứng từ gốc và tờ trình đã được phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CBS-T24 → Menu "LD - Loans and Deposits" → Form "Disbursement Authorization".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kiểm tra khớp đúng 100% các trường: Số tiền, Tài khoản thụ hưởng, Mã mục đích sử dụng vốn.

d) Kết quả mong đợi: Giao dịch được duyệt (Authorize, tiền được ghi nợ vào tài khoản vay của KHDN.

e) Chức danh thực hiện: KSV.

f) Thời hạn: Tối đa 01 giờ làm việc.
Bước 5: Thực hiện lệnh chuyển tiền thanh toán

a) Hành động cụ thể: Đẩy lệnh chuyển tiền qua hệ thống thanh toán liên ngân hàng (CITAD) hoặc thanh toán nội bộ đến tài khoản của bên cung cấp.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CBS-T24 → Menu "FT - Funds Transfer" → Form "Outgoing Payment".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Mã giao dịch LD gốc, Số tiền, Thông tin ngân hàng nhận.

d) Kết quả mong đợi: Lệnh chuyển tiền thành công, hệ thống sinh điện MT103 hoặc chứng từ hạch toán nội bộ.

e) Chức danh thực hiện: GDV.

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.
Bước 6: Đồng bộ trạng thái hồ sơ

a) Hành động cụ thể: Cập nhật trạng thái giải ngân từ CBS-T24 về hệ thống quản lý hồ sơ.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Quản lý Giải ngân" → Nhấn nút "Đồng bộ CBS".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Mã giao dịch LD, Ngày giải ngân thực tế.

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ trên LOS-MB chuyển sang "Đã giải ngân".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 7: Thiết lập lịch kiểm tra sau giải ngân

a) Hành động cụ thể: Cài đặt thời hạn phải thực hiện kiểm tra thực tế việc sử dụng vốn theo quy định.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Quản lý Sau vay" → Tab "Lịch kiểm tra" → Nhấn "Tạo mới".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Loại kiểm tra (Kiểm tra mục đích sử dụng vốn), Ngày đến hạn (Tối đa 30 ngày kể từ ngày giải ngân), Người phụ trách.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống tạo cảnh báo (Alert) trên Dashboard của CVKH và TPKH.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 8: Ghi nhận kết quả kiểm tra thực tế

a) Hành động cụ thể: Sau khi đi thực tế, lập báo cáo và cập nhật kết quả lên hệ thống.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Quản lý Sau vay" → Tab "Cập nhật kết quả" → Tải lên BM-TD-040.

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kết luận kiểm tra (Đúng mục đích/Sai mục đích), Đính kèm hình ảnh thực tế hàng hóa/nhà xưởng.

d) Kết quả mong đợi: Hồ sơ hoàn tất chu trình kiểm soát, trạng thái chuyển thành "Đã kiểm tra đúng mục đích".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 02 giờ làm việc sau khi kết thúc chuyến đi thực tế.

CHƯƠNG III

VÍ DỤ MINH HỌA VÀ XỬ LÝ LỖI

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Giải ngân thanh toán tiền mua nguyên vật liệu Khách hàng: Công ty TNHH Sản xuất Nhựa Toàn Cầu. Khoản vay: 5.000.000.000 VNĐ. Mục đích vay: Thanh toán tiền mua hạt nhựa theo Hợp đồng số 12/HĐKT với Công ty CP Hóa chất Miền Nam. Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 0001234 trị giá 5.500.000.000 VNĐ. Thao tác: CVKH kiểm tra hóa đơn hợp lệ. GDV nhập lệnh trên CBS-T24 chuyển thẳng 5.000.000.000 VNĐ vào tài khoản của Công ty CP Hóa chất Miền Nam. Không được phép chuyển tiền vào tài khoản thanh toán của Công ty TNHH Sản xuất Nhựa Toàn Cầu.

Ví dụ 2: Giải ngân bù đắp vốn tự có (Ngoại lệ có điều kiện) Khách hàng: Công ty CP Xây dựng Kiến Trúc Mới. Khoản vay: 2.000.000.000 VNĐ. Mục đích vay: Bù đắp chi phí mua vật liệu xây dựng đã thanh toán trước đó 15 ngày. Chứng từ: Hóa đơn GTGT và Ủy nhiệm chi chứng minh KHDN đã dùng vốn tự có thanh toán cho nhà cung cấp. Thao tác: Do đây là giải ngân bù đắp (đã được phê duyệt trong Tờ trình), GDV được phép nhập lệnh trên CBS-T24 chuyển 2.000.000.000 VNĐ vào tài khoản thanh toán của chính KHDN. CVKH phải đính kèm Ủy nhiệm chi cũ lên LOS-MB tại Bước 1.

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Bắt buộc chuyển khoản trực tiếp cho bên thụ hưởng (bên bán hàng hóa/dịch vụ), trừ các trường hợp ngoại lệ (giải ngân bù đắp, trả lương) đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt rõ trong Tờ trình tín dụng.

b) Mã mục đích sử dụng vốn (Purpose Code) trên CBS-T24 phải khớp đúng 100% với mã ngành nghề/mục đích trên LOS-MB để phục vụ công tác thống kê của Ngân hàng Nhà nước.

c) Hóa đơn GTGT phải được tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế trước khi thực hiện Bước 2. Tuyệt đối không giải ngân đối với hóa đơn bị hủy hoặc không tồn tại.

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

CHƯƠNG IV

HỖ TRỢ VÀ XỬ LÝ NGOẠI LỆ

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. H: Có được phép giải ngân bằng tiền mặt cho KHDN không? Đ: Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, hạn chế tối đa giải ngân bằng tiền mặt. Chỉ áp dụng cho các mục đích thu mua nông sản trực tiếp từ nông dân không có tài khoản ngân hàng, và phải tuân thủ hạn mức tiền mặt theo quy định pháp luật. Phải có phê duyệt của Giám đốc Chi nhánh.

2. H: Nếu hóa đơn bằng ngoại tệ (USD) nhưng giải ngân bằng VNĐ thì xử lý tỷ giá thế nào? Đ: Sử dụng tỷ giá bán chuyển khoản của Ngân hàng TMCP ABC tại thời điểm thực hiện Bước 3 (Khởi tạo giao dịch trên CBS-T24) để quy đổi giá trị hóa đơn ra VNĐ làm căn cứ khống chế số tiền giải ngân.

3. H: Nhà cung cấp thay đổi số tài khoản nhận tiền so với Hợp đồng kinh tế ban đầu thì phải làm sao? Đ: KHDN phải cung cấp Phụ lục hợp đồng kinh tế hoặc Thông báo thay đổi tài khoản có chữ ký, đóng dấu hợp lệ của nhà cung cấp trước khi Ngân hàng thực hiện chuyển tiền.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Về nghiệp vụ tín dụng: Ban Chính sách Tín dụng – Số điện thoại nội bộ: 8111 / Email: chinhsachtindung@abcbank.com.vn.

2. Về hệ thống CNTT (LOS-MB, CBS-T24): Phòng Hỗ trợ Ứng dụng (IT Helpdesk) – Số điện thoại nội bộ: 9999 / Email: ithelpdesk@abcbank.com.vn.

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08:00 đến 17:00 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Hệ thống CBS-T24 gián đoạn không thể hạch toán: - Mô tả: Core Banking bảo trì đột xuất hoặc lỗi diện rộng. - Cách xử lý: Thực hiện phê duyệt hồ sơ giấy (ký tươi trên Giấy đề nghị giải ngân). Ngay khi hệ thống hoạt động trở lại, GDV phải nhập liệu bổ sung trong vòng 01 ngày làm việc. - Đầu mối liên hệ: Giám đốc Chi nhánh phê duyệt ngoại lệ, IT Helpdesk hỗ trợ kỹ thuật.

2. KHDN yêu cầu giải ngân gấp nhưng chưa có hóa đơn GTGT bản gốc/bản điện tử chính thức: - Mô tả: Giao dịch mua bán đang chờ xuất hóa đơn nhưng cần thanh toán ngay để nhận hàng. - Cách xử lý: Chấp nhận giải ngân dựa trên Hợp đồng kinh tế và Đề nghị thanh toán của bên bán. KHDN phải ký cam kết bổ sung hóa đơn GTGT trong vòng 15 ngày làm việc. CVKH thiết lập cảnh báo theo dõi trên LOS-MB. - Đầu mối liên hệ: TPKH phê duyệt ngoại lệ chứng từ.

3. Giải ngân thanh toán nợ vay tại Tổ chức tín dụng khác: - Mô tả: Mục đích vay là cơ cấu lại thời hạn trả nợ (đảo nợ hợp lệ theo quy định). - Cách xử lý: Chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản thu nợ của Tổ chức tín dụng bên kia. Chứng từ là Thông báo nợ/Khế ước nhận nợ của TCTD đó. Không yêu cầu hóa đơn GTGT. - Đầu mối liên hệ: CVKH thực hiện theo hướng dẫn riêng về cho vay trả nợ trước hạn.

CHƯƠNG V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng mã số QC-TD-00

2. Quy định Phê duyệt và giải ngân cho vay KHDN mã số QĐ-TD-005.

3. Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay KHDN mã số QT-TD-005.

4. Biểu mẫu sử dụng: BM-TD-040, BM-TD-041.

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi

Điều 11. GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn Bản