Hướng dẫn HD-TD-2026-014 lập Hợp đồng tín dụng Khách hàng doanh nghiệp

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác lập Hợp đồng tín dụng (sau đây viết tắt là HĐTD) đối với Khách hàng doanh nghiệp (sau đây viết tắt là KHDN) thuộc Bước 3 (Lập và ký kết Hợp đồng tín dụng) trong Quy trình QT-TD-005.

2. Đảm bảo Chuyên viên khách hàng (sau đây viết tắt là CVKH) và các cán bộ tác nghiệp thực hiện việc khởi tạo, nhập liệu và xuất bản HĐTD đúng mẫu biểu, đầy đủ thông tin pháp lý, đồng nhất dữ liệu trên hệ thống LOS-MB và tuân thủ chặt chẽ quyết định phê duyệt tín dụng.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên khách hàng (CVKH), Trưởng phòng khách hàng (TPKH), Giám đốc chi nhánh (GĐCN) và các cán bộ hỗ trợ tín dụng tham gia vào quá trình lập hồ sơ vay vốn.

2. Đơn vị áp dụng: Khối Tín dụng Doanh nghiệp tại Hội sở, các Chi nhánh và Phòng giao dịch trên toàn hệ thống Ngân hàng TMCP ABC.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Áp dụng cho nghiệp vụ cấp tín dụng (cho vay, bảo lãnh, phát hành L/C) đối với KHDN đã có quyết định phê duyệt tín dụng có hiệu lực.

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã: QĐ-TD-005).

3. Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã: QT-TD-005).

4. Biểu mẫu Hợp đồng tín dụng KHDN (Mã: BM-TD-014).

CHƯƠNG II

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CHI TIẾT

Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết trên hệ thống LOS-MB

Bước 1: Truy cập và tìm kiếm hồ sơ tín dụng đã phê duyệt

a) Hành động: Đăng nhập hệ thống, tìm kiếm hồ sơ KHDN đã được cấp thẩm quyền phê duyệt để bắt đầu quy trình lập HĐTD.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Quản lý Hợp đồng" → Tab "Chờ lập Hợp đồng".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Nhập "Mã hồ sơ vay" hoặc "Mã CIF Khách hàng" vào thanh tìm kiếm.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị đúng hồ sơ KHDN với trạng thái "Đã phê duyệt - Chờ lập HĐ".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 2: Khởi tạo Hợp đồng tín dụng mới

a) Hành động: Tạo bản ghi HĐTD mới dựa trên dữ liệu phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: Tại dòng hồ sơ tương ứng trên LOS-MB, nhấn nút "Tạo HĐTD" → Chọn "Template HĐTD KHDN chuẩn (BM-TD-014)".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kiểm tra popup xác nhận "Đồng bộ dữ liệu từ Tờ trình phê duyệt".

d) Kết quả mong đợi: Màn hình chuyển sang giao diện "Chi tiết Hợp đồng tín dụng" với các trường thông tin cơ bản được điền tự động.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 3: Kiểm tra và cập nhật thông tin pháp lý KHDN

a) Hành động: Rà soát thông tin pháp nhân và người đại diện ký kết hợp đồng.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Màn hình "Chi tiết Hợp đồng tín dụng" → Tab "Thông tin Khách hàng".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Tên doanh nghiệp, Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở chính, Họ tên Người đại diện theo pháp luật/Người được ủy quyền, Chức vụ, Số CCCD của người đại diện, Văn bản ủy quyền (nếu có).

d) Kết quả mong đợi: Thông tin pháp lý khớp đúng 100% với Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp mới nhất.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 4: Nhập điều kiện tín dụng cơ bản

a) Hành động: Ghi nhận số tiền, thời hạn và mục đích sử dụng vốn theo đúng phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Điều kiện tín dụng".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Số tiền cấp tín dụng (bằng số và bằng chữ), Thời hạn duy trì hạn mức/Thời hạn vay, Mục đích sử dụng vốn chi tiết, Phương thức giải ngân.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống không báo lỗi vượt hạn mức phê duyệt; số tiền bằng chữ tự động sinh ra khớp với số tiền bằng số.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 5: Thiết lập cấu trúc lãi suất và phí

a) Hành động: Cài đặt các thông số về lãi suất trong hạn, lãi suất quá hạn và các loại phí liên quan.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Lãi suất & Phí".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Loại lãi suất (Cố định/Thả nổi), Lãi suất áp dụng (%/năm), Biên độ cộng thêm (nếu thả nổi), Lãi suất quá hạn (mặc định 150% lãi suất trong hạn), Phí trả nợ trước hạn, Phí cam kết rút vốn.

d) Kết quả mong đợi: Các trường lãi suất và phí được lưu thành công, không vi phạm quy định trần lãi suất của Ngân hàng Nhà nước và quy định nội bộ.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 6: Tích hợp thông tin Tài sản bảo đảm (TSBĐ)

a) Hành động: Liên kết HĐTD với các tài sản bảo đảm đã được định giá và ghi nhận trên hệ thống quản lý tài sản.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Tài sản bảo đảm" → Nhấn "Thêm TSBĐ từ CMS-MB".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Nhập "Mã TSBĐ", kiểm tra Tên tài sản, Chủ sở hữu, Giá trị định giá, Tỷ lệ cho vay trên tài sản (LTV).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống kéo dữ liệu thành công từ CMS-MB, hiển thị danh sách TSBĐ đính kèm HĐTD với tổng giá trị bảo đảm đáp ứng tỷ lệ quy định.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 7: Cập nhật điều kiện tiên quyết và cam kết bổ sung

a) Hành động: Nhập các điều kiện bắt buộc KHDN phải thực hiện trước khi giải ngân hoặc trong suốt thời gian vay.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Điều kiện & Cam kết khác".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Điều kiện tiên quyết trước giải ngân (VD: Bổ sung hóa đơn VAT bản gố, Cam kết duy trì tỷ lệ tài chính, Cam kết chuyển nguồn thu về tài khoản tại ABC.

d) Kết quả mong đợi: Các điều khoản được ghi nhận rõ ràng, đánh số thứ tự tự động để in ra phụ lục hoặc điều khoản bổ sung trong HĐTD.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 8: Kết xuất Hợp đồng, kiểm tra và trình phê duyệt

a) Hành động: Sinh file HĐTD hoàn chỉnh, kiểm tra lỗi chính tả/logic và trình cấp quản lý duyệt bản thảo trước khi in ký.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Nhấn nút "Xem trước HĐTD" → Nhấn "Xuất PDF" → Nhấn "Trình duyệt".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kiểm tra toàn bộ file PDF (đặc biệt là số tiền, lãi suất, thông tin pháp lý). Chọn "Người phê duyệt" là TPKH.

d) Kết quả mong đợi: File PDF được tạo thành công không bị lỗi font. Trạng thái hồ sơ chuyển sang "Chờ TPKH duyệt HĐTD".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 20 phút.

CHƯƠNG III

VÍ DỤ MINH HỌA, LƯU Ý VÀ XỬ LÝ NGOẠI LỆ

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Khách hàng Công ty Cổ phần Xây dựng Hưng Thịnh (Mã CIF: 99887766), do Ông Lê Văn Nam làm Tổng Giám đốc kiêm Người đại diện theo pháp luật. Khoản vay được phê duyệt: 15.000.000.000 VNĐ (Mười lăm tỷ đồng), thời hạn 06 tháng, mục đích bổ sung vốn lưu động thi công dự án KĐT Xanh. Lãi suất thả nổi: Lãi suất cơ sở KHDN kỳ hạn 6 tháng + biên độ 2.5%/năm. TSBĐ là Quyền sử dụng đất tại Quận Hà Đông, định giá 25.000.000.000 VNĐ (Mã TSBĐ: BDS-2026-00123).

Khi thực hiện Bước 6, CVKH nhập mã BDS-2026-00123 vào LOS-MB. Hệ thống tự động tính toán tỷ lệ LTV = 15.000 / 25.000 = 60%. Tỷ lệ này thỏa mãn quy định tối đa 60% đối với Bất động sản thương mại theo quy định của Ngân hàng. CVKH tiếp tục thực hiện Bước 7, ghi nhận điều kiện tiên quyết: "Khách hàng phải cung cấp Hợp đồng thầu phụ bản gốc trước khi giải ngân lần đầu".

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Tuyệt đối không được tự ý chỉnh sửa các điều khoản cứng (template chuẩn) của HĐTD đã được Ban Pháp chế phê duyệt trên hệ thống LOS-MB.

b) Phải kiểm tra kỹ thẩm quyền ký kết của người đại diện KHDN. Nếu là người được ủy quyền, phải nhập chính xác số, ngày, tháng của Văn bản ủy quyền vào Bước 3.

c) Mọi thông số về số tiền, thời hạn, lãi suất trên HĐTD phải khớp đúng 100% với Tờ trình phê duyệt tín dụng cuối cùng có hiệu lực.

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. H: KHDN có nhiều người đại diện theo pháp luật (theo Điều lệ) thì chọn ai để nhập vào HĐTD?
Đ: CVKH nhập thông tin của người đại diện được giao thẩm quyền ký kết HĐTD theo nội dung Biên bản họp/Nghị quyết của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên KHDN cung cấp.

2. H: Đối với khoản vay hợp vốn, KHDN yêu cầu sử dụng mẫu HĐTD riêng của họ thì xử lý trên LOS-MB như thế nào?
Đ: Trường hợp này thuộc ngoại lệ. CVKH chọn loại "HĐTD Phi tiêu chuẩn" trên LOS-MB, upload file Word dự thảo của KH để trình Ban Pháp chế thẩm định. Không dùng template tự động.

3. H: Làm thế nào để thêm một điều khoản cam kết đặc thù không có sẵn trong danh sách dropdown của Bước 7?
Đ: Tại Tab "Điều kiện & Cam kết khác", CVKH chọn mục "Cam kết khác (Nhập text tự do)" và gõ chính xác nội dung cam kết theo đúng wording trong Tờ trình phê duyệt.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Về vướng mắc nghiệp vụ tín dụng và biểu mẫu: Liên hệ Phòng Chính sách Tín dụng (Khối Quản lý Rủi ro) – Số nội bộ: 8101 / Email: cstd@abc.com.vn.

2. Về lỗi hệ thống LOS-MB: Liên hệ Helpdesk CNTT – Số nội bộ: 9999 / Email: ithelpdesk@abc.com.vn.

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08h00 đến 17h30 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Hệ thống LOS-MB gặp sự cố không thể xuất file PDF HĐTD: CVKH báo cáo TPKH, được phép sử dụng bản Word mẫu chuẩn (BM-TD-014) lưu tại thư mục dùng chung của Khối TDDN để điền tay, in trình ký giấy. Sau khi hệ thống phục hồi, CVKH phải nhập liệu lại và upload bản scan HĐTD đã ký lên LOS-MB trong vòng 24 giờ.

2. KHDN thay đổi Người đại diện pháp luật ngay trước thời điểm ký HĐTD: CVKH không được dùng bút xóa sửa trên bản in. Phải thực hiện hủy bản ghi HĐTD hiện tại, cập nhật lại hồ sơ pháp lý (ĐKKD mới) trên hệ thống và thực hiện lại từ Bước 2 để xuất bản HĐTD mới.

3. Khoản vay có cấu trúc lãi suất phức tạp (nhiều bậc thang) hệ thống không hỗ trợ nhập liệu: CVKH nhập mức lãi suất áp dụng cho kỳ đầu tiên vào hệ thống, đồng thời ghi rõ tại phần Ghi chú: "Chi tiết cấu trúc lãi suất áp dụng theo Phụ lục đính kèm HĐTD". CVKH lập Phụ lục lãi suất bản cứng trình ký kèm theo HĐTD.

CHƯƠNG IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã: QĐ-TD-005).

3. Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã: QT-TD-005).

4. Biểu mẫu sử dụng: BM-TD-014 (Mẫu Hợp đồng tín dụng KHDN chuẩn).

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi

Điều 11. GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn Bản