Hướng dẫn HD-TD-2026-013 trình phê duyệt cho vay Khách hàng doanh nghiệp theo hạn mức

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác thuộc bước "Trình phê duyệt hồ sơ tín dụng" trong Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã số: QT-TD-2026-005).

2. Bảo đảm cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất các bước nhập liệu, kiểm tra và luân chuyển hồ sơ trên hệ thống LOS-MB, giảm thiểu rủi ro tác nghiệp và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên Khách hàng, Trưởng phòng Khách hàng, Giám đốc Chi nhánh, Chuyên viên Thẩm định và các cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng.

2. Đơn vị áp dụng: Khối Tín dụng Doanh nghiệp, Khối Quản lý Rủi ro và toàn bộ các Chi nhánh, Phòng giao dịch trên toàn hệ thống Ngân hàng TMCP ABC Việt Nam.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Trình phê duyệt cấp giới hạn tín dụng, cấp hạn mức tín dụng ngắn hạn, trung dài hạn đối với Khách hàng doanh nghiệp.

Điều 3. Giải thích từ ngữ và viết tắt

1. KHDN: Khách hàng doanh nghiệp.

2. CVKH: Chuyên viên Khách hàng.

3. TPKH: Trưởng phòng Khách hàng.

4. GĐCN: Giám đốc Chi nhánh.

5. HĐTD: Hội đồng Tín dụng.

6. LOS-MB: Hệ thống khởi tạo và quản lý hồ sơ vay (Loan Origination System).

7. CMS-MB: Hệ thống quản lý tài sản bảo đảm (Collateral Management System).

8. BCTĐ: Báo cáo thẩm định.

9. TSBĐ: Tài sản bảo đảm.

CHƯƠNG II

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CHI TIẾT TRÊN HỆ THỐNG

Điều 4. Trình tự thao tác trên hệ thống LOS-MB

Bước 1: Tạo mới Tờ trình phê duyệt tín dụng

a) Hành động: Khởi tạo luồng trình duyệt dựa trên BCTĐ đã hoàn thiện.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Quản lý Hồ sơ KHDN" → Tab "Trình phê duyệt" → Nhấn nút "Tạo Tờ trình mới".

c) Trường thông tin: Chọn Mã Khách hàng (CIF), Hệ thống tự động đẩy dữ liệu từ BCTĐ sang Tờ trình. Điền bổ sung trường "Cấp phê duyệt đề xuất" (Cấp 3 - GĐCN, Cấp 4 - HĐTD Cơ sở, hoặc Cấp 5 - HĐTD TW).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh mã Tờ trình định dạng `TT-DN-[Năm]-[Số thứ tự]`, trạng thái hồ sơ chuyển thành "Đang soạn thảo".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.
Bước 2: Nhập liệu cấu trúc hạn mức đề xuất

a) Hành động: Khai báo chi tiết các tiểu hạn mức cấu thành tổng hạn mức tín dụng.

b) Hệ thống/Màn hình: Tại màn hình Tờ trình → Tab "Cấu trúc Hạn mức" → Nhấn "Thêm dòng".

c) Trường thông tin: Điền các trường: Loại sản phẩm (Cho vay vốn lưu động, Bảo lãnh, L/C), Số tiền đề xuất, Thời hạn duy trì hạn mức (tối đa 12 tháng), Mục đích sử dụng vốn chi tiết.

d) Kết quả mong đợi: Tổng các tiểu hạn mức khớp đúng với Tổng hạn mức đề xuất. Hệ thống không báo lỗi vượt tỷ lệ cấu trúc vốn.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 45 phút.
Bước 3: Liên kết thông tin Tài sản bảo đảm

a) Hành động: Gắn mã TSBĐ đã được định giá từ hệ thống CMS-MB vào Tờ trình.

b) Hệ thống/Màn hình: Tab "Tài sản bảo đảm" → Nhấn "Đồng bộ từ CMS-MB".

c) Trường thông tin: Nhập Mã tài sản (Ví dụ: TS-2026-00123). Hệ thống tự động hiển thị: Loại tài sản, Giá trị định giá, Tỷ lệ LTV tối đa theo quy định.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống tính toán tự động Giá trị bảo đảm cho khoản vay. Nếu LTV vượt quy định (ví dụ BĐS thương mại vượt 60%), hệ thống cảnh báo chữ đỏ "Vượt tỷ lệ LTV".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 4: Thiết lập điều kiện tín dụng và điều kiện tiên quyết

a) Hành động: Ghi nhận các điều kiện bắt buộc KHDN phải tuân thủ trước và sau giải ngân.

b) Hệ thống/Màn hình: Tab "Điều kiện tín dụng" → Chọn từ danh mục "Thư viện điều kiện".

c) Trường thông tin: Chọn các mã điều kiện: ĐK-01 (Bổ sung bản gốc hồ sơ pháp lý), ĐK-05 (Duy trì tỷ lệ vốn tự có tham gia tối thiểu 30%), ĐK-08 (Mua bảo hiểm cháy nổ cho TSBĐ).

d) Kết quả mong đợi: Các điều kiện được lưu thành danh sách checklist. Trạng thái lưu thành công.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.
Bước 5: Đính kèm hồ sơ và Trình kiểm soát

a) Hành động: Tải lên các tài liệu chứng minh và chuyển hồ sơ cho TPKH.

b) Hệ thống/Màn hình: Tab "Tài liệu đính kèm" → Upload file → Nhấn nút "Trình duyệt".

c) Trường thông tin: Đính kèm BCTĐ (PDF có chữ ký nháy), Báo cáo tài chính, Hồ sơ pháp lý. Ghi chú trình duyệt: "Kính trình TPKH xem xét hạn mức 15 tỷ cho Công ty ABC".

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển sang "Chờ TPKH kiểm soát". Hệ thống gửi email/SMS thông báo cho TPKH.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 6: Trưởng phòng Khách hàng kiểm soát hồ sơ

a) Hành động: TPKH rà soát tính hợp lệ, hợp pháp và hiệu quả của đề xuất.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Menu "Việc cần làm" → Chọn hồ sơ → Tab "Ý kiến kiểm soát".

c) Trường thông tin: Nhập "Ý kiến của TPKH" (Đồng ý/Từ chối/Yêu cầu làm rõ). Nếu đồng ý, chọn "Đồng ý trình Cấp phê duyệt".

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển sang "Chờ Cấp có thẩm quyền phê duyệt".

e) Chức danh thực hiện: TPKH.

f) Thời hạn: Tối đa 04 giờ làm việc kể từ khi nhận hồ sơ.
Bước 7: Phân luồng thẩm quyền phê duyệt tự động

a) Hành động: Hệ thống tự động định tuyến hồ sơ đến đúng cấp phê duyệt dựa trên ma trận thẩm quyền.

b) Hệ thống/Màn hình: Chạy ngầm trên LOS-MB.

c) Trường thông tin: Hệ thống đối chiếu Tổng hạn mức đề xuất với Thẩm quyền (Cấp 3: ≤ 10 tỷ; Cấp 4: ≤ 50 tỷ; Cấp 5: > 50 tỷ).

d) Kết quả mong đợi: Hồ sơ xuất hiện trong khay công việc của đúng người/hội đồng có thẩm quyền.

e) Chức danh thực hiện: Hệ thống LOS-MB.

f) Thời hạn: Tức thì (Real-time).
Bước 8: Cấp có thẩm quyền ra quyết định phê duyệt

a) Hành động: Người có thẩm quyền (hoặc Thư ký HĐTD) ghi nhận kết quả phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Menu "Phê duyệt tín dụng" → Nhấn nút "Phê duyệt" hoặc "Từ chối".

c) Trường thông tin: Nhập ý kiến phê duyệt, điều chỉnh lại hạn mức/lãi suất (nếu có thay đổi so với đề xuất).

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển thành "Đã phê duyệt". Hệ thống tự động sinh Nghị quyết/Quyết định tín dụng định dạng PDF.

e) Chức danh thực hiện: GĐCN / Chủ tịch HĐTD.

f) Thời hạn: Tối đa 08 giờ làm việc.
Bước 9: Ký số và ban hành Quyết định tín dụng

a) Hành động: Áp dụng chữ ký số nội bộ lên văn bản phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Văn bản phát hành" → Nhấn "Ký số CA".

c) Trường thông tin: Nhập mã PIN Token CA của người phê duyệt.

d) Kết quả mong đợi: Quyết định tín dụng có mộc điện tử hợp lệ, sẵn sàng chuyển sang bước soạn thảo Hợp đồng tín dụng.

e) Chức danh thực hiện: GĐCN / Chủ tịch HĐTD.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.

CHƯƠNG III

VÍ DỤ MINH HỌA VÀ XỬ LÝ NGOẠI LỆ

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Phê duyệt trong thẩm quyền Giám đốc Chi nhánh

Khách hàng: Công ty Cổ phần Thương mại XNK Alpha (Mã CIF: 99887766). Đề xuất cấp hạn mức vốn lưu động 8.000.000.000 VNĐ. TSBĐ là Bất động sản thương mại tại Quận 1, TP.HCM, giá trị định giá trên CMS-MB là 15.000.000.000 VNĐ. Tỷ lệ LTV = 8/15 = 53,3% (Thỏa mãn điều kiện ≤ 60% đối với BĐS thương mại). Do tổng hạn mức 8 tỷ VNĐ ≤ 10 tỷ VNĐ, tại Bước 7, hệ thống LOS-MB tự động phân luồng hồ sơ vào khay công việc của GĐCN để phê duyệt (Thẩm quyền Cấp 3).

Ví dụ 2: Phê duyệt vượt thẩm quyền Chi nhánh

Khách hàng: Công ty TNHH Sản xuất Beta. Đề xuất cấp hạn mức 25.000.000.000 VNĐ. TSBĐ là Máy móc thiết bị, giá trị định giá 60.000.000.000 VNĐ. Tỷ lệ LTV = 41,6% (Thỏa mãn điều kiện ≤ 50%). Tuy nhiên, hạn mức 25 tỷ VNĐ vượt thẩm quyền của GĐCN (10 tỷ VNĐ). Tại Bước 6, sau khi TPKH đồng ý, GĐCN phải vào hệ thống nhấn nút "Đồng ý trình Hội sở". Tại Bước 7, hệ thống định tuyến hồ sơ lên HĐTD Cơ sở (Thẩm quyền Cấp 4) để phê duyệt.

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) CVKH phải đảm bảo mã TSBĐ nhập trên LOS-MB khớp hoàn toàn với mã tài sản đã được phê duyệt trên hệ thống CMS-MB. Nếu sai lệch, hệ thống sẽ chặn không cho trình duyệt.

b) Đối với các khoản vay có lãi suất ngoại lệ (thấp hơn biểu lãi suất sàn), CVKH bắt buộc phải tick chọn "Trình ngoại lệ lãi suất" tại Bước 2 để hệ thống định tuyến thêm luồng qua Ban Chính sách Tín dụng.

c) Chữ ký số CA phải còn hiệu lực. GĐCN có trách nhiệm kiểm tra hạn chứng thư số của mình trước khi thực hiện Bước 9.

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. Hỏi: Nếu TPKH từ chối hồ sơ tại Bước 6, CVKH có phải tạo lại Tờ trình từ đầu không?
Đáp: Không. Hồ sơ sẽ được trả về trạng thái "Đang soạn thảo". CVKH chỉ cần vào Tab "Ý kiến kiểm soát" đọc lý do từ chối, chỉnh sửa trực tiếp trên Tờ trình hiện tại và nhấn "Trình duyệt" lại.

2. Hỏi: Có thể trình phê duyệt khi TSBĐ đang trong quá trình định giá trên CMS-MB chưa hoàn tất không?
Đáp: Không được phép. Theo quy định, TSBĐ phải có trạng thái "Đã phê duyệt định giá" trên CMS-MB thì LOS-MB mới cho phép đồng bộ dữ liệu tại Bước 3.

3. Hỏi: Trường hợp GĐCN đi công tác không mang theo USB Token thì xử lý thế nào?
Đáp: GĐCN phải thực hiện chức năng "Ủy quyền phê duyệt" trên hệ thống LOS-MB cho Phó Giám đốc Chi nhánh trước khi đi công tác. Người được ủy quyền sẽ dùng tài khoản và Token của mình để duyệt.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Về vướng mắc nghiệp vụ tín dụng: Liên hệ Ban Chính sách Tín dụng (Khối Quản lý Rủi ro) – Số điện thoại nội bộ: 8111 / Email: cstd@abcbank.com.vn.

2. Về lỗi hệ thống LOS-MB: Liên hệ Helpdesk Khối CNTT – Số điện thoại nội bộ: 9999 / Email: ithelpdesk@abcbank.com.vn.

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08h00 đến 17h30 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Hệ thống LOS-MB gặp sự cố gián đoạn toàn hệ thống: CVKH lập Tờ trình bản giấy (theo mẫu BM-TD-015), ký nháy và trình TPKH, GĐCN ký duyệt trực tiếp (mộc ướt). Ngay sau khi hệ thống hoạt động trở lại, CVKH phải nhập liệu toàn bộ thông tin và đính kèm bản scan Tờ trình giấy lên LOS-MB trong vòng 01 ngày làm việc.

2. Khách hàng có nhu cầu giải ngân khẩn cấp nhưng Cấp phê duyệt đang họp: GĐCN có thể xem xét hồ sơ qua email nội bộ và phản hồi "Đồng ý phê duyệt". CVKH dùng email này làm căn cứ in Quyết định tạm thời. Tuy nhiên, GĐCN phải hoàn tất thao tác phê duyệt chính thức trên LOS-MB trong vòng 24 giờ.

3. Đề xuất cấp tín dụng không có TSBĐ (Tín chấp): Tại Bước 3, CVKH tick chọn "Cho vay không có TSBĐ". Hệ thống sẽ tự động yêu cầu đính kèm "Tờ trình phê duyệt ngoại lệ rủi ro" và bắt buộc luồng phê duyệt phải từ Cấp 4 (HĐTD Cơ sở) trở lên, bất kể số tiền vay là bao nhiêu.

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-2026-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã: QĐ-TD-2026-005).

3. Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã: QT-TD-2026-005).

4. Các biểu mẫu sử dụng: BM-TD-015 (Tờ trình phê duyệt tín dụng KHDN), BM-TD-016 (Báo cáo thẩm định KHDN).

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi