Hướng dẫn HD-TD-2026-010 kiểm tra hồ sơ pháp lý Khách hàng doanh nghiệp

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này hướng dẫn chi tiết thao tác tiếp nhận, kiểm tra và nhập liệu hồ sơ pháp lý của Khách hàng doanh nghiệp thuộc Bước 1 (Tiếp nhận và kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ) trong Quy trình QT-TD-2026-004.

2. Đảm bảo cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất các bước kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ trên hệ thống LOS-MB, giảm thiểu rủi ro pháp lý trong hoạt động cấp tín dụng.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên khách hàng (CVKH), Chuyên viên thẩm định (CVTĐ), Trưởng phòng khách hàng (TPKH).

2. Đơn vị áp dụng: Các Chi nhánh, Phòng giao dịch và Khối Tín dụng Doanh nghiệp trên toàn hệ thống Ngân hàng TMCP ABC.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Thẩm định cấp giới hạn tín dụng mới, cấp tín dụng từng lần và gia hạn hạn mức đối với Khách hàng doanh nghiệp (KHDN).

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã số: QC-TD-2026-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã số: QĐ-TD-2026-004).

3. Quy trình Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã số: QT-TD-2026-004).

4. Biểu mẫu liên quan: BM-TD-010 (Danh mục hồ sơ pháp lý KHDN), BM-TD-011 (Biên bản giao nhận hồ sơ).

Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1: Khởi tạo hồ sơ Khách hàng doanh nghiệp trên hệ thống

a) Hành động: Đăng nhập hệ thống và khởi tạo hồ sơ vay mới cho KHDN bằng cách nhập Mã số thuế để kiểm tra trùng lặp.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Hồ sơ vay" → Tab "Khách hàng Doanh nghiệp" → Nhấn nút "Tạo mới".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Điền các trường: Mã số thuế, Tên doanh nghiệp (viết hoa có dấu theo đúng ĐKKD).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị trạng thái "Đã tiếp nhận" và tự động sinh mã hồ sơ (Định dạng: DN-2026-XXXX).

e) Chức danh thực hiện: Chuyên viên khách hàng (CVKH).

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 2: Nhập thông tin Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh (ĐKKD)

a) Hành động: Trích xuất thông tin từ bản cứng/bản scan ĐKKD do khách hàng cung cấp để nhập vào hệ thống.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Màn hình chi tiết hồ sơ → Tab "Pháp lý" → Phân hệ "Đăng ký kinh doanh".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Số ĐKKD, Ngày cấp lần đầu, Ngày đăng ký thay đổi lần gần nhất, Nơi cấp, Vốn điều lệ (VNĐ), Địa chỉ trụ sở chính.

d) Kết quả mong đợi: Các trường thông tin được điền đầy đủ, không báo lỗi định dạng số tiền. Trạng thái phân hệ chuyển sang "Đã lưu ĐKKD".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 3: Tải lên (Upload) tài liệu chứng minh pháp lý

a) Hành động: Đính kèm bản scan màu các giấy tờ pháp lý gốc của doanh nghiệp vào hồ sơ điện tử.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Tài liệu đính kèm" → Nhấn nút "Thêm tài liệu" → Chọn thư mục "Hồ sơ pháp lý".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Chọn loại tài liệu "Giấy chứng nhận ĐKKD", "Giấy phép thành lập" (nếu có). Tải file định dạng PDF.

d) Kết quả mong đợi: File tải lên thành công, dung lượng dưới 10MB. Hệ thống hiển thị preview (xem trước) rõ nét, không bị mờ chữ.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 4: Cập nhật thông tin Người đại diện theo pháp luật

a) Hành động: Nhập thông tin cá nhân của người có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp ký kết Hợp đồng tín dụng.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Pháp lý" → Phân hệ "Người đại diện".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Họ và tên, Số CCCD/Hộ chiếu, Ngày cấp, Nơi cấp, Chức danh (Giám đốc/Tổng Giám đốc/Chủ tịch HĐQT), Địa chỉ thường trú.

d) Kết quả mong đợi: Lưu thành công thông tin Người đại diện. Hệ thống tự động đối chiếu định dạng 12 số của CCCD hợp lệ.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 5: Kiểm tra và nhập thông tin Điều lệ công ty

a) Hành động: Đọc rà soát Điều lệ công ty để xác định thẩm quyền vay vốn, tỷ lệ biểu quyết thông qua quyết định vay vốn.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Pháp lý" → Phân hệ "Điều lệ & Thẩm quyền".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Ngày ban hành Điều lệ, Tỷ lệ biểu quyết tối thiểu để thông qua khoản vay (%), Cơ quan có thẩm quyền phê duyệt khoản vay (Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống ghi nhận thông tin Điều lệ. Cảnh báo đỏ nếu tỷ lệ biểu quyết nhập vào dưới 51% (cần rà soát lại theo Luật Doanh nghiệp).

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.
Bước 6: Cập nhật danh sách Cổ đông/Thành viên góp vốn

a) Hành động: Nhập danh sách các cá nhân/tổ chức sở hữu vốn điều lệ của doanh nghiệp (đặc biệt là cổ đông sở hữu từ 5% trở lên).

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Pháp lý" → Phân hệ "Cơ cấu vốn".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Tên cổ đông/thành viên, Số CCCD/Mã số thuế, Số vốn góp (VNĐ), Tỷ lệ sở hữu (%).

d) Kết quả mong đợi: Tổng tỷ lệ sở hữu của các cổ đông được nhập phải bằng 100% (đối với Công ty TNHH) hoặc khớp với số liệu thực tế (đối với Công ty Cổ phần đại chúng).

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 20 phút.
Bước 7: Tra cứu và đồng bộ dữ liệu Cổng thông tin quốc gia

a) Hành động: Đối chiếu chéo thông tin khách hàng cung cấp với cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Tích hợp" → Nhấn nút "Đồng bộ Cổng thông tin QG".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kiểm tra kết quả trả về: Tình trạng hoạt động (Đang hoạt động/Tạm ngừng/Giải thể), Khớp đúng Vốn điều lệ, Khớp đúng Người đại diện.

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái trả về "Khớp đúng" (màu xanh). Nếu có sai lệch, hệ thống bôi đỏ trường thông tin tương ứng.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 8: Hoàn tất và chuyển bước thẩm định tài chính

a) Hành động: Xác nhận hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ pháp lý và chuyển hồ sơ sang bước tiếp theo trong quy trình.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Màn hình tổng quan hồ sơ → Nhấn nút "Hoàn thành Pháp lý".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Nhập "Ghi chú kiểm tra pháp lý" (nếu có các điểm cần lưu ý cho bộ phận Thẩm định).

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển từ "Đã tiếp nhận" sang "Đang thẩm định tài chính". Hệ thống gửi thông báo (notification) cho TPKH.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Khách hàng là Công ty Cổ phần Xây dựng Hưng Thịnh, Mã số thuế 0101234567. CVKH tiếp nhận Giấy chứng nhận ĐKKD thay đổi lần 5 ngày 10/05/2026. Vốn điều lệ ghi nhận là 50.000.000.000 VNĐ. Người đại diện theo pháp luật là ông Lê Văn Nam, chức vụ Tổng Giám đốc.

Khi thực hiện Bước 7 (Đồng bộ Cổng thông tin QG), hệ thống LOS-MB báo đỏ tại trường "Người đại diện theo pháp luật" do trên Cổng thông tin quốc gia, người đại diện vẫn là ông Trần Văn Bắc (Giám đốc cũ).

→ Xử lý: CVKH yêu cầu Công ty Hưng Thịnh cung cấp tài liệu chứng minh đã nộp hồ sơ cập nhật thông tin lên Sở Kế hoạch và Đầu tư, đồng thời tạm dừng chuyển bước hồ sơ cho đến khi Cổng thông tin quốc gia cập nhật khớp đúng với ĐKKD bản cứng.

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Bản scan tài liệu đính kèm lên LOS-MB bắt buộc phải là bản scan màu từ bản gốc hoặc bản sao y công chứng còn hiệu lực (không quá 06 tháng kể từ ngày công chứng).

b) Đối với Công ty Cổ phần, CVKH phải đặc biệt lưu ý kiểm tra thẩm quyền phê duyệt khoản vay tại Điều lệ công ty để xác định cần thu thập Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hay chỉ cần Nghị quyết của Hội đồng quản trị.

c) Phải kiểm tra tính hợp lệ, thời hạn sử dụng của CCCD/Hộ chiếu của Người đại diện theo pháp luật và Kế toán trưởng (nếu có).

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. H: Doanh nghiệp mới thay đổi ĐKKD nhưng Sở KH&ĐT chưa cấp bản cứng, chỉ có giấy hẹn thì có được nhập liệu lên LOS-MB không?
Đ: Không được phép. CVKH phải chờ khách hàng cung cấp bản gốc ĐKKD mới hoặc bản điện tử có chữ ký số hợp lệ của cơ quan nhà nước mới được tiến hành nhập liệu và thẩm định.

2. H: Người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho Phó Giám đốc ký hồ sơ vay vốn thì nhập thông tin thế nào?
Đ: Tại Bước 4, CVKH vẫn nhập thông tin Người đại diện theo pháp luật. Sau đó, truy cập Tab "Pháp lý" → Phân hệ "Ủy quyền", nhập thông tin của Phó Giám đốc và đính kèm bản scan Giấy ủy quyền hợp lệ.

3. H: File scan Điều lệ công ty quá nặng (trên 10MB), hệ thống LOS-MB từ chối tải lên thì làm thế nào?
Đ: CVKH sử dụng phần mềm nén file PDF để giảm dung lượng xuống dưới 10MB, hoặc chia nhỏ thành 2 file (Dieu_le_P1.pdf và Dieu_le_P2.pdf) và tải lên lần lượt.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Về vướng mắc nghiệp vụ pháp lý: Liên hệ Phòng Pháp chế Hội sở – Số điện thoại: 024.7300.8888 (máy lẻ 105) / Email: phapche_hoiso@abcbank.com.vn.

2. Về lỗi hệ thống LOS-MB: Liên hệ Ban Công nghệ thông tin (Helpdesk) – Số điện thoại: 024.7300.8888 (máy lẻ 999) / Email: it_helpdesk@abcbank.com.vn.

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08h00 đến 17h00 các ngày làm việc trong tuần (từ Thứ Hai đến Thứ Sáu).

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Trường hợp Giấy tờ pháp lý bản gốc bị mờ, rách nát không thể đọc rõ thông tin:
- Cách xử lý: CVKH yêu cầu Khách hàng cung cấp bản sao trích lục từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong thời gian chờ đợi, nếu cần xử lý gấp, CVKH trình TPKH phê duyệt ngoại lệ tạm thời trên LOS-MB để đi tiếp quy trình, nhưng phải bổ sung trước khi giải ngân.
- Đầu mối liên hệ: Trưởng phòng Khách hàng (phê duyệt ngoại lệ).

2. Trường hợp hệ thống LOS-MB bảo trì hoặc gián đoạn dịch vụ quá 04 giờ làm việc:
- Cách xử lý: CVKH thực hiện lập Tờ trình kiểm tra pháp lý bản cứng (file Word theo mẫu BM-TD-010), trình ký tay các cấp. Ngay sau khi hệ thống LOS-MB hoạt động trở lại, CVKH có trách nhiệm nhập liệu hồi tố toàn bộ thông tin.
- Đầu mối liên hệ: Ban Công nghệ thông tin (xác nhận tình trạng hệ thống).

3. Trường hợp Cổ đông lớn là tổ chức nước ngoài không có Giấy chứng nhận ĐKKD tại Việt Nam:
- Cách xử lý: CVKH thu thập Giấy chứng nhận thành lập (hoặc tài liệu tương đương) của tổ chức nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để đính kèm lên hệ thống.
- Đầu mối liên hệ: Phòng Pháp chế (để thẩm định tính hợp lệ của tài liệu nước ngoài).

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã số: QC-TD-2026-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã số: QĐ-TD-2026-004).

3. Quy trình Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ cho vay Khách hàng doanh nghiệp (Mã số: QT-TD-2026-004).

4. Biểu mẫu sử dụng: BM-TD-010 (Danh mục hồ sơ pháp lý KHDN), BM-TD-011 (Biên bản giao nhận hồ sơ).

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi

Điều 11. GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn Bình