Hướng dẫn HD-TD-2026-006 thực hiện giải ngân cho vay Khách hàng cá nhân

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác thực hiện giải ngân trên hệ thống thuộc Bước 6 - Thực hiện giải ngân trong Quy trình QT-TD-002.

2. Bảo đảm cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất các bước hạch toán, ghi nhận dư nợ và chuyển tiền trên hệ thống LOS-MB và CBS-T24, tuân thủ chặt chẽ các điều kiện phê duyệt tín dụng.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên Khách hàng (CVKH), Trưởng phòng Khách hàng (TPKH), Giao dịch viên (GDV), Kiểm soát viên (KSV).

2. Đơn vị áp dụng: Các Chi nhánh, Phòng giao dịch thuộc hệ thống Ngân hàng TMCP ABC Việt Nam.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Giải ngân các khoản cấp tín dụng đối với Khách hàng cá nhân (KHCN).

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QĐ-TD-001).

3. Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QT-TD-002).

4. Biểu mẫu liên quan: Khế ước nhận nợ (BM-TD-015), Lệnh giải ngân (BM-TD-016).

Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1. Tiếp nhận và kiểm tra điều kiện giải ngân

a) Hành động: Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ giải ngân bản cứng và đối chiếu với điều kiện phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Quản lý giải ngân" → Tab "Chờ giải ngân" → Chọn hồ sơ KH.

c) Trường thông tin cần kiểm tra: Mã hồ sơ, Tên KH, Số tiền phê duyệt, Điều kiện tiên quyết trước khi giải ngân (đã hoàn tất đăng ký GDBĐ, đã nộp vốn tự có).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị trạng thái "Đủ điều kiện lập lệnh".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.
Bước 2. Lập Lệnh giải ngân và Khế ước nhận nợ

a) Hành động: Nhập thông tin chi tiết của đợt giải ngân để hệ thống sinh Khế ước nhận nợ.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Màn hình "Chi tiết hồ sơ" → Nhấn nút "Tạo Lệnh giải ngân".

c) Trường thông tin cần điền: Số tiền giải ngân đợt này, Ngày giải ngân, Ngày đến hạn, Lãi suất áp dụng, Tài khoản thụ hưởng (Tên chủ TK, Số TK, Ngân hàng nhận), Nội dung chuyển tiền.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh mã Lệnh giải ngân (VD: LGN-2606-001) và tự động xuất file PDF Khế ước nhận nợ (BM-TD-015).

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 3. Trình phê duyệt Lệnh giải ngân

a) Hành động: Gửi yêu cầu phê duyệt Lệnh giải ngân lên cấp quản lý sau khi KH đã ký hồ sơ bản cứng.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Màn hình "Lệnh giải ngân" → Nhấn nút "Trình duyệt".

c) Trường thông tin cần điền: Tải lên bản scan Khế ước nhận nợ đã có chữ ký KH; Nhập "Ý kiến trình duyệt".

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái Lệnh chuyển sang "Chờ TPKH duyệt".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 4. Phê duyệt Lệnh giải ngân trên LOS-MB

a) Hành động: Kiểm tra đối chiếu chứng từ scan và thông tin nhập liệu, thực hiện phê duyệt để đồng bộ dữ liệu sang Core Banking.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Menu "Phê duyệt giải ngân" → Nhấn nút "Đồng ý".

c) Trường thông tin cần kiểm tra: Tính hợp lệ của chữ ký KH, sự khớp đúng giữa số tiền/TK thụ hưởng trên LOS và chứng từ.

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái chuyển thành "Đã duyệt - Chờ hạch toán". Hệ thống tự động đẩy API dữ liệu sang CBS-T24.

e) Chức danh thực hiện: TPKH hoặc GĐCN (theo phân quyền).

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.
Bước 5. Tiếp nhận dữ liệu giải ngân tại Quầy

a) Hành động: Kéo dữ liệu đã được duyệt từ LOS-MB về màn hình giao dịch của Teller.

b) Hệ thống/Màn hình: CBS-T24 → Menu "Teller Menu" → "Loan Disbursement (LOS Integration)".

c) Trường thông tin cần điền: Nhập Mã Lệnh giải ngân (LGN-...) vào trường "Reference ID" → Nhấn Enter.

d) Kết quả mong đợi: Màn hình CBS-T24 tự động điền đầy đủ thông tin khoản vay (Customer ID, Amount, Value Date).

e) Chức danh thực hiện: GDV.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 6. Tạo hợp đồng vay (LD) trên Core Banking

a) Hành động: Thực thi lệnh tạo hợp đồng vay (Loan and Deposit) để ghi nhận dư nợ cho KH.

b) Hệ thống/Màn hình: CBS-T24 → Màn hình "LD Creation" → Nhấn "Commit" (F5).

c) Trường thông tin cần kiểm tra: Drawdown Account (TK giải ngân), Principal Amount, Interest Rate.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh mã hợp đồng LD (VD: LD261620001) ở trạng thái "INAU" (Input Unauthorise.

e) Chức danh thực hiện: GDV.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 7. Hạch toán chuyển tiền cho bên thụ hưởng

a) Hành động: Lập lệnh chuyển tiền từ tài khoản giải ngân của KH sang tài khoản của bên thụ hưởng (bên bán nhà, đại lý xe...).

b) Hệ thống/Màn hình: CBS-T24 → Menu "Funds Transfer" → "Disbursement Transfer".

c) Trường thông tin cần điền: Debit Account (TK thanh toán của KH), Credit Account (TK thụ hưởng), Amount, Payment Details.

d) Kết quả mong đợi: Sinh mã giao dịch FT (VD: FT261620099) ở trạng thái "INAU".

e) Chức danh thực hiện: GDV.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 8. Kiểm soát và duyệt hạch toán giải ngân

a) Hành động: Kiểm tra toàn bộ bút toán LD và FT, thực hiện duyệt cuối cùng để tiền nổi có trong TK thụ hưởng.

b) Hệ thống/Màn hình: CBS-T24 → Menu "Authorise/Delete" → Chọn mã LD và FT tương ứng.

c) Trường thông tin cần kiểm tra: Đối chiếu chứng từ gốc (Lệnh giải ngân có chữ ký TPKH) với dữ liệu trên màn hình Authorise.

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái giao dịch chuyển sang "AUTH" (Authorise. Dư nợ KH tăng, tiền được chuyển thành công đến TK thụ hưởng. Tin nhắn SMS báo biến động số dư được gửi cho KH.

e) Chức danh thực hiện: KSV.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Giải ngân cho vay mua ô tô (Chuyển khoản trực tiếp cho Đại lý)

Khách hàng Lê Văn Nam được phê duyệt vay 800.000.000 VNĐ mua ô tô. Điều kiện giải ngân: Có Giấy hẹn trả kết quả đăng ký xe. CVKH kiểm tra Giấy hẹn hợp lệ, nhập LOS-MB tạo Lệnh giải ngân 800.000.000 VNĐ. Tài khoản thụ hưởng: Công ty TNHH Ô tô Toàn Cầu (Số TK: 123456789 tại Ngân hàng ABC). Sau khi TPKH duyệt trên LOS-MB, GDV kéo dữ liệu vào CBS-T24, tạo mã LD261620123. GDV tiếp tục tạo lệnh FT chuyển 800.000.000 VNĐ từ TK thanh toán của ông Nam sang TK của Công ty Ô tô Toàn Cầu. KSV duyệt lệnh, giao dịch hoàn tất.

Ví dụ 2: Giải ngân cho vay xây sửa nhà (Giải ngân theo tiến độ)

Khách hàng Trần Thị Mai vay 1.000.000.000 VNĐ để xây nhà. Hợp đồng quy định giải ngân làm 3 đợt. Đợt 1 giải ngân 300.000.000 VNĐ sau khi xong móng. CVKH thu thập biên bản nghiệm thu móng, lập Lệnh giải ngân đợt 1 số tiền 300.000.000 VNĐ trên LOS-MB. Trên CBS-T24, GDV tạo mã LD thứ nhất cho 300.000.000 VNĐ. Các đợt sau sẽ tạo các mã LD tiếp theo tương ứng với số tiền giải ngân từng đợt, gắn chung vào một Hạn mức (Limit) của KH.

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Tuyệt đối không thực hiện giải ngân khi Khách hàng chưa hoàn tất việc ký tươi trên Khế ước nhận nợ và Lệnh giải ngân bản cứng.

b) Phải kiểm tra tình trạng phong tỏa/đóng của Tài khoản thụ hưởng trước khi thực hiện bút toán Funds Transfer (FT) trên CBS-T24 để tránh giao dịch bị treo.

c) Đối với giải ngân bằng tiền mặt (chỉ áp dụng theo quy định pháp luật cho phép), GDV phải chọn đúng mã giao dịch "Cash Disbursement" thay vì "Funds Transfer".

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. H: Có được phép thực hiện giải ngân vào ngày nghỉ, ngày lễ không?
Đ: Không. Hệ thống CBS-T24 chỉ cho phép hạch toán giải ngân (tạo LD) vào các ngày làm việc chính thức. Các hồ sơ duyệt vào ngày nghỉ sẽ được hạch toán vào ngày làm việc tiếp theo.

2. H: Khách hàng muốn thay đổi tài khoản thụ hưởng ngay trước thời điểm GDV hạch toán thì phải làm sao?
Đ: CVKH bắt buộc phải hủy Lệnh giải ngân cũ trên LOS-MB, cập nhật lại thông tin tài khoản thụ hưởng mới, in lại Khế ước nhận nợ cho KH ký và trình TPKH duyệt lại từ đầu.

3. H: Nếu giải ngân sai số tiền (thấp hơn số tiền KH yêu cầu đợt này) và KSV đã duyệt thì xử lý thế nào?
Đ: GDV không được phép hủy giao dịch đã duyệt (AUTH). CVKH phải lập Lệnh giải ngân bổ sung trên LOS-MB cho phần chênh lệch thiếu và thực hiện quy trình giải ngân như một đợt mới.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Về nghiệp vụ tín dụng và quy trình: Phòng Quản lý Tín dụng Cá nhân – Số điện thoại nội bộ: 8111 / Email: qltdcn@abc.com.vn.

2. Về lỗi hệ thống LOS-MB và CBS-T24: Bộ phận IT Helpdesk – Số điện thoại nội bộ: 9999 / Email: ithelpdesk@abc.com.vn.

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08h00 đến 17h00 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Hệ thống CBS-T24 bị treo (timeout) trong lúc KSV đang duyệt giao dịch:
Cách xử lý: KSV không được duyệt lại ngay. Phải truy cập màn hình "Enquiry" kiểm tra xem mã LD/FT đã chuyển sang trạng thái AUTH hay chưa. Nếu vẫn INAU, thực hiện duyệt lại. Nếu không tìm thấy giao dịch, báo cáo IT Helpdesk kiểm tra log hệ thống trước khi GDV nhập lại.

2. Tài khoản thụ hưởng bị đóng/phong tỏa sau khi tiền đã rời khỏi tài khoản giải ngân của KH:
Cách xử lý: Tiền sẽ bị treo tại tài khoản trung gian (Suspense Account). GDV lập Tờ trình báo cáo GĐCN, phối hợp với CVKH yêu cầu KH cung cấp tài khoản thụ hưởng mới hợp lệ. Sau khi GĐCN phê duyệt, GDV hạch toán chuyển tiền từ tài khoản trung gian sang tài khoản mới.

3. Khách hàng từ chối nhận nợ sau khi hệ thống LOS-MB đã duyệt nhưng CBS-T24 chưa hạch toán:
Cách xử lý: CVKH lập Tờ trình hủy giải ngân đính kèm văn bản từ chối của KH. TPKH duyệt Tờ trình. CVKH thực hiện thao tác "Hủy Lệnh giải ngân" trên LOS-MB. GDV tuyệt đối không kéo dữ liệu này vào CBS-T24.

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QĐ-TD-001).

3. Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QT-TD-002).

4. Các biểu mẫu sử dụng: BM-TD-015 (Khế ước nhận nợ), BM-TD-016 (Lệnh giải ngân).

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi