|
NGÂN HÀNG TMCP ABC
KHỐI TÍN DỤNG CÁ NHÂN
Số: 142/2026/HD-TDCN
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2026
|
Điều 1. Mục đích
1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác lập Hợp đồng tín dụng (HĐTD) thuộc Bước 4 - Soạn thảo và ký kết hồ sơ giải ngân trong Quy trình QT-TD-002.
2. Đảm bảo cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất các thông tin trên hệ thống LOS-MB, tuân thủ chặt chẽ các điều kiện đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Điều 2. Phạm vi áp dụng
1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên khách hàng (CVKH), Trưởng phòng khách hàng (TPKH), Giám đốc Chi nhánh (GĐCN) và các cán bộ có liên quan.
2. Đơn vị áp dụng: Các Chi nhánh, Phòng giao dịch thuộc hệ thống Ngân hàng TMCP ABC Việt Nam.
3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Lập HĐTD cho Khách hàng cá nhân (KHCN) vay vốn.
Điều 3. Tài liệu tham chiếu
1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).
2. Quy định về Cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QĐ-TD-001).
3. Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QT-TD-002).
4. Biểu mẫu: Mẫu Hợp đồng tín dụng KHCN (Mã: BM-TD-015).
Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết
Bước 1: Truy cập và tìm kiếm hồ sơ đã phê duyệt
a) Hành động: Đăng nhập hệ thống, tìm kiếm hồ sơ tín dụng đã có quyết định phê duyệt để tiến hành lập hợp đồng.
b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Quản lý giải ngân" → Chọn "Danh sách hồ sơ chờ lập HĐ".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Nhập "Mã hồ sơ" hoặc "Số CMND/CCCD" của khách hàng.
d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị đúng hồ sơ của khách hàng với trạng thái "Đã phê duyệt tín dụng".
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 2: Khởi tạo Hợp đồng tín dụng
a) Hành động: Tạo mới bản nháp HĐTD dựa trên dữ liệu phê duyệt.
b) Hệ thống/Màn hình: Tại màn hình chi tiết hồ sơ trên LOS-MB → Tab "Hợp đồng" → Nhấn nút "Khởi tạo HĐTD".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Chọn "Loại hợp đồng" (Vay từng lần / Vay theo hạn mứ, chọn "Mẫu in" (BM-TD-015).
d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh ra một mã Hợp đồng tạm thời và tự động đổ dữ liệu từ Tờ trình phê duyệt sang form Hợp đồng.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 3: Kiểm tra và chuẩn hóa thông tin nhân thân
a) Hành động: Đối chiếu thông tin nhân thân của KH, người đồng vay (nếu có) trên LOS-MB với hồ sơ pháp lý gốc.
b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Hợp đồng" → Phân hệ "Bên Vay".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Họ và tên, Ngày sinh, Số CMND/CCCD, Ngày cấp, Nơi cấp, Địa chỉ thường trú, Địa chỉ liên hệ.
d) Kết quả mong đợi: Các trường thông tin nhân thân chính xác 100%, không bị lỗi font chữ.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 4: Nhập liệu các điều kiện tài chính của khoản vay
a) Hành động: Ghi nhận chính xác số tiền, thời hạn, lãi suất theo đúng Quyết định phê duyệt.
b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Hợp đồng" → Phân hệ "Điều kiện tín dụng".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Số tiền vay (bằng số và bằng chữ), Thời hạn vay (tháng), Lãi suất trong hạn (%/năm), Biên độ lãi suất, Lãi suất quá hạn (bằng 150% lãi suất trong hạn), Mục đích sử dụng vốn.
d) Kết quả mong đợi: Hệ thống báo "Hợp lệ" khi các thông số nhập vào không vượt quá giới hạn đã được phê duyệt.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 5: Thiết lập phương thức giải ngân và lịch trả nợ
a) Hành động: Cấu hình cách thức Ngân hàng chuyển tiền và cách thức Khách hàng thanh toán nợ.
b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Hợp đồng" → Phân hệ "Giải ngân & Thu nợ".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Phương thức giải ngân (Tiền mặt / Chuyển khoản), Tài khoản thụ hưởng, Phương thức trả nợ gốc (Đều hàng tháng / Bậc thang / Cuối kỳ), Phương thức trả nợ lãi (Hàng tháng), Ngày đến hạn thanh toán hàng tháng.
d) Kết quả mong đợi: Hệ thống tự động sinh ra bảng dự kiến lịch trả nợ đính kèm HĐTD.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 6: Liên kết thông tin Tài sản bảo đảm (nếu có)
a) Hành động: Kéo dữ liệu TSBĐ đã được định giá và phê duyệt vào HĐTD.
b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Hợp đồng" → Phân hệ "Biện pháp bảo đảm".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Nhấn "Đồng bộ từ CMS-MB", chọn Mã TSBĐ tương ứng, kiểm tra Tên chủ tài sản, Số Giấy chứng nhận, Giá trị định giá, Tỷ lệ LTV.
d) Kết quả mong đợi: Thông tin TSBĐ và Hợp đồng thế chấp tương ứng được liên kết thành công vào HĐTD.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 7: Bổ sung các điều kiện khác (Cam kết, ngoại lệ)
a) Hành động: Ghi nhận các điều kiện giải ngân, điều kiện kiểm soát sau vay theo yêu cầu của cấp phê duyệt.
b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Hợp đồng" → Phân hệ "Điều khoản khác".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Nhập text vào ô "Cam kết bổ sung của Bên Vay" (VD: Cam kết bổ sung hóa đơn VAT trong vòng 30 ngày).
d) Kết quả mong đợi: Các điều kiện được lưu trữ và hiển thị tại Điều khoản cam kết trong bản in HĐTD.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 8: Kết xuất file PDF và Trình phê duyệt Hợp đồng
a) Hành động: Xem trước bản in, ký nháy điện tử và chuyển cấp quản lý kiểm soát.
b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Hợp đồng" → Nhấn "Kết xuất PDF" → Nhấn "Trình duyệt".
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Kiểm tra tổng thể file PDF. Điền "Ghi chú trình duyệt" (nếu cần).
d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển thành "Chờ duyệt HĐTD". Hệ thống gửi notification cho TPKH.
e) Chức danh thực hiện: CVKH.
f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 9: Kiểm soát và Phê duyệt Hợp đồng
a) Hành động: Cấp quản lý kiểm tra tính khớp đúng giữa HĐTD và Quyết định phê duyệt tín dụng.
b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Menu "Kiểm soát Hợp đồng" (Dành cho TPKH/GĐCN).
c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Đối chiếu các trường trọng yếu (Số tiền, Lãi suất, Thời hạn, TSBĐ). Nhấn "Phê duyệt" hoặc "Từ chối".
d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển thành "Đã duyệt HĐTD". Hợp đồng sẵn sàng để in và ký kết vật lý với khách hàng.
e) Chức danh thực hiện: TPKH hoặc GĐCN (theo phân quyền).
f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.
Điều 5. Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Khách hàng Trần Thị B, CCCD số 079123456789, được GĐCN phê duyệt khoản vay mua ô tô tiêu dùng. Thông tin phê duyệt: Số tiền 600.000.000 VNĐ; Thời hạn 60 tháng; Lãi suất ưu đãi 12 tháng đầu là 8.5%/năm, sau ưu đãi là Lãi suất cơ sở + 3.5%/năm. TSBĐ là chính xe ô tô hình thành từ vốn vay.
Thao tác của CVKH trên LOS-MB:
- Tại Bước 4: Nhập số tiền "600.000.000", thời hạn "60". Tại phần lãi suất, chọn loại "Hỗn hợp", nhập 8.5% cho kỳ hạn 12 tháng, chọn mã Lãi suất cơ sở tương ứng cho kỳ thả nổi với biên độ "3.5".
- Tại Bước 6: Do xe chưa có biển số/giấy đăng ký, CVKH đồng bộ mã TSBĐ từ CMS-MB (loại tài sản: PTVT hình thành từ vốn vay), hệ thống sẽ tự động chèn điều khoản "Bên Vay có trách nhiệm bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký xe bản gốc cho Ngân hàng ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký" vào HĐTD.
Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp
1. Lưu ý quan trọng:
a) Mọi thông số tài chính (số tiền, lãi suất, thời hạn) trên HĐTD phải khớp đúng 100% với Quyết định phê duyệt tín dụng. Hệ thống LOS-MB sẽ chặn (block) nếu CVKH nhập số tiền lớn hơn hoặc lãi suất thấp hơn mức đã phê duyệt.
b) Đối với khoản vay có TSBĐ, bắt buộc phải hoàn tất việc tạo mã và định giá TSBĐ trên hệ thống CMS-MB trước khi thực hiện Bước 6 trên LOS-MB.
c) Việc chỉnh sửa nội dung (text) của các điều khoản chuẩn trong HĐTD là không được phép. Mọi ngoại lệ về câu chữ pháp lý phải được Phòng Pháp chế phê duyệt.
2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:
| Hiện tượng lỗi | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Hệ thống báo lỗi "Vượt thẩm quyền phê duyệt" khi lưu Điều kiện tín dụng. | CVKH nhập sai số tiền vay hoặc mức lãi suất không đúng với Tờ trình đã duyệt. | Kiểm tra lại Quyết định phê duyệt. Nhập lại chính xác các thông số tài chính tại Phân hệ "Điều kiện tín dụng". |
| Không tìm thấy Mã TSBĐ khi nhấn "Đồng bộ từ CMS-MB". | Hồ sơ TSBĐ bên hệ thống CMS-MB chưa được duyệt chốt (Finalize) hoặc sai số CIF khách hàng. | Liên hệ Cán bộ định giá/Quản lý tài sản để hoàn tất hồ sơ trên CMS-MB, sau đó quay lại LOS-MB thao tác lại. |
| File PDF kết xuất bị lỗi font chữ hoặc tràn lề. | Copy/paste dữ liệu từ Word/Excel có chứa ký tự đặc biệt ẩn vào các trường nhập liệu tự do (như Mục đích vay). | Xóa nội dung tại trường bị lỗi, gõ tay trực tiếp bằng bộ gõ tiếng Việt chuẩn Unicode, sau đó kết xuất lại PDF. |
Điều 7. Câu hỏi thường gặp
1. H: Khách hàng muốn thay đổi ngày thanh toán nợ hàng tháng khác với mặc định của hệ thống thì làm thế nào?
Đ: Tại Bước 5, CVKH có thể bỏ chọn "Mặc định theo ngày giải ngân" và chọn một ngày cụ thể (từ ngày 01 đến ngày 28 hàng tháng) theo thỏa thuận với khách hàng, miễn là tuân thủ quy định tại QĐ-TD-00
2. H: Nếu khách hàng có người đồng vay (vợ/chồng), làm sao để tên người đồng vay hiện trên HĐTD?
Đ: Tại Bước 3, CVKH phải đảm bảo đã tick chọn "Có người đồng vay" và điền đầy đủ thông tin nhân thân của người này. Hệ thống sẽ tự động bổ sung phần chữ ký của Bên Vay thứ hai ở cuối HĐTD.
3. H: Sau khi TPKH đã duyệt HĐTD trên hệ thống, phát hiện sai sót thì xử lý ra sao?
Đ: CVKH phải sử dụng chức năng "Yêu cầu hủy duyệt HĐ" trên LOS-MB, ghi rõ lý do. TPKH xác nhận hủy duyệt, hồ sơ sẽ quay về trạng thái "Đang soạn thảo" để CVKH chỉnh sửa và trình lại từ Bước 8.
Điều 8. Liên hệ hỗ trợ
1. Về nghiệp vụ tín dụng và biểu mẫu: Ban Chính sách Tín dụng – Số điện thoại nội bộ: 8101 / Email: chinhsachtd@abc.com.vn.
2. Về lỗi hệ thống LOS-MB: Bộ phận IT Helpdesk – Số điện thoại nội bộ: 9999 / Email: ithelpdesk@abc.com.vn.
3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08h00 đến 17h00 các ngày làm việc trong tuần.
Điều 9. Xử lý ngoại lệ
1. Hệ thống LOS-MB gặp sự cố gián đoạn không thể truy cập quá 02 giờ làm việc:
- Cách xử lý: CVKH được phép sử dụng bản Word của Mẫu BM-TD-015 để soạn thảo thủ công, trình TPKH/GĐCN ký duyệt bản cứng để kịp thời gian giải ngân cho khách hàng. Ngay khi hệ thống hoạt động lại, CVKH phải nhập liệu bổ sung và đính kèm bản scan HĐTD đã ký lên LOS-MB.
- Đầu mối liên hệ: IT Helpdesk (để xác nhận sự cố) và Giám đốc Chi nhánh (để phê duyệt ngoại lệ).
2. Khách hàng yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung điều khoản pháp lý khác với Mẫu BM-TD-015:
- Cách xử lý: CVKH lập Tờ trình ngoại lệ trên hệ thống QLVB-DP, đính kèm dự thảo HĐTD có bôi màu các nội dung thay đổi, trình Phòng Pháp chế thẩm định và phê duyệt. Sau khi có ý kiến đồng ý của Phòng Pháp chế, CVKH mới được phép in và ký kết.
- Đầu mối liên hệ: Phòng Pháp chế.
3. Thông tin nhân thân của Khách hàng thay đổi (VD: mới đổi từ CMND sang CCCD gắn chip) nhưng chưa cập nhật trên Core Banking CBS-T24:
- Cách xử lý: LOS-MB lấy dữ liệu gốc từ CBS-T24. CVKH không được tự ý sửa trên LOS-MB mà phải thực hiện thủ tục cập nhật thông tin khách hàng (CIF) trên hệ thống CBS-T24 trước. Sau khi CBS-T24 ghi nhận, CVKH vào LOS-MB nhấn "Đồng bộ CIF" để cập nhật dữ liệu mới vào HĐTD.
- Đầu mối liên hệ: Giao dịch viên/Kiểm soát viên tại Quầy (để cập nhật CBS-T24).
Điều 10. Tài liệu tham chiếu
1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).
2. Quy định về Cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QĐ-TD-001).
3. Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QT-TD-002).
4. Biểu mẫu: Mẫu Hợp đồng tín dụng KHCN (Mã: BM-TD-015).
Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi
Điều 11. GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn A
| Phiên bản | Ngày | Nội dung thay đổi | Người phê duyệt |
|---|---|---|---|
| 01 | 15/06/2026 | Ban hành lần đầu | Trần Văn A |