Hướng dẫn HD-TD-2026-004 trình phê duyệt cho vay Khách hàng cá nhân theo hạn mức

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác thuộc Bước 2 — Thẩm định hồ sơ và Trình phê duyệt trong Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay Khách hàng cá nhân (Mã số: QT-TD-2026-002).

2. Bảo đảm cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất các bước luân chuyển hồ sơ, xác định đúng thẩm quyền phê duyệt dựa trên tổng mức cấp tín dụng của Khách hàng cá nhân (KHCN) trên hệ thống LOS-MB.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên Khách hàng (CVKH), Trưởng phòng Khách hàng (TPKH), Giám đốc Chi nhánh (GĐCN), Thư ký Hội đồng Tín dụng (HĐTD) và các cấp phê duyệt có thẩm quyền.

2. Đơn vị áp dụng: Các Chi nhánh, Phòng giao dịch và các đơn vị trực thuộc Khối Tín dụng Cá nhân trên toàn hệ thống Ngân hàng TMCP ABC Việt Nam.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Áp dụng cho mọi hồ sơ đề nghị cấp tín dụng mới, cấp lại, hoặc điều chỉnh hạn mức đối với KHCN.

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã số: QC-TD-2026-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng cá nhân (Mã số: QĐ-TD-2026-001).

3. Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay Khách hàng cá nhân (Mã số: QT-TD-2026-002).

4. Biểu mẫu liên quan: Tờ trình thẩm định cho vay KHCN (BM-TD-010), Biên bản họp Hội đồng Tín dụng (BM-TD-011).

Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1: Khởi tạo luồng trình duyệt

a) Hành động: Kích hoạt tính năng trình duyệt sau khi hoàn tất nhập liệu Báo cáo thẩm định.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Hồ sơ vay KHCN" → Tab "Trình phê duyệt" → Nhấn nút "Khởi tạo luồng".

c) Trường thông tin cần kiểm tra: Số tiền đề nghị vay, Thời hạn vay, Mục đích vay, Lãi suất đề xuất.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống chuyển trạng thái hồ sơ từ "Đang thẩm định" sang "Chuẩn bị trình duyệt".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 2: Kiểm tra và tổng hợp hạn mức tín dụng tự động

a) Hành động: Yêu cầu hệ thống tính toán tổng dư nợ và hạn mức cấp tín dụng của khách hàng và người có liên quan.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Trình phê duyệt" → Nhấn nút "Đồng bộ dư nợ CBS-T24".

c) Trường thông tin cần kiểm tra: Dư nợ hiện tại, Hạn mức thẻ tín dụng, Dư nợ bảo lãnh, Tổng mức cấp tín dụng đề xuất.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị "Tổng mức cấp tín dụng" và tự động đề xuất Cấp phê duyệt tương ứng (Cấp 1 đến Cấp 5).

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 3: Lựa chọn cấp phê duyệt và người phê duyệt

a) Hành động: Xác nhận cấp phê duyệt do hệ thống đề xuất và chọn đích danh cán bộ phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Trình phê duyệt" → Phân hệ "Định tuyến hồ sơ".

c) Trường thông tin cần điền: Chọn "Cấp phê duyệt" (nếu cần trình vượt cấp), Chọn "Người phê duyệt tiếp theo" từ danh sách thả xuống (Dropdown list).

d) Kết quả mong đợi: Sơ đồ luồng duyệt (Routing path) được vẽ trực quan trên màn hình.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 4: Đính kèm hồ sơ và Tờ trình thẩm định

a) Hành động: Tải lên các tài liệu bắt buộc phục vụ công tác phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Tài liệu đính kèm" → Nhấn "Upload".

c) Trường thông tin cần điền: Chọn loại tài liệu "Tờ trình thẩm định (BM-TD-010)", "Hồ sơ pháp lý", "Hồ sơ tài sản bảo đảm".

d) Kết quả mong đợi: Các file PDF được tải lên thành công, không báo lỗi vượt dung lượng.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 5: Ký số và chuyển hồ sơ (Submit)

a) Hành động: Áp dụng chữ ký số nội bộ và chính thức chuyển hồ sơ sang cấp quản lý.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Trình phê duyệt" → Nhấn nút "Ký số & Trình duyệt".

c) Trường thông tin cần điền: Nhập mã PIN của USB Token hoặc mã OTP từ ứng dụng SmartOTP.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống thông báo "Trình duyệt thành công", trạng thái hồ sơ đổi thành "Chờ TPKH phê duyệt".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 6: Tiếp nhận và kiểm soát tại cấp Quản lý (Cấp 2)

a) Hành động: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và đưa ra quyết định kiểm soát.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Menu "Việc cần làm" → Mở hồ sơ → Tab "Phê duyệt".

c) Trường thông tin cần điền: Nhập ý kiến kiểm soát vào ô "Ý kiến của TPKH", chọn một trong ba hành động: "Đồng ý trình tiếp", "Yêu cầu làm lại (Rework)", hoặc "Từ chối".

d) Kết quả mong đợi: Hồ sơ được chuyển lên Cấp 3 (nếu vượt thẩm quyền Cấp 2) hoặc chuyển trạng thái "Đã phê duyệt" (nếu thuộc thẩm quyền Cấp 2).

e) Chức danh thực hiện: TPKH.

f) Thời hạn: Tối đa 04 giờ làm việc.
Bước 7: Phê duyệt tại cấp Giám đốc Chi nhánh (Cấp 3)

a) Hành động: Đánh giá rủi ro tổng thể và ra quyết định phê duyệt cuối cùng tại Đơn vị kinh doanh.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Menu "Việc cần làm" → Mở hồ sơ → Tab "Phê duyệt".

c) Trường thông tin cần điền: Nhập "Ý kiến của GĐCN", chọn "Phê duyệt", "Từ chối" hoặc "Trình HĐTD".

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển thành "Đã phê duyệt" (đối với khoản vay ≤ 10 tỷ VNĐ).

e) Chức danh thực hiện: GĐCN.

f) Thời hạn: Tối đa 08 giờ làm việc.
Bước 8: Trình Hội đồng Tín dụng (Cấp 4/Cấp 5)

a) Hành động: Phân luồng hồ sơ vượt thẩm quyền Chi nhánh lên Hội sở chính.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Trình HĐTD" → Nhấn "Chuyển Thư ký HĐTD".

c) Trường thông tin cần điền: Cập nhật file "Biên bản họp HĐTD (BM-TD-011)" sau khi có kết quả họp.

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển thành "Chờ HĐTD phê duyệt" và sau đó là "HĐTD Đã phê duyệt".

e) Chức danh thực hiện: Thư ký HĐTD.

f) Thời hạn: Tối đa 24 giờ làm việc.
Bước 9: Xuất Thông báo cấp tín dụng

a) Hành động: Kết xuất văn bản thông báo kết quả phê duyệt để gửi Khách hàng và lưu trữ.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Kết quả phê duyệt" → Nhấn "Xuất Thông báo CTD".

c) Trường thông tin cần kiểm tra: Các điều kiện giải ngân, điều kiện tín dụng bổ sung do Cấp phê duyệt ghi chú.

d) Kết quả mong đợi: File PDF Thông báo cấp tín dụng được tạo ra có đóng dấu chữ ký số của Ngân hàng.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Hồ sơ thuộc thẩm quyền Cấp 2 (TPKH)

Khách hàng Lê Thị B đề nghị vay tiêu dùng không có TSBĐ số tiền 1.500.000.000 VNĐ. Khách hàng chưa có dư nợ hiện hữu tại ABC. Tổng mức cấp tín dụng là 1.500.000.000 VNĐ. Theo quy định, thẩm quyền Cấp 2 (TPKH) được phê duyệt tối đa 2 tỷ VNĐ. Tại Bước 2, LOS-MB tự động đề xuất luồng duyệt: CVKH → TPKH. TPKH thực hiện phê duyệt tại Bước 6, hồ sơ kết thúc luồng và chuyển sang trạng thái "Đã phê duyệt".

Ví dụ 2: Hồ sơ thuộc thẩm quyền Cấp 4 (HĐTD Cơ sở)

Khách hàng Trần Văn C đề nghị vay mua Bất động sản số tiền 12.000.000.000 VNĐ. Khách hàng đang có dư nợ thẻ tín dụng 500.000.000 VNĐ. Tổng mức cấp tín dụng là 12.500.000.000 VNĐ. Thẩm quyền Cấp 3 (GĐCN) chỉ tối đa 10 tỷ VNĐ. Tại Bước 2, LOS-MB cảnh báo vượt thẩm quyền Cấp 3 và đề xuất luồng duyệt: CVKH → TPKH → GĐCN → HĐTD Cơ sở. CVKH bắt buộc phải thực hiện đến Bước 8 để Thư ký HĐTD tiếp nhận và tổ chức họp phê duyệt.

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Tổng mức cấp tín dụng bắt buộc phải bao gồm dư nợ quy đổi của thẻ tín dụng, bảo lãnh và các khoản vay hiện hữu tại thời điểm trình duyệt.

b) Chữ ký số (USB Token) của cán bộ trình/duyệt phải còn hiệu lực và được cắm trực tiếp vào máy tính trong quá trình thực hiện Bước 5.

c) Cán bộ tuyệt đối không được chia tách khoản vay thành nhiều hồ sơ nhỏ để lách thẩm quyền phê duyệt của cấp cao hơn.

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. H: GĐCN đang đi công tác, tôi phải chọn người phê duyệt như thế nào trên hệ thống?
Đ: GĐCN phải thực hiện chức năng "Ủy quyền" (Delegate) trên LOS-MB cho Phó GĐCN trước khi đi công tác. Khi đó, tại Bước 3, CVKH chọn tên Phó GĐCN được ủy quyền trong danh sách thả xuống.

2. H: Tôi đã nhấn "Ký số & Trình duyệt" nhưng phát hiện sai sót, có thể thu hồi hồ sơ không?
Đ: Có. CVKH được phép sử dụng nút "Thu hồi" (Recall) trên LOS-MB với điều kiện người phê duyệt tiếp theo chưa mở hồ sơ (trạng thái vẫn là "Chờ tiếp nhận"). Nếu người duyệt đã mở, CVKH phải liên hệ trực tiếp để yêu cầu "Từ chối" (Rework) hồ sơ về lại Bước 1.

3. H: Hệ thống đề xuất Cấp 3 (GĐCN) phê duyệt, nhưng khoản vay có yếu tố rủi ro cao, GĐCN muốn trình lên Cấp 4 (HĐTD) được không?
Đ: Được phép. GĐCN có quyền chọn "Trình vượt cấp" trên LOS-MB. Tuy nhiên, bắt buộc phải nhập lý do chi tiết vào trường "Ý kiến của GĐCN" trước khi chuyển hồ sơ cho Thư ký HĐTD.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Về nghiệp vụ tín dụng và thẩm quyền phê duyệt: Ban Chính sách Tín dụng – Số điện thoại nội bộ: 1234 / Email: chinhsachtindung@abc.com.vn.

2. Về lỗi hệ thống LOS-MB, chữ ký số: Bộ phận IT Helpdesk – Số điện thoại nội bộ: 9999 / Email: ithelpdesk@abc.com.vn.

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08:00 đến 17:00 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Hệ thống LOS-MB gặp sự cố gián đoạn toàn hệ thống (Downtime):
Cách xử lý: CVKH in Tờ trình bản giấy, trình ký tay qua các cấp phê duyệt để đảm bảo SLA phục vụ khách hàng. Khi hệ thống hoạt động trở lại, CVKH có trách nhiệm nhập liệu và đính kèm bản scan Tờ trình đã ký tay để hoàn thiện luồng trên hệ thống. Đầu mối liên hệ: IT Helpdesk để xác nhận tình trạng hệ thống.

2. Khách hàng cần phê duyệt gấp nhưng Cấp phê duyệt đang họp không có mặt tại máy tính:
Cách xử lý: Cấp phê duyệt (TPKH/GĐCN) sử dụng ứng dụng LOS-MB Mobile App trên thiết bị di động cá nhân để xem xét và phê duyệt hồ sơ thông qua SmartOTP. Đầu mối liên hệ: CVKH báo cáo trực tiếp TPKH để đốc thúc.

3. Lỗi tính toán tổng dư nợ do khoản vay cũ vừa tất toán nhưng CBS-T24 chưa cập nhật kịp thời:
Cách xử lý: CVKH đính kèm chứng từ tất toán khoản vay cũ vào Tab "Tài liệu đính kèm", ghi chú rõ trong Tờ trình. Đồng thời gửi yêu cầu (Ticket) cho Khối CNTT để chạy batch đồng bộ dữ liệu thủ công. Đầu mối liên hệ: IT Helpdesk.

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã số: QC-TD-2026-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng cá nhân (Mã số: QĐ-TD-2026-001).

3. Quy trình Phê duyệt và giải ngân cho vay Khách hàng cá nhân (Mã số: QT-TD-2026-002).

4. Biểu mẫu sử dụng: BM-TD-010 (Tờ trình thẩm định cho vay KHCN), BM-TD-011 (Biên bản họp Hội đồng Tín dụng).

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi

Điều 11. GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn A