Hướng dẫn HD-TD-2026-003 nhập liệu hồ sơ cho vay Khách hàng cá nhân trên hệ thống CBS

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác nghiệp vụ thuộc Bước Nhập liệu lên hệ thống trong Quy trình Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QT-TD-001).

2. Đảm bảo cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất dữ liệu giữa hệ thống khởi tạo khoản vay và hệ thống ngân hàng lõi, giảm thiểu rủi ro tác nghiệp và sai sót dữ liệu.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên khách hàng (CVKH), Giao dịch viên (GDV) được phân quyền, Kiểm soát viên (KSV).

2. Đơn vị áp dụng: Toàn bộ các Chi nhánh, Phòng giao dịch thuộc hệ thống Ngân hàng TMCP ABC Việt Nam.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Nhập liệu, khởi tạo và phê duyệt thông tin khoản vay của Khách hàng cá nhân trên hệ thống Core Banking.

Điều 3. Giải thích từ ngữ và viết tắt

1. KHCN: Khách hàng cá nhân.

2. CVKH: Chuyên viên khách hàng.

3. KSV: Kiểm soát viên.

4. CBS-T24: Hệ thống ngân hàng lõi T24 (Core Banking System).

5. LOS-MB: Hệ thống quản lý hồ sơ vay (Loan Origination System).

6. CMS-MB: Hệ thống quản lý tài sản bảo đảm (Collateral Management System).

7. CIF: Mã khách hàng (Customer Information File).

8. TSBĐ: Tài sản bảo đảm.

Điều 4. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QĐ-TD-001).

3. Quy trình Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QT-TD-001).

4. Biểu mẫu liên quan: Phiếu yêu cầu nhập liệu khoản vay (Mã: BM-TD-010), Báo cáo đối chiếu dữ liệu LOS-CBS (Mã: BM-TD-011).

Điều 5. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1: Đăng nhập và kiểm tra trạng thái đồng bộ dữ liệu

a) Hành động: Đăng nhập vào hệ thống ngân hàng lõi và kiểm tra trạng thái hồ sơ đã được phê duyệt từ hệ thống khởi tạo khoản vay.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập CBS-T24 → Menu "Retail Lending" → Tab "LOS Integration" → Nhấn "Check Status".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Nhập Mã hồ sơ LOS (LOS Application ID).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị trạng thái "Approved" (Đã phê duyệt) và cho phép kéo dữ liệu sang CBS.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 2: Khởi tạo hoặc cập nhật mã khách hàng (CIF)

a) Hành động: Kiểm tra sự tồn tại của khách hàng trên hệ thống. Nếu chưa có, tiến hành tạo mới CIF; nếu đã có, cập nhật thông tin mới nhất.

b) Hệ thống/Màn hình: CBS-T24 → Menu "Customer Management" → Form "Individual Customer Input".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Họ và tên, Số CMND/CCCD, Ngày cấp, Nơi cấp, Ngày sinh, Địa chỉ thường trú, Số điện thoại, Mã ngành nghề (Sector Code).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh ra một mã CIF 8 số (ví dụ: 10012345) hoặc thông báo cập nhật CIF thành công.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 3: Mở tài khoản thanh toán (nếu KH chưa có)

a) Hành động: Mở tài khoản thanh toán VND để phục vụ việc giải ngân và thu nợ tự động.

b) Hệ thống/Màn hình: CBS-T24 → Menu "Account" → Form "Open Current Account".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Mã CIF, Loại tiền tệ (VND), Mã sản phẩm (CASA.RETAIL), Cán bộ quản lý (Account Officer).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh ra số tài khoản thanh toán 12 số.

e) Chức danh thực hiện: CVKH / GDV.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 4: Khởi tạo hợp đồng vay (Loan Account)

a) Hành động: Tạo tài khoản vay dựa trên quyết định phê duyệt tín dụng.

b) Hệ thống/Màn hình: CBS-T24 → Menu "Retail Lending" → Form "New Loan Account".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Mã CIF, Mã sản phẩm vay (Product Code), Số tiền vay (Principal), Thời hạn vay (Term), Ngày giải ngân dự kiến, Tài khoản giải ngân (tài khoản tạo ở Bước 3).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống ghi nhận thông tin sơ bộ và chuyển sang trạng thái "Input" (Chờ nhập chi tiết).

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 5: Thiết lập thông tin lãi suất và phí

a) Hành động: Gắn mã lãi suất, biên độ và các loại phí liên quan theo đúng tờ trình đã duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: CBS-T24 → Tab "Interest & Charges" trong Form "New Loan Account".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Mã lãi suất cơ sở (Base Rate Code), Biên độ lãi suất (Margin), Lãi suất ưu đãi kỳ đầu (nếu có), Phí trả nợ trước hạn, Phí thẩm định.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống tính toán và hiển thị đúng mức lãi suất áp dụng (ví dụ: 8.5%/năm).

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 6: Thiết lập lịch trả nợ (Repayment Schedule)

a) Hành động: Cấu hình phương thức trả nợ gốc và lãi theo thỏa thuận với khách hàng.

b) Hệ thống/Màn hình: CBS-T24 → Tab "Schedule" trong Form "New Loan Account".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Phương thức trả nợ (Gốc đều/Gốc bậc thang/Niên kim), Tần suất trả lãi (Hàng tháng), Tần suất trả gốc (Hàng tháng/Quý), Ngày đến hạn kỳ đầu tiên, Tài khoản trích nợ tự động.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh ra bảng khế ước nhận nợ dự kiến (Draft Schedule) khớp với tính toán trên LOS-MB.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 7: Liên kết thông tin Tài sản bảo đảm

a) Hành động: Gắn mã TSBĐ đã được tạo trên CMS-MB vào tài khoản vay để quản lý tỷ lệ LTV.

b) Hệ thống/Màn hình: CBS-T24 → Tab "Collateral Linkage".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Mã TSBĐ (Collateral ID từ CMS-MB), Giá trị phân bổ cho khoản vay (Allocated Value).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống báo "Linkage Successful" và tự động tính toán tỷ lệ LTV hợp lệ.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 8: Kiểm soát và phê duyệt dữ liệu (Authorize)

a) Hành động: Kiểm tra chéo toàn bộ dữ liệu đã nhập so với hồ sơ giấy/LOS-MB và duyệt kích hoạt tài khoản vay.

b) Hệ thống/Màn hình: CBS-T24 → Menu "Pending Authorization" → Chọn tài khoản vay vừa tạo → Nhấn "Authorize".

c) Trường thông tin cần điền/kiểm tra: Rà soát lại toàn bộ các trường: Số tiền, Lãi suất, Thời hạn, Lịch trả nợ, Mã TSBĐ.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống chuyển trạng thái tài khoản vay sang "Active" (Hoạt động) và sinh ra Số tài khoản vay chính thức (Loan Account Number).

e) Chức danh thực hiện: KSV (Kiểm soát viên độc lập với người nhập liệu).

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.

Điều 6. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Khách hàng Trần Thị B, CCCD 030190123456, đã có CIF 10098765 tại Ngân hàng ABC. Khoản vay mua ô tô tiêu dùng, số tiền 500.000.000 VNĐ, thời hạn 60 tháng. Lãi suất ưu đãi 12 tháng đầu là 7.5%/năm, sau ưu đãi là Lãi suất cơ sở + biên độ 3.5%.

Thao tác trên CBS-T24:

- Bỏ qua Bước 2 (do đã có CIF), thực hiện Bước 3 để mở tài khoản thanh toán (nếu chưa có).

- Tại Bước 4: Nhập Product Code = CAR.LOAN.RET, Principal = 500,000,000, Term = 60M.

- Tại Bước 5: Nhập Base Rate Code = LN.BASE.01, Margin = 3.5. Thiết lập Fixed Rate = 7.5% cho 12 tháng đầu.

- Tại Bước 6: Chọn Schedule = Annuity (Niên kim - Gốc lãi chia đều hàng tháng).

- Tại Bước 7: Nhập Collateral ID = COL.2026.00123 (Mã ô tô đã định giá 800.000.000 VNĐ trên CMS-MB).

- KSV thực hiện duyệt tại Bước 8, hệ thống sinh số tài khoản vay: 10098765-L01.

Điều 7. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Bắt buộc phải tra cứu kỹ số CMND/CCCD trước khi tạo CIF mới để tránh tình trạng một khách hàng có nhiều mã CIF trên hệ thống.

b) Mã sản phẩm vay (Product Code) và Mã lãi suất (Base Rate Code) phải được chọn chính xác tuyệt đối theo Thông báo phê duyệt tín dụng, nếu sai sẽ dẫn đến hạch toán sai doanh thu của Ngân hàng.

c) Việc liên kết TSBĐ (Bước 7) chỉ thực hiện được khi trạng thái của tài sản trên hệ thống CMS-MB đã được duyệt chốt (Approved).

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 8. Câu hỏi thường gặp

1. H: Tôi đã nhập sai mã lãi suất và KSV đã duyệt (Authorize), tôi phải làm sao?
Đ: CVKH không thể tự sửa sau khi đã Authorize. Phải lập Phiếu yêu cầu điều chỉnh dữ liệu (BM-TD-012), trình GĐCN phê duyệt và gửi Khối Vận hành để thực hiện giao dịch đảo ngược (Reversal) trên CBS-T24.

2. H: Dữ liệu phê duyệt trên LOS-MB đã có nhưng Bước 1 trên CBS-T24 báo "No Data Found"?
Đ: Do độ trễ đồng bộ API giữa 2 hệ thống. Vui lòng chờ 03 - 05 phút và nhấn "Check Status" lại. Nếu sau 15 phút vẫn lỗi, liên hệ Helpdesk IT.

3. H: Khách hàng muốn trả nợ gốc theo quý, trả lãi hàng tháng thì thiết lập thế nào?
Đ: Tại Bước 6 (Thiết lập lịch trả nợ), phần Principal Frequency chọn "Quarterly" (Hàng quý), phần Interest Frequency chọn "Monthly" (Hàng tháng).

Điều 9. Liên hệ hỗ trợ

1. Về nghiệp vụ tín dụng và quy trình: Phòng Quản lý Chính sách - Khối Tín dụng Cá nhân (Ext: 1102 / Email: cs.ktdcn@abc.com.vn).

2. Về lỗi hệ thống CBS-T24, LOS-MB: Bộ phận Helpdesk IT - Khối Công nghệ Thông tin (Ext: 9999 / Email: ithelpdesk@abc.com.vn).

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08h00 đến 17h30 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 10. Xử lý ngoại lệ

1. Trường hợp hệ thống CBS-T24 bị gián đoạn (Timeout) trong lúc đang Authorize: KSV không được thao tác lại ngay. Phải truy cập menu "Exception Log" để kiểm tra trạng thái giao dịch. Nếu treo (Pending), liên hệ Helpdesk IT để gỡ session. Đầu mối: Helpdesk IT.

2. Trường hợp tên khách hàng hoặc địa chỉ quá dài, vượt quá số ký tự cho phép của trường dữ liệu trên CBS-T24: CVKH thực hiện viết tắt các từ thông dụng (Phường → P., Quận → Q., Thành phố → TP.) theo đúng quy chuẩn viết tắt hành chính của Ngân hàng. Đầu mối: Khối Vận hành.

3. Trường hợp khoản vay áp dụng chương trình lãi suất đặc thù chưa có mã (Base Rate Code) trên hệ thống: CVKH không được chọn tạm mã khác. Phải dừng nhập liệu, báo cáo TPKH gửi yêu cầu Khối KTDCN và Khối CNTT khai báo mã sản phẩm/lãi suất mới trước khi tiếp tục. Đầu mối: Phòng Quản lý Sản phẩm - Khối KTDCN.

Điều 11. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Hoạt động tín dụng (Mã: QC-TD-001).

2. Quy định về Cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QĐ-TD-001).

3. Quy trình Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ cho vay Khách hàng cá nhân (Mã: QT-TD-001).

4. Biểu mẫu sử dụng: BM-TD-010 (Phiếu yêu cầu nhập liệu khoản vay), BM-TD-011 (Báo cáo đối chiếu dữ liệu LOS-CBS), BM-TD-012 (Phiếu yêu cầu điều chỉnh dữ liệu).

Điều 12. Hiệu lực và lịch sử thay đổi

Điều 12. GIÁM ĐỐC KHỐI Nguyễn Văn Thắng