Hướng dẫn HD-RR-2026-016 lập tờ trình phê duyệt vượt hạn mức

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác lập tờ trình đề nghị cấp tín dụng vượt hạn mức rủi ro thuộc Bước 2 (Lập tờ trình và thiết lập luồng phê duyệt) trong Quy trình Phê duyệt tín dụng vượt hạn mức rủi ro (Mã: QT-RR-006).

2. Đảm bảo cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất các bước nhập liệu, kiểm tra thông tin và thiết lập luồng trình duyệt trên hệ thống LOS-MB.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên khách hàng (CVKH), Giám đốc chi nhánh (GĐCN), Chuyên viên thẩm định (CVTĐ).

2. Đơn vị áp dụng: Các Chi nhánh/Phòng giao dịch, Khối Tín dụng Cá nhân, Khối Tín dụng Doanh nghiệp và Khối Quản lý Rủi ro trên toàn hệ thống.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Lập và trình duyệt hồ sơ đề nghị cấp tín dụng có một hoặc nhiều chỉ tiêu vượt hạn mức rủi ro danh mục, hạn mức tập trung tín dụng hoặc ngoại lệ về tỷ lệ cấp tín dụng trên tài sản bảo đảm (LTV).

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Quản lý rủi ro (Mã: QC-RR-001).

2. Quy định về Giám sát và kiểm soát rủi ro tín dụng (Mã: QĐ-RR-002).

3. Quy trình Phê duyệt tín dụng vượt hạn mức rủi ro (Mã: QT-RR-006).

4. Biểu mẫu liên quan: BM-RR-010 (Tờ trình đề nghị cấp tín dụng vượt hạn mức rủi ro).

Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1: Khởi tạo hồ sơ ngoại lệ rủi ro

a) Hành động: Tạo mới hồ sơ trình duyệt ngoại lệ dựa trên mã khách hàng (CIF) đã có.

b) Hệ thống/Màn hình: Truy cập LOS-MB → Menu "Quản lý rủi ro" → Tab "Hồ sơ ngoại lệ" → Nhấn nút "Tạo mới".

c) Trường thông tin cần điền: Nhập "Mã CIF Khách hàng", chọn "Loại ngoại lệ" (Vượt hạn mức ngành / Vượt tỷ lệ LTV / Vượt giới hạn tập trung KH), chọn "Mã hồ sơ tín dụng gốc".

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống tự động trích xuất thông tin định danh khách hàng từ CBS-T24, sinh mã hồ sơ ngoại lệ (Định dạng: EX-[Năm]-[Số TT]) và chuyển trạng thái "Đang soạn thảo".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 2: Nhập thông tin vi phạm hạn mức

a) Hành động: Khai báo chi tiết các chỉ tiêu rủi ro bị vi phạm so với quy định hiện hành.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Màn hình chi tiết hồ sơ ngoại lệ → Tab "Chi tiết vi phạm".

c) Trường thông tin cần điền: "Hạn mức quy định" (tự động hiển thị theo chính sách), "Giá trị đề xuất thực tế", "Lý do đề xuất ngoại lệ" (nhập text tối thiểu 100 ký tự).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống tự động tính toán "Tỷ lệ vượt (%)" và "Giá trị vượt tuyệt đối (VNĐ)". Nếu tỷ lệ vượt nằm trong ngưỡng cấm theo QĐ-RR-002 (ví dụ vượt quá 10% LTV), hệ thống hiển thị cảnh báo đỏ.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.
Bước 3: Cập nhật thông tin tài sản bảo đảm (TSBĐ)

a) Hành động: Đồng bộ dữ liệu định giá TSBĐ để làm cơ sở xem xét ngoại lệ.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Tài sản bảo đảm" → Nhấn nút "Đồng bộ từ CMS-MB".

c) Trường thông tin cần điền: Nhập "Mã TSBĐ", kiểm tra các trường "Giá trị định giá", "Ngày định giá", "Tỷ lệ LTV đề xuất".

d) Kết quả mong đợi: Dữ liệu TSBĐ được cập nhật thành công. Hệ thống xác thực chứng thư định giá còn hiệu lực (không quá 6 tháng đối với hồ sơ ngoại lệ).

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 4: Trình bày phương án giảm thiểu rủi ro

a) Hành động: Đề xuất các biện pháp bù đắp rủi ro cho phần tín dụng vượt hạn mức.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Phương án giảm thiểu rủi ro".

c) Trường thông tin cần điền: Tích chọn các biện pháp áp dụng (Bổ sung TSBĐ / Tăng biên độ lãi suất / Tăng tần suất kiểm tra / Khá. Nhập diễn giải chi tiết vào ô "Mô tả phương án".

d) Kết quả mong đợi: Thông tin phương án được lưu trữ. Nút "Lưu tạm" chuyển sang màu xanh.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 45 phút.
Bước 5: Đính kèm hồ sơ chứng minh

a) Hành động: Tải lên các tài liệu chứng minh năng lực tài chính, phương án kinh doanh và báo cáo định giá.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Tài liệu đính kèm" → Nhấn "Upload file".

c) Trường thông tin cần điền: Chọn "Loại tài liệu" (BCTC / Chứng thư định giá / Hợp đồng đầu ra), chọn file từ máy tính, ghi chú file.

d) Kết quả mong đợi: File tải lên thành công, hiển thị danh sách tài liệu với trạng thái "Đã quét virus".

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 6: Kiểm tra và trình Giám đốc Chi nhánh

a) Hành động: Hoàn tất soạn thảo và chuyển hồ sơ lên cấp quản lý trực tiếp.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Màn hình tổng quan hồ sơ → Nhấn nút "Trình duyệt".

c) Trường thông tin cần điền: Nhập "Ý kiến trình duyệt của CVKH".

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái hồ sơ chuyển thành "Chờ GĐCN duyệt". Hệ thống gửi email/SMS thông báo cho GĐCN.

e) Chức danh thực hiện: CVKH.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 7: Giám đốc Chi nhánh kiểm tra và đánh giá

a) Hành động: GĐCN rà soát tính hợp lý của đề xuất ngoại lệ và phương án giảm thiểu rủi ro.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Menu "Phê duyệt" → Chọn hồ sơ → Tab "Ý kiến GĐCN".

c) Trường thông tin cần điền: Nhập "Đánh giá rủi ro của Chi nhánh", chọn hành động "Đồng ý trình" hoặc "Trả lại CVKH".

d) Kết quả mong đợi: Nếu đồng ý, trạng thái chuyển thành "Chờ KQLRR thẩm định". Nếu trả lại, trạng thái về "Đang soạn thảo" kèm lý do từ chối.

e) Chức danh thực hiện: GĐCN.

f) Thời hạn: Tối đa 04 giờ làm việc.
Bước 8: Thiết lập luồng phê duyệt cuối cùng

a) Hành động: Phân luồng hồ sơ đến đúng cấp thẩm quyền phê duyệt dựa trên tổng mức cấp tín dụng.

b) Hệ thống/Màn hình: LOS-MB → Tab "Thiết lập luồng duyệt" (Chỉ hiển thị sau khi GĐCN đồng ý).

c) Trường thông tin cần điền: Hệ thống tự động đề xuất cấp phê duyệt. CVTĐ kiểm tra và xác nhận chọn "Tổng Giám đốc" (nếu ≤ 50 tỷ VNĐ) hoặc "Hội đồng Tín dụng TW" (nếu > 50 tỷ VNĐ).

d) Kết quả mong đợi: Hồ sơ được định tuyến thành công vào khay công việc của cấp có thẩm quyền. Trạng thái "Đang chờ phê duyệt cấp cao".

e) Chức danh thực hiện: CVTĐ (thuộc KQLRR).

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút.

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ: Khách hàng Công ty CP Xây dựng Bình Minh (Mã CIF: 99887766) đề nghị cấp hạn mức tín dụng 100.000.000.000 VNĐ phục vụ thi công dự án. Theo quy định tại QC-RR-001, hạn mức tập trung tín dụng cho ngành Xây dựng tối đa là 15% tổng dư nợ toàn hàng.

Tại thời điểm trình duyệt, tỷ trọng ngành Xây dựng đang là 14,8%. Nếu phê duyệt thêm 100 tỷ VNĐ cho KH này, tỷ trọng sẽ tăng lên 15,2% → Vượt hạn mức ngành 0,2%.

Thao tác của CVKH trên LOS-MB:

- Bước 1: Chọn loại ngoại lệ "Vượt hạn mức ngành".

- Bước 2: Nhập hạn mức quy định "15%", giá trị thực tế "15,2%".

- Bước 4: Đề xuất phương án giảm thiểu rủi ro: "Yêu cầu KH bổ sung TSBĐ là Bất động sản thương mại trị giá 50 tỷ VNĐ (Mã TSBĐ: COL-2026-001) và áp dụng biên độ lãi suất cộng thêm 0,5%/năm so với khung thông thường".

- Bước 8: Do tổng mức cấp tín dụng là 100 tỷ VNĐ (> 50 tỷ VNĐ), luồng phê duyệt được thiết lập trình Hội đồng Tín dụng TW.

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Đối với ngoại lệ về tỷ lệ LTV của Bất động sản nhà ở, tuyệt đối không được đề xuất vượt quá 10% so với mức quy định tối đa (70%). Hệ thống LOS-MB sẽ chặn cứng (hard-block) các trường hợp LTV > 80%.

b) Dung lượng tối đa cho mỗi file đính kèm trên LOS-MB là 20MB. Các chứng thư định giá có hình ảnh nặng cần được nén định dạng PDF trước khi tải lên.

c) Mọi hồ sơ trình ngoại lệ vượt hạn mức đều bắt buộc phải có ý kiến thẩm định độc lập của Khối Quản lý Rủi ro trước khi trình lên cấp phê duyệt cuối cùng theo quy định của pháp luật và Ngân hàng.

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. H: Tôi có thể trình ngoại lệ tỷ lệ LTV đối với Phương tiện vận tải (ô tô cũ) lên 75% được không?
Đ: Không được. Theo quy định, LTV tối đa cho ô tô cũ là 60%. Quy định QĐ-RR-002 chỉ cho phép ngoại lệ LTV tối đa thêm 10% (tức là lên tối đa 70%). Mức 75% vi phạm chính sách chặn cứng của Ngân hàng.

2. H: Chứng thư định giá TSBĐ của khách hàng đã lập cách đây 7 tháng, tôi có thể dùng để trình hồ sơ ngoại lệ không?
Đ: Không. Đối với các khoản cấp tín dụng vượt hạn mức rủi ro, chứng thư định giá TSBĐ bắt buộc phải có hiệu lực trong vòng 06 tháng tính đến ngày trình duyệt. CVKH phải yêu cầu tái định giá theo Hướng dẫn HD-TD-024.

3. H: Làm thế nào để theo dõi hồ sơ ngoại lệ đang nằm ở bước nào?
Đ: CVKH truy cập LOS-MB → Menu "Tra cứu" → "Hồ sơ ngoại lệ" → Nhập mã hồ sơ. Hệ thống sẽ hiển thị sơ đồ luồng (Workflow) và làm nổi bật bước đang xử lý hiện tại.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Về nghiệp vụ và chính sách rủi ro: Liên hệ Ban Chính sách Tín dụng thuộc Khối Quản lý Rủi ro – Số nội bộ: 1122 / Email: cs.td@abc.com.vn.

2. Về lỗi hệ thống LOS-MB: Liên hệ Phòng Hỗ trợ Ứng dụng thuộc Khối CNTT – Số nội bộ: 9999 / Email: it.helpdesk@abc.com.vn.

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08:00 đến 17:00 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Tình huống hệ thống LOS-MB gián đoạn dịch vụ diện rộng:
Cách xử lý: CVKH lập Tờ trình bản cứng theo Biểu mẫu BM-RR-010, trình ký tay qua các cấp (GĐCN, KQLRR, TGĐ/HĐTD). Ngay sau khi hệ thống khôi phục, CVKH phải nhập liệu lại toàn bộ thông tin lên LOS-MB và đính kèm bản scan Tờ trình đã ký duyệt. Đầu mối hỗ trợ: Phòng Hỗ trợ Ứng dụng.

2. Tình huống khách hàng cần giải ngân gấp nhưng lịch họp HĐTD TW định kỳ vào tuần sau:
Cách xử lý: Sau khi hoàn tất Bước 8 trên LOS-MB, Thư ký HĐTD thiết lập luồng "Lấy ý kiến bằng văn bản" (Circular Resolution) qua hệ thống quản lý văn bản QLVB-DP để các thành viên HĐTD phê duyệt trực tuyến mà không cần chờ họp trực tiếp. Đầu mối hỗ trợ: Thư ký HĐTD TW.

3. Tình huống giá trị TSBĐ biến động giảm đột biến trong lúc hồ sơ đang chờ phê duyệt cấp cao:
Cách xử lý: CVKH bắt buộc phải sử dụng chức năng "Thu hồi hồ sơ" (Recall) trên LOS-MB, cập nhật lại giá trị định giá mới từ CMS-MB, đánh giá lại tỷ lệ LTV và trình duyệt lại từ đầu (từ Bước 6). Đầu mối hỗ trợ: Ban Giám sát Rủi ro.

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Quản lý rủi ro (Mã: QC-RR-001).

2. Quy định về Giám sát và kiểm soát rủi ro tín dụng (Mã: QĐ-RR-002).

3. Quy trình Phê duyệt tín dụng vượt hạn mức rủi ro (Mã: QT-RR-006).

4. Biểu mẫu sử dụng: BM-RR-010 (Tờ trình đề nghị cấp tín dụng vượt hạn mức rủi ro).

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi