Hướng dẫn HD-RR-2026-010 lập báo cáo giám sát danh mục tín dụng định kỳ

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác thuộc bước "Lập báo cáo giám sát chất lượng danh mục tín dụng định kỳ" trong Quy trình Giám sát danh mục tín dụng (Mã: QT-RR-004).

2. Bảo đảm cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất trên hệ thống công nghệ thông tin, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về chất lượng danh mục cấp tín dụng cho Ban Điều hành.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên Khối Quản lý Rủi ro (CV KQLRR), Lãnh đạo Khối Quản lý Rủi ro (LĐ KQLRR).

2. Đơn vị áp dụng: Ban Giám sát Rủi ro thuộc Khối Quản lý Rủi ro.

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Trích xuất dữ liệu, phân tích và lập báo cáo giám sát danh mục tín dụng định kỳ (tháng, quý, năm) trên toàn hệ thống Ngân hàng.

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Quản lý rủi ro (Mã: QC-RR-001).

2. Quy định về Giám sát và kiểm soát rủi ro tín dụng (Mã: QĐ-RR-001).

3. Quy trình Giám sát danh mục tín dụng (Mã: QT-RR-004).

4. Biểu mẫu liên quan: Báo cáo giám sát chất lượng danh mục tín dụng định kỳ (Mã: BM-RR-010).

Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1: Đăng nhập hệ thống Báo cáo quản trị

a) Hành động: Truy cập và đăng nhập vào hệ thống báo cáo.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Màn hình "Đăng nhập".

c) Trường thông tin: Nhập "Tên đăng nhập" (User ID) và "Mật khẩu".

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị màn hình Trang chủ (Dashboar của phân hệ Quản lý rủi ro tín dụng.

e) Chức danh thực hiện: CV KQLRR.

f) Thời hạn: 05 phút.
Bước 2: Khởi tạo kỳ báo cáo mới

a) Hành động: Tạo mới một phiên làm việc cho kỳ báo cáo tương ứng.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Menu "Giám sát danh mục" → Tab "Báo cáo định kỳ" → Nhấn nút "Tạo mới".

c) Trường thông tin: Chọn "Kỳ báo cáo" (Tháng/Quý/Năm), "Ngày chốt số liệu" (ngày cuối cùng của kỳ), "Loại danh mục" (Toàn hàng/KHCN/KHDN).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống sinh mã báo cáo tự động (Ví dụ: BCDK-202608-001) với trạng thái "Đang khởi tạo".

e) Chức danh thực hiện: CV KQLRR.

f) Thời hạn: 05 phút.
Bước 3: Trích xuất dữ liệu từ Core Banking

a) Hành động: Kích hoạt tiến trình đồng bộ dữ liệu dư nợ từ hệ thống lõi.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Màn hình "Chi tiết báo cáo" → Nhấn nút "Đồng bộ dữ liệu CBS".

c) Trường thông tin: Kiểm tra các tham số mặc định: "Phân hệ LD", "Phân hệ PD", "Phân hệ MD", "Ngày giao dịch".

d) Kết quả mong đợi: Thanh tiến trình chạy đến 100%. Hệ thống thông báo "Đồng bộ dữ liệu thành công từ CBS-T24".

e) Chức danh thực hiện: CV KQLRR.

f) Thời hạn: 15 phút.
Bước 4: Kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu

a) Hành động: Đối chiếu số liệu tổng để bảo đảm không bị lệch so với sổ cái.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Tab "Kiểm tra toàn vẹn".

c) Trường thông tin: Kiểm tra các trường: "Tổng dư nợ cấp tín dụng", "Tổng nợ xấu (Nhóm 3-5)", "Tổng giá trị TSBĐ".

d) Kết quả mong đợi: Cột "Chênh lệch (GL vs MIS)" hiển thị giá trị 0. Trạng thái chuyển sang "Dữ liệu hợp lệ".

e) Chức danh thực hiện: CV KQLRR.

f) Thời hạn: 10 phút.
Bước 5: Chạy mô hình tính toán chỉ số rủi ro

a) Hành động: Thực thi các công thức tính toán tỷ lệ rủi ro theo quy định.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Tab "Tính toán chỉ số" → Nhấn nút "Thực thi tính toán".

c) Trường thông tin: Hệ thống tự động tính: Tỷ lệ nợ xấu (NPL), Tỷ lệ bao phủ nợ xấu (LLRC), Tỷ lệ tập trung ngành, Tỷ lệ LTV bình quân.

d) Kết quả mong đợi: Bảng dữ liệu được điền đầy đủ các tỷ lệ phần trăm. Không có ô dữ liệu báo lỗi "#N/A" hoặc "#DIV/0!".

e) Chức danh thực hiện: CV KQLRR.

f) Thời hạn: 20 phút.
Bước 6: Đối chiếu hạn mức rủi ro

a) Hành động: So sánh kết quả tính toán với hạn mức rủi ro tín dụng đã được phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Tab "Đối chiếu hạn mức".

c) Trường thông tin: Quan sát cột "Trạng thái cảnh báo".

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống tự động bôi màu: Xanh (Bình thường), Vàng (Chạm ngưỡng chú ý), Đỏ (Vi phạm hạn mức).

e) Chức danh thực hiện: CV KQLRR.

f) Thời hạn: 15 phút.
Bước 7: Nhập nhận định và đề xuất

a) Hành động: Viết phân tích định tính và đề xuất giải pháp đối với các chỉ tiêu có rủi ro cao.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Tab "Nhận định & Đề xuất".

c) Trường thông tin: Nhập văn bản vào các trường: "Đánh giá chung", "Phân tích nguyên nhân vi phạm", "Đề xuất biện pháp xử lý".

d) Kết quả mong đợi: Nội dung văn bản được lưu trữ thành công trên hệ thống.

e) Chức danh thực hiện: CV KQLRR.

f) Thời hạn: 60 phút.
Bước 8: Xuất báo cáo và trình phê duyệt

a) Hành động: Kết xuất file báo cáo chuẩn và gửi luồng phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Nhấn nút "Kết xuất Word/Excel" → Nhấn nút "Trình duyệt".

c) Trường thông tin: Chọn "Người phê duyệt" (Tên tài khoản của LĐ KQLRR), nhập "Ghi chú trình duyệt".

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống tải xuống file BM-RR-010. Trạng thái báo cáo trên MIS-MB chuyển thành "Chờ phê duyệt".

e) Chức danh thực hiện: CV KQLRR.

f) Thời hạn: 05 phút.
Bước 9: Phê duyệt báo cáo

a) Hành động: Kiểm tra nội dung báo cáo và thực hiện phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Menu "Phê duyệt báo cáo" → Chọn báo cáo đang chờ.

c) Trường thông tin: Xem xét các tab dữ liệu. Nhập "Ý kiến phê duyệt" → Nhấn nút "Phê duyệt" hoặc "Từ chối".

d) Kết quả mong đợi: Trạng thái báo cáo chuyển thành "Đã phê duyệt". Hệ thống tự động chèn chữ ký điện tử vào file kết xuất.

e) Chức danh thực hiện: LĐ KQLRR.

f) Thời hạn: 04 giờ làm việc.
Bước 10: Phát hành báo cáo

a) Hành động: Gửi báo cáo đã phê duyệt đến các đơn vị liên quan.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống QLVB-DP → Menu "Phát hành văn bản nội bộ".

c) Trường thông tin: Đính kèm file BM-RR-010 đã duyệt. Chọn "Nơi nhận" (Ban Điều hành, KTDCN, KTDDN).

d) Kết quả mong đợi: Báo cáo được gửi thành công. Hệ thống ghi nhận log thời gian phát hành.

e) Chức danh thực hiện: CV KQLRR.

f) Thời hạn: 10 phút.

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ: Lập báo cáo giám sát danh mục tháng 08/2026.

- Tại Bước 3, CV KQLRR đồng bộ dữ liệu ngày chốt số liệu là 31/08/2026. Tổng dư nợ cấp tín dụng toàn hàng là 120.000 tỷ VNĐ.

- Tại Bước 5, hệ thống tính toán dư nợ lĩnh vực Bất động sản thương mại là 31.200 tỷ VNĐ, tương đương tỷ lệ tập trung là 26%.

- Tại Bước 6, hệ thống đối chiếu với Hạn mức rủi ro tín dụng (quy định tối đa 25% cho BĐS thương mại). Hệ thống bôi Đỏ chỉ tiêu này, cảnh báo "Vi phạm hạn mức".

- Tại Bước 7, CV KQLRR nhập nhận định: "Tỷ lệ tập trung BĐS thương mại đạt 26%, vượt 1% so với hạn mức do giải ngân tập trung 02 dự án lớn tại Chi nhánh Hà Nội - Hoàn Kiếm. Đề xuất: Tạm dừng cấp tín dụng mới đối với BĐS thương mại trong tháng 9/2026, yêu cầu Khối Tín dụng Doanh nghiệp lập phương án giảm dư nợ".

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Thời điểm chốt số liệu: Việc đồng bộ dữ liệu từ CBS-T24 (Bước 3) chỉ được thực hiện sau khi hệ thống lõi đã chạy xong tiến trình khóa sổ cuối ngày (End of Day - EOD) của ngày chốt báo cáo.

b) Quyền truy cập: CV KQLRR phải bảo đảm tài khoản MIS-MB được phân quyền truy cập dữ liệu toàn hàng. Nghiêm cấm chia sẻ tài khoản cho cán bộ thuộc Khối Tín dụng.

c) Điều chỉnh thủ công: Mọi sự điều chỉnh số liệu thủ công (nếu có) do sai sót hệ thống phải được lập thành biên bản, có xác nhận của Khối Công nghệ Thông tin và phê duyệt của LĐ KQLRR trước khi nhập vào MIS-MB.

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. H: Nếu phát hiện dữ liệu trên CBS-T24 bị sai lệch do lỗi nhập liệu của Chi nhánh, tôi có được phép sửa trực tiếp trên MIS-MB không?
Đ: Không được phép. Dữ liệu trên MIS-MB phải khớp đúng với CBS-T24. Chi nhánh phải thực hiện bút toán điều chỉnh trên CBS-T24, sau đó CV KQLRR mới thực hiện đồng bộ lại dữ liệu sang MIS-MB.

2. H: Báo cáo đã được LĐ KQLRR phê duyệt nhưng phát hiện lỗi chính tả trong phần nhận định, tôi có thể thu hồi để sửa không?
Đ: Báo cáo ở trạng thái "Đã phê duyệt" không thể tự ý sửa đổi. CV KQLRR phải trình LĐ KQLRR thực hiện thao tác "Hủy phê duyệt" trên MIS-MB, sau đó CV KQLRR mới có thể cập nhật nội dung và trình duyệt lại.

3. H: Ngân hàng mới triển khai sản phẩm cho vay mới, hệ thống MIS-MB chưa tự động nhận diện để tính toán tỷ lệ rủi ro, tôi phải làm gì?
Đ: CV KQLRR phải phối hợp với Khối CNTT để thiết lập tham số (mapping) mã sản phẩm mới vào các nhóm rủi ro tương ứng trên MIS-MB trước khi chạy báo cáo kỳ tiếp theo.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Về nghiệp vụ và chính sách rủi ro: Ban Giám sát Rủi ro - Khối Quản lý Rủi ro (Số máy lẻ: 8100 / Email: giamsatruiro@abc.com.vn).

2. Về lỗi hệ thống MIS-MB, CBS-T24: Phòng Hỗ trợ Ứng dụng - Khối Công nghệ Thông tin (Số máy lẻ: 9999 / Email: ithelpdesk@abc.com.vn).

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08:00 đến 17:00 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Trường hợp hệ thống MIS-MB gặp sự cố dừng hoạt động quá 01 ngày làm việc: CV KQLRR thực hiện trích xuất dữ liệu thô trực tiếp từ CBS-T24 (thông qua hỗ trợ của Khối CNTT), sử dụng công cụ Excel để tính toán và lập báo cáo thủ công theo mẫu BM-RR-010. Đầu mối liên hệ: Khối CNTT để lấy dữ liệu thô.

2. Trường hợp LĐ KQLRR đi công tác/nghỉ phép không thể phê duyệt trên hệ thống: LĐ KQLRR phải thực hiện ủy quyền phê duyệt trên hệ thống MIS-MB cho nhân sự cấp phó trước khi vắng mặt. Nếu chưa ủy quyền hệ thống, CV KQLRR in báo cáo giấy, trình người được ủy quyền ký tươi và scan phát hành. Đầu mối liên hệ: Phòng Hành chính nhân sự để xác nhận văn bản ủy quyền.

3. Trường hợp chênh lệch dữ liệu giữa sổ cái (GL) và MIS-MB dưới 0,01% tổng dư nợ và không thể xác định nguyên nhân trong thời hạn lập báo cáo: CV KQLRR được phép lập báo cáo dựa trên số liệu MIS-MB, nhưng phải ghi rõ mức độ chênh lệch tại phần "Đánh giá chung" và tiếp tục phối hợp xử lý trong kỳ báo cáo tiếp theo. Đầu mối liên hệ: Khối Tài chính Kế toán để ghi nhận chênh lệch.

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Quản lý rủi ro (Mã: QC-RR-001).

2. Quy định về Giám sát và kiểm soát rủi ro tín dụng (Mã: QĐ-RR-001).

3. Quy trình Giám sát danh mục tín dụng (Mã: QT-RR-004).

4. Biểu mẫu: BM-RR-010 (Báo cáo giám sát chất lượng danh mục tín dụng định kỳ).

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi

Điều 11. GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn Minh