Hướng dẫn HD-RR-2026-009 báo cáo kết quả tái xếp hạng

Điều 1. Mục đích

1. Hướng dẫn này quy định chi tiết các thao tác trích xuất dữ liệu, tổng hợp và lập báo cáo thuộc Bước 4 (Cập nhật hệ thống và báo cáo) trong Quy trình Tái xếp hạng tín dụng định kỳ (Mã số: QT-RR-2026-003).

2. Đảm bảo cán bộ tác nghiệp thực hiện đúng, đủ, đồng nhất trên hệ thống IRS v3.1 và MIS-MB, cung cấp thông tin chính xác phục vụ công tác giám sát rủi ro tín dụng toàn hàng.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

1. Chức danh áp dụng: Chuyên viên Quản lý Rủi ro (CVQLRR), Trưởng ban Giám sát Rủi ro.

2. Đơn vị áp dụng: Ban Giám sát Rủi ro thuộc Khối Quản lý Rủi ro (KQLRR).

3. Loại nghiệp vụ áp dụng: Lập báo cáo kết quả tái xếp hạng tín dụng định kỳ đối với Khách hàng cá nhân (KHCN) và Khách hàng doanh nghiệp (KHDN).

Điều 3. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Quản lý rủi ro (Mã số: QC-RR-2025-001).

2. Quy định về Xếp hạng tín dụng nội bộ (Mã số: QĐ-RR-2025-001).

3. Quy trình Tái xếp hạng tín dụng định kỳ (Mã số: QT-RR-2026-003).

4. Biểu mẫu liên quan: Báo cáo tổng hợp kết quả tái xếp hạng (BM-RR-015), Báo cáo chi tiết khách hàng biến động hạng tín dụng (BM-RR-016).

Điều 4. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1: Đăng nhập và truy cập phân hệ báo cáo trên IRS v3.1

a) Hành động: Truy cập hệ thống xếp hạng nội bộ, điều hướng đến chức năng báo cáo.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống IRS v3.1 → Menu "Báo cáo & Thống kê" → Tab "Kết quả tái xếp hạng định kỳ".

c) Trường thông tin: Không yêu cầu nhập liệu tại bước này.

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị màn hình "Tham số trích xuất báo cáo tái xếp hạng".

e) Chức danh thực hiện: CVQLRR.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 2: Thiết lập tham số trích xuất dữ liệu

a) Hành động: Lựa chọn các tiêu chí để giới hạn phạm vi dữ liệu cần báo cáo.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống IRS v3.1 → Màn hình "Tham số trích xuất báo cáo tái xếp hạng".

c) Trường thông tin cần điền: Chọn "Kỳ đánh giá" (Tháng/Năm), "Khối quản lý" (Tất cả), "Trạng thái phê duyệt" (Đã phê duyệt), "Loại khách hàng" (KHCN/KHDN).

d) Kết quả mong đợi: Các tham số được ghi nhận, nút "Chạy tiến trình" sáng lên.

e) Chức danh thực hiện: CVQLRR.

f) Thời hạn: Tối đa 05 phút.
Bước 3: Chạy tiến trình tổng hợp dữ liệu

a) Hành động: Kích hoạt hệ thống quét và gom dữ liệu theo tham số đã thiết lập.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống IRS v3.1 → Nhấn nút "Chạy tiến trình".

c) Trường thông tin: Không yêu cầu.

d) Kết quả mong đợi: Thanh trạng thái hiển thị "Đang xử lý...". Sau khi hoàn thành, hệ thống báo "Tổng hợp thành công [Số lượng] bản ghi".

e) Chức danh thực hiện: CVQLRR.

f) Thời hạn: Tối đa 30 phút (tùy thuộc khối lượng dữ liệu).
Bước 4: Xuất dữ liệu thô (Raw Data)

a) Hành động: Tải file dữ liệu chi tiết về máy trạm để lưu trữ đối chiếu.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống IRS v3.1 → Nhấn nút "Xuất Excel (Chi tiết)".

c) Trường thông tin: Chọn thư mục lưu trữ trên máy tính.

d) Kết quả mong đợi: File định dạng .xlsx được tải xuống thành công, chứa đầy đủ mã khách hàng, điểm số cũ, điểm số mới, hạng cũ, hạng mới.

e) Chức danh thực hiện: CVQLRR.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.
Bước 5: Đồng bộ dữ liệu sang hệ thống MIS-MB

a) Hành động: Kích hoạt API đẩy dữ liệu từ IRS v3.1 sang Data Warehouse để phân tích đa chiều.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống IRS v3.1 → Nhấn nút "Đồng bộ MIS-MB".

c) Trường thông tin: Xác nhận hộp thoại "Bạn có chắc chắn muốn đồng bộ dữ liệu kỳ [Tháng/Năm] sang MIS-MB?".

d) Kết quả mong đợi: Thông báo "Đồng bộ thành công. Mã lô: SYNC-YYYYMMDD-XXX".

e) Chức danh thực hiện: CVQLRR.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 6: Chạy mô hình phân tích biến động trên MIS-MB

a) Hành động: Đăng nhập MIS-MB để tạo các dashboard và bảng tổng hợp ma trận chuyển hạng (Migration Matrix).

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Phân hệ "Risk Management" → "Rating Migration Analysis".

c) Trường thông tin: Nhập "Mã lô đồng bộ" (từ Bước 5), chọn "Kỳ so sánh" (Kỳ hiện tại vs Kỳ trước liền kề).

d) Kết quả mong đợi: Hệ thống hiển thị Ma trận chuyển hạng, biểu đồ phân bổ hạng tín dụng và danh sách khách hàng cảnh báo.

e) Chức danh thực hiện: CVQLRR.

f) Thời hạn: Tối đa 20 phút.
Bước 7: Lập Báo cáo tổng hợp kết quả tái xếp hạng (BM-RR-015)

a) Hành động: Xuất báo cáo định dạng chuẩn từ MIS-MB.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Menu "Export Reports" → Chọn template "BM-RR-015".

c) Trường thông tin: Điền "Người lập" (Tên CVQLRR), "Người duyệt" (Tên Trưởng ban Giám sát Rủi ro).

d) Kết quả mong đợi: File PDF và Excel của BM-RR-015 được tạo ra, thể hiện tỷ lệ khách hàng giữ hạng, tăng hạng, giảm hạng theo từng phân khúc.

e) Chức danh thực hiện: CVQLRR.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 8: Lập Báo cáo chi tiết khách hàng biến động (BM-RR-016)

a) Hành động: Trích xuất danh sách các khách hàng có hạng tín dụng giảm từ 02 bậc trở lên hoặc rơi vào nhóm rủi ro cao (Hạng CCC trở xuống).

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống MIS-MB → Menu "Exception Reports" → Chọn template "BM-RR-016".

c) Trường thông tin: Thiết lập bộ lọc "Mức độ giảm hạng >= 2 bậc", "Hạng mới <= CCC".

d) Kết quả mong đợi: Danh sách chi tiết các khách hàng cần đưa vào diện giám sát đặc biệt được xuất ra file Excel.

e) Chức danh thực hiện: CVQLRR.

f) Thời hạn: Tối đa 15 phút.
Bước 9: Trình duyệt báo cáo trên hệ thống Quản lý văn bản

a) Hành động: Upload các báo cáo đã lập lên hệ thống QLVB-DP để trình lãnh đạo phê duyệt.

b) Hệ thống/Màn hình: Hệ thống QLVB-DP → "Tạo tờ trình mới" → "Báo cáo nội bộ".

c) Trường thông tin: Tiêu đề "Báo cáo kết quả tái xếp hạng định kỳ tháng [MM/YYYY]", đính kèm BM-RR-015 và BM-RR-016, chọn luồng duyệt: CVQLRR → Trưởng ban Giám sát Rủi ro → Giám đốc KQLRR.

d) Kết quả mong đợi: Tờ trình chuyển trạng thái "Chờ phê duyệt", luồng duyệt được kích hoạt.

e) Chức danh thực hiện: CVQLRR.

f) Thời hạn: Tối đa 10 phút.

Điều 5. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Kỳ đánh giá tháng 06/2026 đối với danh mục KHDN.

- Tổng số KHDN đến hạn tái xếp hạng: 1.200 khách hàng.

- CVQLRR thực hiện Bước 2 trên IRS v3.1, chọn kỳ đánh giá "06/2026", loại khách hàng "KHDN".

- Sau khi đồng bộ sang MIS-MB (Bước 5) và chạy phân tích (Bước 6), hệ thống ghi nhận: 900 KH giữ nguyên hạng, 150 KH tăng hạng, 150 KH giảm hạng.

- Tại Bước 8, CVQLRR lọc danh sách giảm >= 2 bậc. Hệ thống xuất ra Công ty Cổ phần Xây dựng Bình Minh (Mã KH: DN09876), hạng cũ: A, hạng mới: BB (giảm 3 bậc do doanh thu sụt giảm 40% và nợ vay tăng). CVQLRR đưa thông tin này vào BM-RR-016 để cảnh báo Khối Tín dụng Doanh nghiệp có biện pháp kiểm soát rủi ro.

Điều 6. Lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

1. Lưu ý quan trọng:

a) Thời điểm chốt dữ liệu (Cut-off time) để chạy báo cáo là 23:59 ngày cuối cùng của tháng. Tuyệt đối không chạy tiến trình tổng hợp (Bước 3) trước thời điểm này để tránh thiếu sót dữ liệu.

b) CVQLRR phải kiểm tra chéo tổng dư nợ của danh mục khách hàng trên báo cáo MIS-MB so với dữ liệu trên hệ thống CBS-T24 để đảm bảo không bị rớt dữ liệu trong quá trình đồng bộ.

c) Các khách hàng có trạng thái "Đang thẩm định lại" trên IRS v3.1 sẽ không được tính vào báo cáo kỳ hiện tại mà tự động chuyển sang kỳ báo cáo tiếp theo.

2. Lỗi thường gặp và cách xử lý:

Điều 7. Câu hỏi thường gặp

1. H: Khách hàng đã tất toán toàn bộ khoản vay trong kỳ đánh giá có xuất hiện trên báo cáo tái xếp hạng không?
Đ: Không. Hệ thống IRS v3.1 tự động loại trừ các khách hàng có dư nợ bằng 0 và không còn hạn mức tín dụng tại thời điểm chốt dữ liệu.

2. H: Nếu phát hiện sai sót điểm số của một khách hàng sau khi đã đồng bộ sang MIS-MB thì xử lý thế nào?
Đ: CVQLRR yêu cầu Chuyên viên Thẩm định cập nhật lại điểm trên IRS v3.1, phê duyệt lại. Sau đó, CVQLRR chạy lại Bước 5 (Đồng bộ MIS-MB) với tùy chọn "Ghi đè dữ liệu kỳ hiện tại".

3. H: Tại sao BM-RR-016 hiển thị sai tên Chi nhánh quản lý khách hàng?
Đ: Do khách hàng mới được luân chuyển Chi nhánh trên CBS-T24 nhưng dữ liệu danh mục trên MIS-MB chưa chạy batch update cuối ngày. Vui lòng chờ đến ngày làm việc tiếp theo để xuất lại báo cáo.

Điều 8. Liên hệ hỗ trợ

1. Về nghiệp vụ: Ban Giám sát Rủi ro – Số máy lẻ: 8801 / Email: giamsatruiro@abcbank.com.vn.

2. Về hệ thống CNTT: Phòng Hỗ trợ Ứng dụng (IT Helpdesk) – Số máy lẻ: 9999 / Email: ithelpdesk@abcbank.com.vn.

3. Thời gian hỗ trợ: Từ 08h00 đến 17h00 các ngày làm việc trong tuần.

Điều 9. Xử lý ngoại lệ

1. Trường hợp hệ thống MIS-MB bảo trì đột xuất trong thời gian yêu cầu nộp báo cáo: CVQLRR sử dụng trực tiếp file Excel xuất từ IRS v3.1 (Bước 4), sử dụng công cụ Pivot Table trên Excel để lập báo cáo thủ công theo mẫu BM-RR-015. Báo cáo sự việc cho Trưởng ban Giám sát Rủi ro.

2. Trường hợp dữ liệu dư nợ từ CBS-T24 chưa đồng bộ kịp sang IRS v3.1 vào ngày mùng 1 hàng tháng: Tạm dừng việc chạy tiến trình tại Bước 3. Đầu mối KQLRR gửi email yêu cầu Khối CNTT chạy lại batch đồng bộ dữ liệu Core Banking, chỉ tiếp tục thực hiện khi có xác nhận từ IT.

3. Trường hợp phát hiện sai sót trọng yếu về dữ liệu sau khi báo cáo đã được Giám đốc KQLRR phê duyệt trên QLVB-DP: CVQLRR lập Tờ trình xin hủy báo cáo cũ, nêu rõ lý do sai sót, đính kèm báo cáo mới đã khắc phục và trình duyệt lại từ đầu theo Bước 9.

Điều 10. Tài liệu tham chiếu

1. Quy chế Quản lý rủi ro (Mã số: QC-RR-2025-001).

2. Quy định về Xếp hạng tín dụng nội bộ (Mã số: QĐ-RR-2025-001).

3. Quy trình Tái xếp hạng tín dụng định kỳ (Mã số: QT-RR-2026-003).

4. Biểu mẫu sử dụng: BM-RR-015, BM-RR-016.

Điều 11. Hiệu lực và lịch sử thay đổi

Điều 11. GIÁM ĐỐC KHỐI Trần Văn A